一、煤化工項目進口物資采購的重要性

近年來,我國煤化工行業獲得了長足的進步,逐步走向高科技、低污染、低消耗的可持續性發展道路,由原來粗放型經營模式向節約型發展過渡.物資采購工作是煤化工項目管理的核心部分,對于節約經營成本、保證物資質量、提高企業效益有著重要作用.

首先,優化進口物資采購管理可以保證煤化工項目的順利進行,煤化工生產是一個連續消耗物資的過程,如果出現設備物資、材料物資等短缺情況,尤其是一些進口的、重要的物資出現短缺,煤化工企業很難及時采購,給生產帶來極大的損失.因此煤化工必須重視物資采購工作.

其次,降低企業采購成本.在煤化工項目中,有大約70%的成本來自于物資消耗,提高物資采購水平是煤化工行業加強成本控制、降低物資消耗、提高企業利潤的重要措施.

第三,降低煤化工企業的庫存量.隨著市場競爭的日益激烈,煤化工企業要提高資金運用的效率.以往大量的物資庫存不僅沉淀了大量的資金,降低了資金使用效率.而且也容易導致物資材料的過時和損壞,給企業帶來不必要的損失.

第四,優化煤化工項目物資采購是煤化工行業物資信息化管理的需要.煤化工項目進口物資采購涉及到方方面面,而且環節多、流程長,受國際市場影響較大,如果沒有有效的信息化物資管理手段,會造成物資采購的低效率和無序化.

最后,有利于企業形象的維護.煤化工企業屬于國有企業,是我國能源產業的重要組成部分.煤化工項目的進口物資采購需要和國際市場打交道,其物資采購水平代表著中國企業在國際上的形象.如果煤化工企業采購無序、水平低下,不僅損害了企業利益,也嚴重損害了企業形象.

二、煤化工項目進口物資采購管理中存在的問題

（一）采購計劃制定不合理采購計劃制定的是否合理直接關乎到物資采購的效率,煤化工企業眾多,企業對進口物資采購的需求存在很大的相似性.但由于缺乏統一的采購計劃,造成各公司獨立采購的現象比較普遍,不能形成規?；少?造成物資采購價格居高不下,無法形成價格優勢.很多煤化工企業采購計劃編制方法過時,以保生產為主要目的,沒有兼顧到庫存、采購和供應之間的關系,經常導致企業物資采購不合理,造成企業庫存增加,降低了資金使用效率.另外,煤化工企業在制定采購計劃時,沒有進行充分的調研和論證,大多根據以往的物資采購計劃來制定,信息來源比較單一,滯后于煤化工行業發展的現實情況,制定的物資采購計劃缺乏科學性和操作性.

（二）物資采購人員素質和能力欠缺煤化工項目物資采購質量與采購人員素質和能力有很大關系.煤化工進口物資采購程序復雜,尤其涉及到清關過程,對采購人員報關知識和經驗的要求比較高,但有的煤化工進口物資采購人員大多商務出身,不具備物資采購的專業知識,也不熟悉所采購物資的性能,無法甄別所采購物資的質量,不了解國際物資市場的價格變化,給采購工作帶來很大阻礙,不能滿足現代進口物資采購的需要;有的煤化工企業不重視進口物資采購工作,為了節省企業人力成本,對采購部門的投入較少,有時一個項目最多配置兩個采購人員,采購人員工作負擔較重,在物資采購時不能做到貨比三家、認真篩選,而是隨意采購距離較近的物資,導致一些價格虛高、質量低下的物資被采購進來。

（三）采購信息化程度低近年來,煤化工行業加強了物資采購的信息化建設,開發了物資采購供應管理的信息系統,共享物資供應信息,提高了物資采購效率.但整個信息化系統的開發程度依然比較低,從煤化工項目的物資采購計劃制定到進口物資的采購到最終進口物資的入庫和領用,整個采購流程并不能在信息系統中進行操作,以書面形式提交的用料計劃、采購合同、出庫單等十分普遍,工作人員將書面材料的信息輸入到系統中去,大量的采購數據都是采購人員來完成的,整個過程費時、費力,工作效率不高.

（四）供應商管理存在問題首先,煤化工項目生產比較復雜,需要大量的物資材料.與其他項目物資采購不同,煤化工項目很多關鍵性設備都是專利設備,供應商很少,給采購增加了難度.其次,對供應商缺乏全面、合理的評價.目前,煤化工企業普遍缺乏科學、合理的進口物資供應商評價體系,評價指標也比較單一,過于重視價格因素,沒有兼顧供應商的商業信譽、服務水平和交易效率等因素,導致一些實力強、信譽高的供應商被拒之門外,卻與一些實力不強、信譽不高、物資價格較低的小供應商開展合作關系,由于小供應商實力有限,導致在合作過程中出現難以預見的困難和問題.最后,煤化工企業和供應商之間缺乏長期合作關系,二者之間更多的是對立和博弈的關系,缺乏長期戰略合作意識.

