會計電算化是管理現代化和會計自身改革與發展的客觀需要，是時代發展的必然。它是用電子計算機來代替人工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的全過程，是一門融電子計算機科學、管理科學、信息科學和會計科學為一體的邊緣科學。隨著經濟的發展，電子信息技術的不斷進步，對會計電算化系統提出了更高的要求，加強對會計電算化進行全面、系統、深入的學習刻不容緩。

一、會計電算化系統的硬件、軟件平臺

一個完整的電算化會計系統由硬件平臺、系統軟件、數據庫管理系統（DBMS）和會計軟件四個部分組成。建立穩定、高效的電算化會計系統的硬件是整個電算化工作中的基礎工作之一。因此，建立電算化會計系統的硬件平臺時，要考慮設備的兼容性、網絡方案的選擇、系統的可擴展性與可維護性、性能等方面的因素。而會計軟件屬于計算機在數據管理方面的應用，選擇時需要考慮從軟件性能和功能角度考察是否滿足企業的需求、軟件是否具有靈活性和開放性、軟件運行是否穩定、軟件的界面是否友好、軟件是否有雄厚的技術實力和優質的服務等方面的因素。

二、會計電算化系統的實施

會計電算化系統不同于一般的應用軟件，它是會計信息系統與企業管理、業務流程的有機結合，同時也是企業管理理念、管理模式、業務流程、會計核算、財務管理等方面提煉和改造的過程。電算化會計系統實施的一般步驟包括確定系統目標與規模、編制實施策略和方案、詳細調查與用戶需求分析、業務流程的優化和重組、開展不同層次的用戶培訓、初始數據的整理以及試運行階段等?？傊?，會計電算化的實施過程是一個動態的過程，方案選擇具有一定的前瞻性，要充分估計到實施的風險，制定處理突發事件和例外情況的解決方案。

三、會計電算化會計人員的崗位設置及職責

實施電算化后，由計算機代替人工完成大量的煩瑣的核算工作，特別是管理型財務軟件的實施，對會計處理方式、數據處理的深度和廣度、會計核算流程、會計人員的崗位設置和權限分工，帶來顯著的變化。會計電算化應設立的會計工作崗位包括系統維護人員、會計主管和一般操作人員。系統維護人員負責會計軟件運行環境（硬件、系統軟件、數據庫、應用軟件）的日常維護和穩定運行，及時排除故障，管理機內數據，并提交硬件、軟件升級報告。會計主管負責全面協調和管理會計軟件的運行工作，規劃會計核算流程，設置會計核算方法和賬簿格式，監督和管理其他操作人員的權限分配和操作；一般操作人員負責憑證和原始單據的錄入、各種賬簿、憑證的輸出工作；負責對輸入計算機的會計數據進行審核，保證輸入數據的合法性、完整性和正確性；另外負責對計算機內的會計數據進行分析，綜合利用軟件的各個子系統，分析產生對管理有用的分析信息。

四、會計電算化的初始工作

實行會計電算化，在建賬之初應遵循財務會計制度的要求，選擇合適的會計核算方法，尤其是會計科目設置方面，除了要按照會計制度中規定的會計科目名稱和代碼設置一級總賬科目外，還要根據實際業務情況，設置二級科目甚至三級、四級科目，盡可能在初始階段考慮周全。因為建賬以后，有了數據的科目將不能再修改名稱和編碼。會計科目建立以后，應將初始余額輸入計算機。輸入之前，先對手工數據進行整理并試算平衡，初始化過程結束后，系統將不允許再對初始余額做調整。設定憑證類型時，為了便于管理和查詢，一般情況下，應對憑證進行分類，根據業務量的大小和使用習慣選擇分類方案。然后設定憑證類型的編號、名稱及校驗條件。

有外幣業務的還需設定外幣幣種及匯率。另外還可以設置項目、部門和往來輔助核算，提供更多、更為直觀的信息。

五、會計電算化的數據管理及安全管理

實行會計電算化后，數據的存儲介質由紙張轉變為磁介質和光介質，數據的存放方式由分散轉變為集中。數據集中存放于磁介質和光介質，一旦這些介質損毀，將造成數據的大量丟失，同時，存放于磁介質和光介質中的數據，總可以通過一些方式訪問得到，例如通過工具軟件或數據庫管理系統繞開應用程序訪問機內數據。在網絡環境下，數據的共享程度大幅度提高，相應的，數據面臨的風險也越大，對數據的安全性帶來一定的影響，為了保證數據的安全性，防止意外的損失和人為因素的破壞，必須加強會計數據的日常管理工作，做好會計數據的保存、備份、恢復等工作，確保會計信息的萬無一失。在進入系統時增加一些諸如用戶口令、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段。另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統做在芯片加密等機器保密措施和專門的管理制度。

六、會計電算化下的內部控制

內部控制制度是保證會計信息真實和完整的重要手段，為保障會計電算化系統的穩定運行，保證會計信息的準確性和會計賬簿的延續性，應當建立相對應的會計電算化內部控制措施及制度，按照不相容崗位分離的原則，明確實行電算化后的業務流程，規定軟件操作的權限管理，制定科學的會計電算化管理制度，定期對會計電算化主管、系統管理員、操作員、檔案管理員、出納等崗位職責履行情況進行考核、檢查，保證會計電算化系統的正常、安全、有效運行。

21 世紀是知識經濟時代，是以計算機為手段的信息技術時代，推進會計電算化學習進程，提高會計人員綜合業務素質，完善會計人員會計電算化知識結構體系，培養會計電算化骨干力量，建立良好的學習機制，造就既能夠精通計算機信息技術，又專于財務管理知識，能夠熟練地進行財務信息的加工和分析，滿足各方對財務信息需求的復合型人才，為促進會計電算化的順利發展打下良好的基石。

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