一、引言
改革開放以來,我國房地產得到了長足的發展,各種類型的房地產項目,如商業、住宅、物流園區等層出不窮。我國物業管理行業經過十幾年的發展,雖然取得了一定的效果,但是由于行業分散以及日益激烈的市場競爭壓力等因素,導致我國大多數物業管理企業發展失衡。我國物業管理企業的興起是伴隨著房地產市場的發展而發展的。隨著住房商品化、城鄉居民住房改革的進程,房地產與物業管理均為新生事物。為了配合房地產開發,最早的房地產開發商只能自行建立物業管理企業來服務于自身開發的房產。至今日,絕大部分房地產商開發樓盤后的首期開發商仍然是自己的關聯企業或是長期合作企業。企業的低管理水平、傳統的經營思維使得物業管理企業的發展受到了限制,企業競爭缺乏競爭意識。究其原因,主要是由于物業管理企業內部控制比較薄弱,各項制度都不夠完善,從而造成了物業管理企業人員職責不明確、管理服務不到位、資產管理不嚴謹、會計信息不可靠等現象,造成了“住戶不滿、企業虧損”的雙輸局面。因此,對物業管理企業來說,加強內部控制,提高企業的競爭能力已經迫在眉睫。
二、我國物業管理企業內部控制的現狀分析
\\(一\\)物管企業內部控制意識較差,內部控制環境不理想
一方面,物業管理企業本身的地位相對而言有點兒尷尬,物業企業相關人員在定位上沒有正確認識,總覺得自己是-配套、“輔助”、“從屬”的,對于企業管理、業務開展積極性不大,客觀上導致了企業內部控制環境的建設缺乏動力。另一方面,較多的物管企業人員來自于房地產開發商,導致缺乏相應的財務管理知識及經驗,使得企業內部缺乏財務控制意識。目前物業管理行業有關財務管理的制度仍不健全,管理者由于缺乏財務控制意識,其所獲得的財務信息并不能有效地反應企業的經營狀況。另一方面,企業職工是企業運營的基礎,但是由于企業員工的跨行業問題以及內部缺少對員工的業務培訓等,導致從事財務工作的人員素質普遍較低,無法勝任企業財務內部控制的工作。
\\(二\\)當前物管企業內部控制在風險判斷方面存在缺陷
企業總是在市場環境中進行運轉的,自身也受到若干因素影響。這些因素中對于企業造成的不確定性,構成了企業的風險。
良好的內部控制可以使企業對于風險有著預警與判斷,而當前物管企業的內部控制不完善,在風險判斷方面也不能發揮應有的作用。譬如,就房地產開發的交房入伙而言,就需要物管企業建立與開發商相互配合的交房流程,使業主從入住起就建立良好的感受。物管企業的服務對象即業主是其收入的主要來源,如果房屋或基礎設施出現問題,會導致業務拒絕履行繳納管理費業務等一系列的問題,企業無法回收資金,遭遇流動性風險。
企業由于自身控制的不足,缺乏有效的風險應對措施,導致企業經營的混亂,不利于企業的長期、健康發展。
\\(三\\)物業管理企業內部控制設計與執行本身不完善
內部控制的根本出發點是“內部牽制”,即通過完善的流程控制、授權審批、人員分工、崗位不相容相分離,使企業的關鍵業務、重要資產的管理在可控的范圍內進行,所有的業務,在內部控制的框架內運轉,確保企業的利益不受損失。而當前物業管理企業由于攤子鋪得太大,服務性行業人員較多而相對素質不高等原因,導致在制度上不完善,流程上不嚴謹,資產管理方面的不相容制度設計與實施都很差,導致企業在內部控制方面存在著缺陷,整體上拉低了企業的管理水平,不利于企業長期的穩健發展。
\\(四\\)物業管理企業內部控制缺乏戰略導向
由于外部環境的劇烈變化,使得行業競爭加劇,我國物業管理企業的發展面臨嚴重的挑戰。發展戰略對企業來說有重要的意義,能夠為企業明確未來的發展方向以及主要目標。但我國物業管理企業在進行內部控制時,卻忽視了企業的長期利益,轉而將內部控制的成果與短期利益掛鉤。由于物業管理服務觀念固化、管理模式陳舊,大多數企業市場化程度很低。建管不分的體制影響了物業管理行業的專業化、市場化、公眾化。企業進行內部控制的目標是合理配置資源,但究其根本還是保證企業戰略的實現。企業的內部控制被局限在企業分散的職能部門、流程以及工作范圍內,無法將整個企業作為運營主體加以控制。企業的內控體系缺乏戰略的指導及支持,無法形成一個完善的、包容式的內控體系,這些都限制了物業管理企業內控的有效性。
