一、招標代理機構的地位
《招標投標法》規定 :"招標代理機構是依法設立、從事招標代理業務并提供相關服務的社會中介組織".由此可以認為,招標代理機構是為市場主體提供招標咨詢與服務的專業機構,其法律地位為社會中介組織.招標代理機構是招標人和投標人之間的橋梁、紐帶.其在代理招標過程中,以法律法規為準繩,憑借自己的專業能力、專門技術和所積累的經驗,用規范的采購行為為招標人提供采購咨詢服務,幫助其找到社會信譽好、質量優、價格合理的投標人,實現節省采購成本,提高采購質量之目的.招標代理機構應在委托人 \\( 招標人 \\) 的授權范圍內以委托人的名義實施招標活動.
二、招標代理應堅守的原則
招標代理工作實踐證明 :招投標活動務必公開、公平、公正、誠實信用,評標必須遵循"公平、公正、科學、擇優"的原則,才能為招標人選擇到優質的投標人,也才能推動市場招投標行為的規范化,促進市場的良性競爭,達到優勝劣汰、提升產品質量之目的.
公開原則是指招標信息、招標程序公開透明,即發布招標公告,申請人的資格預審,發放招標文件,現場踏勘,答疑澄清,開標,公布中標結果等都要公開透明,知悉招標的一切條件和要求.
公平原則是指給予所有投標人的機會都是平等的,使每一個投標人均獲得同等的信息,投標人享有同等的權利,并履行同等的義務,招標人不得歧視任何一方.
公正原則是指評標時按招標文件中公布的標準,對所有的投標人進行科學評審,擇優選擇中標人.所謂誠實信用原則,是要求招投標當事人應以誠實、善意的態度行使權利和履行義務,以維持招投標雙方合法利益的平衡,以及自身利益與社會利益的平衡.在當事人之間的利益關系中,誠實信用原則是指尊重他人的利益.關注自己的事務時也注意正確對待他人的事務,保證彼此都能得到自己應得的合法利益 ;在當事人與社會的利益關系中,誠實信用原則是指當事人不得通過自己的活動損害第三人和社會的利益,必須在法律范圍內行使自己的權利.
三、招標代理實務程序和保證措施
招標代理機構應在委托人 \\( 招標人 \\) 的授權范圍內,依據《招標投標法》規定的程序,以委托人的名義實施招標活動,為委托人提供專業技術咨詢服務,包括合同制定、技術方案制定、設備選型、生產和制造技術特點要求等.
\\(一\\)招標代理實務程序按招標代理工作流程進行工作,是執行法律法規和規章制度的保證,也是滿足招標人的基本要求做好招標工作的前提.招標工作流程如下 :
1. 招標準備.招標代理機構與建設單位簽訂項目招標代理合同后,即可組建招標工作班子,制訂招標工作計劃,協助建設單位做好建設項目報建工作.
2. 確定招標采購方式.招標方式分公開招標和邀請招標兩種.公開招標,是指招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織參與投標 ;邀請招標,是指招標人以投標邀請書的方式邀請特定的法人或者其他組織投標.公開招標應在指定媒體上發布招標項目的招標公告,而邀請招標則要求招標人應當向三個以上具備承擔招標項目的能力、資信良好的特定的法人或者其他組織,發出投標邀請書.
3. 發售資格預審文件并對申請人的資格進行審查.
4. 編制招標文件向潛在投標人發售.招標文件是投標人編制投標文件的主要依據,其主要內容包括:招標項目的工程概況和技術要求、投標人資格標準、投標報價要求和評標標準以及擬簽訂合同的主要條款等.
5. 組織現場勘察,召開標前會議.現場勘察是投標人到招標的工程項目現場踏勘,以便了解實施場地和周圍環境情況 ;核對招標文件中的有關資料和數據以加深對招標文件的理解 ;對投標項目的難易程度作出判斷 ;對投標策略和報價作出正確決定等.標前會議是招標人按投標須知規定的時間和地點召開的會議.招標單位除介紹工程概況外,還可對招標文件中必要性的修改內容給予補充和說明,對投標人書面提出的問題和會議上即席提出的問題給予解答.招標人應將修改或解答內容以書面形式通知每個投標人.
