購銷存系統是用友 T3 管理軟件的重要組成部分，它完全突破了會計核算軟件單一財務管理的局限， 實現了從財務管理到企業財務業務一體化的全面管理， 達成了物流、資金流管理的統一，具體包括采購、銷售、庫存、核算四個模塊。 其中銷售管理系統主要提供對企業銷售業務全過程的管理，主要功能有:進行銷售訂單處理，動態掌握訂單執行情況；處理銷售出庫單、銷售發票，并根據銷售出庫單等數據資料確認銷售成本； 處理銷售收款和銷售退貨業務，進行單據查詢及賬表的查詢、統計等。 面對企業日常銷售業務的復雜性和特殊性，如何運用用友軟件進行管理，是目前使用該軟件用戶關心的問題。
一、折扣、折讓和退回業務
企業為了更好地銷售自己生產的產品， 除了使用傳統的營銷方法和手段提高影響、擴大銷量外，還需要在價格上進行優惠，如商業折扣，有時還可能會因產品質量等方面的原因，對已經售出的產品在價格上做出一些讓步，如銷售折讓，或者做商品退回處理。
（一）商業折扣。 商業折扣是指企業在銷售商品時，為了促進商品銷售而在商品標價上給予的價格扣除。企業會計準則規定，銷售商品涉及商業折扣的，應當按照扣除商業折扣后的金額確定商品銷售收入，即使用凈額法處理商業折扣。例 1：廣發公司于 2014 年 9 月 10 日向華南公司銷售 A產品 10 000 件，每件標價為 20 元，合同中規定商業折扣為10%，產品已經發出，款項未收。 軟件中的實際操作流程為：
1.在銷售模塊填制銷售專用發票，數量填 10 000，報價填 20，扣率填 90%，保存后復核。
2.在核算模塊進行客戶往來發票制單。
借：應收賬款———華南公司 210 600貸：主營業務收入 180 000應交稅費———應交增值稅（銷項稅額） 30 600（二）現金折扣。 現金折扣是指銷貨企業對賒銷的商品，為了鼓勵客戶在一定期限內早日償還貨款， 對銷售價格所給予的一定比率的扣減， 實質上是企業為了盡快向債務人收回債權而產生的財務費用。 企業會計準則中規定銷售企業應當采用總額法對現金折扣進行會計處理， 現金折扣在實際發生時直接計入財務費用。
例 2：廣發公司于 2014 年 9 月 12 日向華南公司銷售 B產品 400 件，每件單價為 50 元，合同中規定現金折扣條件為 2/10，1/20，n/30，產品已經發出，款項于 9 月 20 日收到。
軟件中的實際操作流程為：
1.在基礎設置中增加付款條件，如圖 1 所示。
2.在銷售模塊初始設置的 “應收核銷 ”選項卡中勾選“顯示現金折扣”，如圖 2 所示。
3.9 月 12 日銷售時填制銷售專用發票，注明付款條件，保存并復核，如圖 3 所示。
4.在核算模塊進行客戶往來發票制單。
借：應收賬款———華南公司 23 400貸：主營業務收入 20 000應交稅費———應交增值稅（銷項稅額） 3 4005.9 月 20 日收到款項時填制收款單，輸入實收金額 22 932元，然后進行核銷操作，在“本次折扣”欄輸入 468，點“核銷”按鈕完成處理，最后到核算模塊客戶往來中核銷制單。
借：銀行存款 22 932財務費用 468貸：應收賬款———華南公司 23 400（三）銷售折讓。 銷售折讓是指企業銷售商品后，由于商品的品種、質量與合同不符合或其他原因，而給予購貨方價格上的減讓。 《企業會計準則第 14 號———收入》中規定，企業已確認銷售商品收入的售出商品發生銷售折讓的， 應當在實際發生時沖減當期銷售商品收入。 稅法中規定發生銷售折讓的， 銷售方應憑購貨方退回的發票或按購貨方主管稅務機關開具的“進貨退出及索取折讓證明單”開具紅字發票后沖減當期銷售收入。
例 3：廣發公司于 2014 年 9 月 15 日向華南公司銷售 C產品 100 件，每件單價為 200 元，產品已經發出，款項未收，廣發公司于 9 月 25 日發現產品質量有瑕疵，要求給予 10%的銷售折讓不退貨，華南公司同意并辦理了相關手續。軟件中的實際操作流程為：
1. 先在銷售模塊填制一張紅字銷售專用發票 ， 數量填-100，單價填 20，發票保存后進行復核處理。
2.在核算模塊進行客戶往來發票制單。
借：應收賬款———華南公司 -2 340貸：主營業務收入 -2 000應交稅費———應交增值稅（銷項稅額） -3403.因銷售折讓不影響存貨 ，該張紅字專用發票不需生成銷售出庫單， 最后在銷售模塊客戶往來中執行紅票對沖操作，如圖 4 所示。
（四）銷售退回。 銷售退回是指企業銷售出的商品，由于不符合質量要求或違反合同相關規定， 購銷雙方按合同約定達成退貨協議而引起的已銷商品退回的業務。