三、加強物業管理企業內部控制的措施
\\(一\\)提升物業管理人員意識,完善控制環境
物業管理企業的經營及其價值流轉每一環節都離不開財務的反映和調控,因此管理者要重視內部的財務管控工作,而不僅僅是把它作為企業發展的一環。提高經營者和員工的意識是加強內部控制的保障。企業的經營以人為本,其素質不僅影響著工作的開展,還影響著企業文化的繼承和發展。因此對管理層而言,應不斷加強理論學習,認識到財務管控在優化企業流程、提高企業經營效率等方面的作用。當然管理層要以身作則,不斷完善內部控制制度的同時,遵守其相關規定,為下屬樹立良好的典范。對員工而言,企業需配置有資質的員工擔任會計工作,并在企業內部通過培訓、教育等方式分層次提高員工的素質。
\\(二\\)強化物管企業內部控制中風險管理的職能
企業的經營不可避免地會遭遇風險,因此探析企業面臨的潛在風險以及來源,進行風險管理已成為企業經營的重要環節。
風險管理既包括對風險的預測和評估,又包括在問題出現后采取的相關應當措施。對于同開發商與物管企業屬同一集團的情況,物管企業應就相關風險點進行溝通,并建立溝通協調機制。
對于非本集團開發的房產,物業管理企業在接手物業之前,需對房地產開發商有相關的了解,包括其信譽、資金能力、以往的產業經營狀況等,從源頭來探求風險。同時,物業管理企業將雙方的責任劃分清楚,如房屋質量、基礎設施出現問題,責任不應涉及到物管企業。通過責任劃分的方式避免房地產開發商將出現的-爛攤子“轉移給物管企業。業務是其主要收入來源,但是由于個人行為的不確定性,在此,物管企業放預防業主違反信用的情況出現。物業管理企業可通過協議與房地產開發商達成一致,即在簽訂房屋出售合同時,考察業主的支出能力等情況。由于業主的管理費的拖欠,會導致企業的資金鏈發生斷裂,給企業帶來損失。企業應對業主的信用狀況進行登記并追蹤,降低面臨各類風險的可能性。
\\(三\\)強化內部控制的關鍵是重在建設
由于物業管理公司是進駐到房地產開發商所開發的產業中進行業務工作,兩者的獨立性使得物業管理工作在此種情況下更應加強內部控制,優化企業經營的內部環境,改善企業經營狀況。首先,物管企業應完善內部控制制度,通過參考標桿企業,制定相關的制度與流程,并嚴格貫徹。其次,結合本企業的風險點、關鍵控制點,切實設計、執行授權審批、不相容職務相分離制度,使企業的業務始終可控。
\\(四\\)建立基于戰略導向的內部控制
物業管理企業在變化的社會環境中,要想優化資源配置,提高經營效率,企業的內控控制就必須以企業的戰略為導向,全方位、全過程地對企業經營進行管控。企業的內控上升到戰略層面,這就要求企業在內控時要摒棄以往的只專注于企業的某個部門,只重視短期利益的情況,轉而將內控貫穿到企業內部的各個領域,包括采購、生產、財務、營銷等方面。建立基于戰略導向的內部控制即將戰略作為內控的核心,通過制定與實施企業的內控戰略,并將戰略融入到企業內控的各個層面,通過這樣的無縫連接控制各層級的風險的,加強企業內部的協調。
因此內部控制應由多層次的控制構成,包含多層次目標組成的目標體系,基于戰略對目標進行管控極為關鍵。通過發揮基于戰略導向的內部控制,從根本上保障戰略制定與實施、促進和激勵,以及預防和糾正等,以促進企業的生存和健康可持續發展。
四、結論
物業管理企業的產生、發展與完善是隨著我國市場經濟的發展而發展的。隨著我國城鄉比重變化與城鎮化進程,物業管理的覆蓋面也必然越來越廣,人民群眾對物管水平的要求也越來越高。而物管企業作為第三產業中典型的服務業,也是典型的薄利行業。因此,強化內部控制,完善內部控制,通過內部環境、風險控制、制度建設、戰略導向等,來實現物業管理企業內部控制的優化與提升,對于物業管理企業乃至房地產行業本身的健康發展,有著重要的現實意義。