6. 澄清答疑.招標人對已發出的招標文件認為有必要澄清或修改的,或解答潛在投標人提出的疑問\\(該澄清答疑為招標文件的組成部分\\),應當按招標文件規定的時限,以書面形式通知所有招標文件收受人.
7. 投標文件要求.投標文件須對招標文件提出的實質性要求和條件作出響應.投標文件應按時送至指定地點,否則招標人將不予受理.
8. 開標.開標的時間、地點和方式 :開標時間應與提交投標文件的截止時間為同一時間.開標地點應為招標文件中預先確定的地點.開標應公開進行.開標時先由投標人或代表檢查投標文件的密封情況;確認無誤后,再由工作人員當眾拆封 ;宣讀投標人名稱、投標價格等主要內容 ;對開標過程應進行記錄,并存檔備查.
9. 評標.由評標委員會分為初步評審和詳細評審兩個階段進行.初步評審時,首先檢查投標文件的有效性,再對有效文件進行審查,列出投標文件的偏差和屬性.凡屬于重大偏差,或未實質性響應的投標文件,均作否決投標處理 ;凡屬于細微偏差的投標文件,則書面要求投標人在評標結束前予以書面補正.詳細評審是對初步評審中確定的合格投標文件,按照招標文件規定的評標方法進行評定,確定各投標人的排列次序并簽署書面評標報告,推薦 1 名~ 3 名中標候選人.
10. 定標.招標人根據評標委員會推薦的中標候選人的排序依法確定中標人.招標人也可委托評標委員會直接確定中標人.
11. 招標結果處理.招標結果按下列程序處理 :公示→發中標通知書→向招投標管理部門提交項目招投標過程情況報告進行備案.
12. 協助招標人與投標人簽訂書面合同.
\\(二\\)招標代理服務保證措施招標代理以人才素質來保證招標活動的合法性、合理性.招投標活動涉及招標人、投標人、招標代理機構和監管機構.其規范程度則取決于上述各方自身行為的規范程度,但關鍵在招標代理機構自身素質和行為的規范程度.
在招標代理實際工作中,并非所有的招標人都了解和熟悉與招標投標有關的法律、法規、規章制度,招標人所有的要求也并非都符合相關規定,因此,招標代理機構應發揮高素質的人才優勢,按招投標法為招標人做好服務.招標代理機構在招標活動中做到下列各點是保證招標活動合法合理的良策.
1. 熟練掌握相關法律、法規和規定并在招標工作各環節全面貫徹.為確保招標文件從宏觀到微觀的每一句話以及招標過程中的每個環節都合乎法律法規,要求招標代理機構人員必須全面、系統、深入地學習、了解和領會相關的法律、法規、規章和規定,并在招標代理的各個程序中全面貫徹,使編制的招標文件以及招標活動的每個步驟和環節都合法.
2. 以高素質的專業技能編好資格預審文件和招標文件.編制的資格預審文件、招標文件,應簡單明確地描述招標對象以及招標人的意向要求和條件,供投標人準確地了解和掌握并以此為基礎做出響應性的資格審查文件、投標文件.實踐證明 :高質量的招標文件不僅能夠按照公開、公平、公正、擇優原則選定中標人,而且還能正確地引導投標人規范地競爭,在一定程度上遏制或避免圍標、串標等違法、違規現象的發生.
3. 重視招標細節,科學組織招標工作.實踐經驗告訴我們,"細節決定成敗".招標文件的編制和招標活動過程的規范,取決于各環節中每個細節的規范程度.任何環節的某一細節出現偏差或差錯,都將影響招標投標活動的規范性,甚至導致招標投標活動的失敗.所以應該狠抓各環節的每個細節 , 使招標活動全過程都符合法律、法規的要求,同時按程序科學地組織好招投標工作,實現讓招標人滿意、投標人無抱怨之目的.
4. 按職業操守和職業道德規范自身行為.良好的職業操守和職業道德包括守法、行為正直、誠實、客觀、敢于堅持原則、服務至上、有責任心、以客戶的利益為重、不謀私利等.招標代理機構及其從業人員在實際工作中,應以上述標準規范自身行為 , 以極高的素質為招標人做好服務工作.
四、招標代理存在的風險與規避途徑
目前 , 招投標已成為公共采購方式的主流,而招標代理機構在招投標活動中也發揮著越來越重要的作用.與此同時,也應注意到招標代理中存在的諸多風險,只有很好地規避這些風險,才能保證招標代理工作不斷穩步創新前進.