例 4：廣發公司于 2014 年 9 月 20 日向華南公司銷售 D產品 500 件，每件單價為 40 元，產品已經發出，款項未收，華南公司于 9 月 28 日發現產品質量有嚴重問題， 要求退貨，廣發公司同意并辦理了相關手續。軟件中的實際操作流程為：
1. 在銷售模塊填制一張紅字銷售專用發票 ， 數量填-500，單價填 40，保存后復核。
2.在核算模塊進行客戶往來發票制單。
借：應收賬款———華南公司 -23 400貸：主營業務收入 -20 000應交稅費———應交增值稅（銷項稅額） -3 4003.在銷售模塊客戶往來中執行紅票對沖操作 ，因銷售退回影響存貨， 該張紅字專用發票需要在模塊生成紅字銷售出庫單，并進行后續賬務處理。
二、銷售抹零業務
企業在銷售商品時，對于優質客戶或者為了擴大銷量，款項結算時可以免除貨款的尾數部分， 這就是銷售時常見的抹零現象。
（一）現銷時抹零
例 5： 廣發公司于 2014 年 9 月 10 日向大地公司銷售甲產品 11 件，每件單價為 12 元，價稅合計 154.44 元，產品已經發出，廣發公司同意收取現金 150 元。軟件中的實際操作流程為：
1. 在銷售模塊填制一張銷售專用發票 ， 保存并現結154.44 元后復核。
2.在核算模塊進行客戶往來現結制單，在系統生成憑證的基礎上手動修改，插入財務費用分錄后保存，憑證如下：
借：庫存現金 150.00財務費用 4.44貸：主營業務收入 132.00應交稅費———應交增值稅（銷項稅額） 22.44（二）賒銷時抹零。
例 6： 廣發公司于 2014 年 9 月 20 日向大地公司銷售乙產品 25 件，每件單價為 18 元，價稅合計 526.50 元，產品已經發出，款項未收，9 月 22 日廣發公司同意收取現金 500元，尾數抹去。 軟件中的實際操作流程為：
1.填制收款單 500 元，在本次折扣欄輸入 26.50 元作為折扣，收款單保存后進行核銷操作。
2.在核算模塊進行客戶往來核銷制單。
借：庫存現金 500.00財務費用 26.50貸：應收賬款———華南公司 526.50三、賒銷后發生壞賬。
企業賒銷后形成應收賬款，當債務人死亡、破產或較長時間內未履行其清償義務， 有足夠的證據證明應收賬款無法收回或收回的可能性極小，此時就會出現壞賬損失。
例 7：廣發公司于 2008 年 1 月向上華公司賒銷一批產品，價稅合計 35 100 元，現因長期聯系不到對方無法收回，經批準確認為壞賬。 軟件中的實際操作流程為：
1.在銷售模塊填制虛擬收款單，結算方式選其他 ，結算科目選壞賬準備，收款單保存后進行核銷操作。
2.在核算模塊進行客戶往來核銷制單。
借：壞賬準備 35 100貸：應收賬款———上華公司 35 100例 8：接例 7，廣發公司于 2014 年 9 月 30 日終于聯系到上華公司，經協商同意只收取 10 000 元并結清債務。 軟件中的實際操作流程為：
1.因原債務已經作為壞賬核銷 ，此時應先在銷售模塊填制一張其他收款單，金額輸入 10 000，對應科目為壞賬準備貸方，摘要為壞賬重新收回，保存并審核。
2.在核算模塊進行客戶往來應收單制單。
借：應收賬款———上華公司 2 000貸：壞賬準備 2 0003.按正常流程進行收款核銷并制單。
借：銀行存款 2 000貸：應收賬款———上華公司 2 000四、銷售返點業務。
銷售返點是指銷售企業為了吸引客戶購買其商品而推出的一種政策， 即在客戶購買商品并付款后給予客戶一定的現金或實物返還。
（一）現金形式返點。 當客戶所完成的銷售量達到一定標準后，返點以現金形式發放，此類業務比較簡單，可以直接在總賬系統制單，借記“銷售費用”科目，貸記“銀行存款”科目。
（二）實物形式返點。 銷售返點大多數情況下以發放實物為主， 此時按照企業會計準則的相關規定應視同銷售處理，企業實際返貨時，應填制其他出庫單，類型為返點出庫，根據購銷單據制單，借記“銷售費用”科目，貸記“庫存商品”科目， 再到總賬系統核算視同銷售處理的銷項稅額， 借記“銷售費用”科目，貸記“應交稅費———應交增值稅（銷項稅額）”科目。
（三）沖抵貨款形式返點。 企業發生的返點業務，也可以用來沖抵客戶所欠的貨款，為了便于對返點業務進行統計，企業可以增加存貨檔案，名稱為“返點”，當對某個客戶發生返點業務時先填制紅字發票，復核后形成紅字應收單，以后對同一客戶發生銷售業務產生應收款時，可以通過“紅票對沖”操作，將返點金額沖抵應收賬款。
參考文獻：
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2. 陳海慶 ， 劉煒 . 會計電算化實務 ［M］. 廣州 ： 暨南大學出版社 ，2012.
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