檔案信息管理網絡化使檔案的管理范圍得到了有效的擴大 , 并且在檔案信息的利用率上也得到了很大程度上的提高 , 對檔案管理的現代化建設起到了極大的促進作用。但是 , 由于網絡本身存在的不安全因素較多 , 使得檔案網絡面臨著較大的風險 , 一旦發生相關檔案信息的丟失 , 將會造成很大的影響 , 所以 , 現階段對于檔案網絡安全的加強是極為必要的。

一、檔案網絡安全管理工作中存在的主要問題

（一）對于檔案風險意識缺乏

由于在對檔案安全的管理上面進行的教育力度不夠 , 導致現在普遍對于檔案安全的問題不夠重視 , 發展到現在的檔案網絡工作上更是嚴重。在檔案管理的過程中 , 由于檔案管理人員的網絡安全意識過于薄弱 ,導致在日常的工作之中 , 發生檔案信息丟失的幾率大大增加 , 而且還經常會出現人員的無意識侵權的現象 ,這些現象的存在 , 對于檔案網絡安全的管理造成了極大的隱患。

（二）檔案網絡技術的更新跟不上時代的發展

由于信息技術的發展非?？焖?, 在技術上面經常更新換代 , 一旦沒有及時的進行更新將會導致漏洞的產生。這種現象在檔案的管理上尤為突出 , 由于檔案工作的不受重視 , 導致在系統的更新換代上面不能及時進行 , 所以在一些安全防范上面產生不小的漏洞 ,使得在現在的環境下 , 電子檔案的網絡管理不能良好的發揮其應有的作用。

（三）檔案異質異地備份保存制度還未全面實施

由于現在的企業內部已經實現了信息化的工作模式 , 這就產生了大量需要儲存的電子文件 , 可是在進行文件的保存上面并沒有根據文件的重要程度而逐一保存 , 而是異同儲存在系統之中。由于沒有備份的產生 , 導致一旦由于某種因素出現信息的大量丟失 , 將會造成不可挽救的后果。對于檔案信息來說 , 這方面的管理更加重要，因為人事檔案的管理是一項長久的任務 , 一旦將以前的信息丟失 , 那么很難對其進行還原。所以我們在日常的檔案管理工作之中 , 要加強對于檔案的信息保管方法 , 并且建立出現危險情況的應對措施。

二、解決安全問題的防范對策

（一）在技術上加強防范

第一，身份驗證和加密技術。為了防止黑客攻擊和病毒侵襲對電子檔案的篡改，在進入檔案管理系統時需要對用戶進行身份驗證，最常見的方法是給每個合法用戶一個由數字、字母等組成的密碼（Password），代表該用戶的合法身份，當需要訪問時，只有輸入正確的密碼才可以訪問。而加密技術是最常用的安全保密手段，可以防止信息泄露，它是利用技術手段把重要數據變為亂碼（加密）傳送，送達目的地后再用相同或不同的手段還原（解密）。

第二，防火墻技術。所謂防火墻（Fire Wall），是指一種將內部網和公眾訪問網分開的方法。它實際上是一種隔離控制技術。防火墻是在兩個網絡通訊時執行的一種訪問控制尺度，它能允許你"同意"的人和數據進入你的網絡，同時將你"不同意"的人和數據拒之門外，最大限度地阻止網絡中的黑客來訪問你的網絡，阻止對信息資源的非法訪問和重要信息的非法輸出。

第三，入侵檢測技術。入侵檢測技術（IDS）是對防火墻的補充，一旦防火墻失靈，入侵檢測就會發揮作用。它是對計算機和網絡資源的惡意使用行為進行識別和相應處理的系統，是一種用于檢測計算機網絡中違反安全策略行為的技術。

（二）提高檔案管理人員的網絡安全意識

檔案管理人員的安全意識對于檔案網絡管理十分重要。為防止病毒感染或黑客侵入計算機，有關操作人員需注意以下幾點：

第一，不得使用管理系統中的專用計算機訪問外部網絡。由于網絡上存在著各種各樣的病毒威脅，網絡探測工具隨時都在進行著掃描，如果不小心被黑客鎖定了目標，電子管理系統被非法訪問情況的發生概率非常高，嚴重情況下會導致檔案內數據丟失甚至遭到篡改。

第二，禁止在管理電子檔案的專用計算機上安裝盜版軟件。由于大多數的盜版軟件出廠可能沒有經過廠商檢驗，非常有可能潛藏著一些病毒或者木馬軟件，這樣就可能導致病毒與普通應用軟件同時被安裝進計算機，對其安全造成威脅。再者，最好不要安裝與管理系統沒有關系的應用軟件，防止軟件之間產生沖突而導致系統運行緩慢，從而使系統的可靠性下降。

第三，不要隨意使用 U 盤進行資料輸入或輸出。作為含有 USB 接口的一種移動存儲設備，U 盤能夠被隨機讀寫，而這個優點恰巧方便了病毒進行傳播，可以說 U 盤是病毒進行傳播最快最方便的途徑之一。由于 U 盤可以隨身攜帶，非常方便，時常插拔于各式各樣的計算機之間，非常容易就能感染病毒。因此，為避免病毒感染計算機，進行資料輸入或輸出，應盡可能地降低使用 U 盤的概率。

第四，不要輕易打開并運行自己不了解的文件。電子檔案的管理人員要隨時防范于未然，慎重對待自己所不了解的文件。由于現在許多病毒都會假扮成普通文件或文件夾，時刻等待著對計算機進行感染，因此十分具有欺騙性。

三、結語

檔案安全管理是一項長期而艱巨的工程，涉及意識、管理、技術、法律、制度、人員等各個方面，這就要求檔案管理部門必須以科學發展觀統領檔案工作，在各級領導的大力支持下，經過檔案人員堅持不懈的努力，最大限度地延長檔案的壽命，使社會"記憶體"得以"永存",為檔案信息的長期安全保存和快速有效利用做出應有的貢獻。