1 事務管理系統項目的實施背景

作為華銀公司第一個省外風電項目，欣正風電公司成立時間并不長。2011年主要將精力放在一期工程建設上，實現了當年建設當年并網發電的預期目標；但是，由于工作推進迅速而制度建設相對滯后、工作地點分散而人手相應不足、人才缺乏而風電管理經驗相對不足、工作條件艱苦而員工離家甚遠等矛盾十分突出，因此，尋求一種適應公司發展需要，能夠統攬全局，可有效提高管理水平的模式與方法成了公司的當務之急，勢在必行。

在發現問題、解決問題的過程中，該公司發現，各大電力集團在開發風電過程中所采取的管理模式，都是以區域為單位劃分子公司，一個企業同時管理多個風電公司或多個風力發電場，這與欣正風電公司十分類似。由于各個風電場往往處于偏遠地方，生活相對不便，因此幾乎所有公司都采取管理進城、生產進村的“星形”管理模式，其管理結構如圖1.【圖1】

各個風場之間，風場與管理層之間相隔較遠，雖然大部分企業都有類似辦公系統自動化、生產實時監控系統、視頻會議系統等遠程管理方式，但對如報銷、簽字、借款、督查督辦、簽報等事務管理，對合同、檔案等專業管理都缺乏有效的管理手段。傳統的模式明顯不適應新形勢下企業發展的要求，主要存在以下問題：

（1）由于異地管理所出現的簽字難、報銷難、規范流程難等管理脫節的問題；
（2）頻繁的車輛往來所造成的成本上升與交通安全問題；
（3）辦事效率低下所造成的人力成本增加的問題；
（4）管理不暢制約企業發展壯大的問題。

帶著這些問題，該公司結合“管理提升年”的目標和任務，經過一年多的摸索與總結，從定崗、確權、明責入手，在全面梳理公司崗位定編、工作職責、工作流程、工作責任的基礎上，提出建設風電企業事務管理系統。

2 事務管理系統的內涵和特點

該系統主要分為三大部分：①日常事務管理，每個員工不僅可以通過該網絡平臺完成借款、請假、加班、出差、簽報等網上申請，而且還可以共享文件、發布公告，實現工作提醒、任務督辦等功能。②針對風電企業的物資管理系統，從提出計劃申請到采購分配、從入庫驗收到出庫領料提供了一攬子的網絡解決方案。③與OA辦公系統自動化、檔案管理系統、CM合同管理系統、網站管理的有機結合?！緢D2】

其主要的管理創新點在于：

（1）基于現代風電企業所特有的“星形”管理模式，完美實現了辦公自動化、生產管理等系統所不能做到的對日常事務的及時、有效的管控。
（2）便于企業管理模式的復制，在不增加任何成本的前提下可以實現對多個風場的標準化、規范化管理。
（3）能有效提高工作效率，確保工作閉環，防范工作差錯，降低管理成本。

3 實施事務管理系統的主要做法

3.1 尋求方案、理念、思路的特色，實現項目化管理
首先，是成立以總經理為首的領導班子，召開事務管理系統建設的籌備會議，討論制訂實施方案，并在全體員工動員大會上統一思想，設定目標，樹立標準化、流程化、數字化管理的理念。其關鍵點是：

（1）突出自身特色。在一開始的思路中就不允許照搬別人的成功案例，而是結合實際，將統一管理，分散運行，機構精簡，人員精干作為管理的基本要求。將事務管理網絡化，信息化提升到決定管理成敗的高度，將實現扁、平、快的模式作為形成“信息風電”管理的特色。

（2）實現項目化管理。就是將實施事務管理系統作為一個項目來對待，在方案中落實責任人，明確工作目標，規定完成期限，在一個更小的范圍內實現“定崗、明責、確權”的閉環，實現資源共享，責任共擔，激發潛力，施加壓力，將項目由“虛”做“實”.

3.2 按照定崗、明責、確權的要求，制定標準化流程定崗：
（1）嚴格按三定方案實行定員管理，所有崗位有人負責，但不是每一個人只負責1個崗位的具體工作，而是以完成全部工作任務為原則，來實現定崗、定編、定責、定薪點和定任職資格的統一。

（2）打破工作和專業界限，綜合考慮日常工作量的飽和度、工作性質的接近度、工作人員的勝任度，實行“因人施崗，一人多崗”制，讓員工有了充分發現和發揮自身才能的機會，將崗位轉化為想做事、會做事、能做好事的員工快樂工作的舞臺。