\\(一\\)招標代理風險
1. 招標業務流程管理風險.招標流程具有規范性,當代理機構對最新流程或最新政策及法規缺乏了解,仍按原流程進行操作,就會在操作中出現疏漏或錯誤,導致招標失敗或遭投訴.
2. 在招標過程中違反招標程序及其相關規定,如縮短招標公告時間、擅自修改已審定和公開發售的招標文件,可能會給答疑工作帶來困難,甚至導致招標失敗.
3. 按招標人的意識違規招標,將受到投訴或導致招標失敗.
4. 招標文件含有傾向性條款,或以不合理的條件限制和排斥潛在投標人,或設定妨礙投標人之間的競爭的條件,或提高投標人的門檻等問題,將導致違規招標而使招標失敗.
5. 違法透露有關招標投標的情況或泄露標底,將導致違法和招標失敗.
6. 招標人在確定中標人前,與投標人就投標價格、投標方案等實質性內容進行談判,將導致招標活動違規而使招標失敗.
7. 因違反評標原則,其評標結果受到投標人質疑投訴,或招標人違法確定中標人,將導致中標無效.
8. 招標文件中應明確規定投標人必須保證投標文件中的全部資料真實可靠,并接受招標人進一步審查的要求.若經查證,投標人由于隱瞞自身真實情況弄虛作假而中標的,將導致中標無效.
9. 招標人所委托的招標項目存在違反國家相關產業政策等問題,將導致招標無效.
\\(二\\)防范和規避風險的對策
1. 嚴格按照招投標法及相關法律法規的規定,按招標流程履行其招標代理職責,完備招標過程的各項手續.
2. 嚴格執行相關部門的規定,保證招標活動的程序和方法符合相關部門的要求.
3. 樹立保密和自我保護意識,嚴格遵守和執行各項保密制度,在規定的保密時限內不向任何人泄露招標過程中的保密內容.
4. 對招標人委托的招標項目審查情況進行了解,確認經審批合法立項的項目才能代理.
5. 招標文件應依據招投標法等國家法律法規和行業規定來編制,并且針對項目特點制定評標辦法和技術要求,力求規范、準確、詳細、合理.切實組織好評標工作,按規定程序和方法評標,把招標人和投標人所提出的問題,用具有可操作性的辦法在評標階段解決.招標文件應按編制、校核、審查制度實施,確保招標文件縝密.編制完后,重點校審其技術要求、工程量清單、評分標準和方法,避免因出現漏項或評分標準和方法設定不合理導致報價不合理的投標人中標,而給招標人的后續工作帶來困難.
6. 在招標文件中設定投標人不得與招標人或其他潛在投標人串通投標而損害國家、社會或其他人的合法利益等相關條款,明確投標人弄虛作假或串通投標應承擔的法律責任,以規避招標代理風險.招標代理機構還可向有關單位查詢潛在投標人的資信情況,避免有不良記錄的潛在投標人進入.
7. 在評標環節中,按有關要求組建評標委員會 ;嚴格執行評標程序、方法和標準,認真比選 ;對可能發生的情況進行預測、防范 ;對已發生的問題,主動和有關方面溝通與協調,及時妥善解決,使報價合理、服務優質、實力強、信譽好的投標人中標.
8. 把好中標通知書的發布環節,按照規定履行相關手續.
9. 招標代理機構應具有良好的服務意識,熟悉并能靈活運用招投標法律法規,掌握相關專業知識,具有良好的溝通和協調能力,在招標人、投標人及主管部門之間起到橋梁作用.在合法合理的原則下利用專業優勢,為招標人招到最合適的投標人,同時做好對相關單位的解釋、答疑工作,將問題解決在萌芽狀態,以良好的服務質量規避風險.
五、結束語
招標代理實務中存在著諸多可能導致招標失敗的風險,招標代理機構只有對發現的招標代理風險進行歸納、總結、制定出防范和規避風險的舉措并運用到實際的工作中,才能達到規避風險,為招標人招到社會信譽好、質量優、價格合理的投標人,實現節省采購成本,提高采購質量,從而保證招標投標事業的健康可持續發展之目的.