確權：是指按照分級管理的原則，建立動態的授權機制，確保崗位權責對等。在定崗的基礎上，按照各個崗位的業務范圍仔細梳理業務流程，通過officevisio軟件，繪制了各類標準業務流程圖40余個。明確每一個環節每個崗位的權力和義務，一方面為員工標準化作業提供了指導，另一方面為建立事務管理平臺的流程設計提供了依據。

明責：就是按崗位歸集責任，明確崗位履職標準，建立清晰的崗位作業指導，以此明確每個崗位的工作內容、工作標準和工作要求，同時，在部門內部大力推行AB角制度，確保在任何情況下每個崗位的職責都能得到落實。

3.3 基于精簡、有效、激勵的原則，完善制度化建設
建立符合風電發展需要的制度體系勢在必行。為此，欣正風電公司根據實際需要，全面清理已有制度，本著“簡練、明了、可操作性強”的原則，進行制度的完善修編。

制度的完善與修訂是一個長期的過程，截止2013年5月底，欣正風電公司共制定出臺了《綜合考評標準》、《兩票管理辦法》等40余項新的制度，匯編完成管理、工程、安全生產三本制度匯編；完善了各類生產管理標準48項，繪制了各個電壓等級系統圖，建立了標準操作票庫、工作票庫；完善了運行臺賬和設備檢查登記記錄，制定了12項應急預案；做到每項工作有依據、有措施、有時限、有成效、有考核、有人負責到底，基本實現了“有章可循、有章易循”.

管理、工程、安全生產三本制度匯編圖[（三）基于精簡、有效、激勵的原則，完善制度化建設]。

3.4 立足集成、補充、融合的理念，建立數字化平臺
事務管理系統最終需要以數字化、信息化、效率化的形式體現。程序選擇OraclePrimaveraP6項目管理軟件制作，采用端口映射作為內外網訪問解決方案。檔案部分采用清華紫光檔案管理軟件，合同管理采用Oracleprimaveracontractman-agement解決方案，最終實現網頁平臺的完整融合，實現了電腦、手機、平板電腦等任意平臺上的使用，在內網和外網等任意網絡都能進行訪問、選擇、審批等操作。

4 成果實施后所產生的效果

4.1 經濟和社會效益明顯
從2011年底實施事務管理系統以來，欣正風電公司全體員工克服了任務重、條件苦等重重困難，以一期工程基建和生產運營為舞臺，努力提升企業盈利能力，充分發揮了公司風電機組在電網結構中的盈利優勢和環保優勢，基本實現了“一期工程建設收尾、安全局面總體穩定、生產指標區域領先、經營活動逐步規范、二期項目初現曙光、管理水平大幅提升”六大目標，在企業盈利的同時，在社會上樹立了良好的企業形象。

4.2 技術指標區域領先：
2012年巴彥烏拉風電場一期工程全年累計完成發電量1.0944億kWh;等效利用小時2211h;全年機組利用小時較內蒙古風電機組平均利用小時高出300多小時，較接入西烏旗巴彥烏拉變的某同類風場高出400h.從對標情況看，主要生產經營指標領先區域甚至是行業水平，實現了“即投產、即穩定、即盈利、即達設計值”.

4.3 管理水平取得較大提高
在事務管理和CM合同管理等系統的管控下，公司能嚴格執行投資計劃，嚴控工程設計關、工程量簽證關，確保合同的正常履行，未出現超前、超額、無合同付款情況。投資額與批準的執行概算相比節余1768萬元，與核準的計劃總投資比較節余5107萬元；單位度電造價低于集團公司風電基準標桿單位度電造價。

在員工管理方面，依托事務管理平臺，將個人的績效考核與培訓成績掛鉤，與發電量、利用小時數掛鉤。安排員工在風場跟蹤風機維護、集中理論學習、定期組織考試、經常交流與調度溝通的技巧，鼓勵員工與企業同步成長，2012年該公司員工在集團公司風電技能競賽上獲得了團體第二名的較好成績。

5 結語

總的來說，事務管理系統是一種固化的信息化管理方法，是信息交換平臺、知識積累平臺、決策輔助平臺，協同工作平臺，它可以讓風電企業更合理的配置企業資源（人力、物品、資金、設備和信息等）。這種系統特別適合一個風電企業管理多個相關風場的模式，能夠顯著提高工作效率，靈活優化業務流程，提高企業管理水平，增強企業競爭能力。因而能夠在風電企業廣泛推廣使用。同時，事務管理系統不只是一套計算機系統，更是一種企業管理的思想和理念。其最終目的是將企業日常工作業務電腦化，流程標準化，最終達到以數據說話的目的。應而也可以在其他行業特別是管理場所分散，人員相對不集中，需要實現遠程審批的企業采用。

參考文獻
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