（五）采購部門設置不到位首先,煤化工項目管理部門與采購部門的職能存在交叉和混淆的問題,經常出現不同部門之間代行職責的現象,出現問題則相互推諉,導致進口物資采購工作出現多頭管理的局面.其次,為了提高采購效率,物資采購部門會將采購權利下放給各個用料單位,各單位根據生產實際情況制定采購計劃、實施物資采購,但由于缺乏整體的、統一的規劃,導致各單位物資采購自成體系,沒有考慮到煤化工項目的整體需要,不能形成物資采購的規劃效應,盲目采購和重復采購行為仍然難以禁止.最后,煤化工企業對采購人員缺乏監督機制,采購過程不透明,影響采購效率.企業內部也缺乏完善的采購物資抽查和監督機制,一些質量次、不符合采購標準要求的物資混進來,帶來極大的生產隱患,甚至導致一些惡性事故的發生.

三、優化煤化工項目進口物資采購管理的策略

隨著現代物流業的發展,煤化工企業對物資采購的認識不斷提高.煤化工項目需要采購大量的物資,采購金額十分巨大.采購管理在煤化工項目發展中占據越來越重要的位置.做好物資采購工作是煤化工項目降低成本、提高經濟效益的重要措施.

（一）高層領導的重視與支持

首先,隨著世界經濟一體化進程的加快,煤化工企業之間的競爭已日趨全球化,為了取得更大的競爭優勢,煤化工企業紛紛實行全球范圍內的整合戰略,走出國門尋找降低成本的機會,從國際市場引進技術、采購物料和零件,降低經營成本,最大限度地提高競爭力.當然,煤化工企業實現全球化的采購管理,是一個漸進的過程,不可能一蹴而就,也不是一朝一夕的功夫,需要企業高層從現在做起,逐步樹立全球化采購管理意識,以獲得長期的核心競爭力.

其次,隨著現代企業管理制度的建立,提高煤化工企業物資采購效率,不僅需要物資采購部門的努力,還需要對企業業務流程進行變革,需要煤化工企業各個環節的配合,從整體上優化采購流程.這不僅涉及到企業管理制度,還與企業文化、管理思想等有很大關系,這種變革如果與企業高層的支持有很大關系.企業高層領導的重視和支持是提高物資采購水平的保障,如果沒有公司高層的支持,煤化工企業的物資采購工作將很難順利進行.尤其是在國有企業經營管理體制下,高層領導是煤化工企業重大戰略的制定者和決策者,只有高層認識到物資采購工作的重要性,才能從企業整體績效的角度出發,有效地理順采購管理中的各種關系,制定與公司長遠戰略一致的采購戰略,不斷優化物資采購方案,為優化方案的實施營造良好的變革氛圍,從而保障企業經營利潤的持續增長.

（二）建立進口物資采購人員培訓制度

隨著煤化工企業的不斷發展壯大,企業需要的物資采購人員數量越來越多,對采購人員專業和能力的要求也越來越高.因此,煤化工企業要不斷引入高水平、高素質的采購人員,建立一支學歷高、年齡結構合理、專業性強的采購人員隊伍.為了提高物資采購人員的能力,煤化工企業要做好以下幾點:

一是加強對物資采購人員的入職培訓,物資采購是一項比較復雜的工作,采購人員不僅要具備采購專業知識,還要對企業的管理制度和生產經營業務十分熟悉.為此,企業要加強對采購人員的入職培訓,培訓內容要全面和科學,包括企業文化、組織機構、業務類型、工作流程、采購制度規定等,讓每一位新入職員工都熟悉公司經營狀況,為以后的采購計劃制定和采購方案實施奠定了基礎.為了提高培訓效果,企業要在培訓后進行考核,只有考核合格的員工才能勝任物資采購崗位.

二是加強采購人員的業務素質培訓.作為一名合格的進口物資采購人員,首先具備熟練的外語表達能力和寫作能力,能夠嫻熟的與供應商進行外語溝通,能夠看懂外文的采購合同,這樣才能在進口物資采購談判中游刃有余.其次,采購人員要具備供應鏈管理知識.采購管理是企業供應鏈中的一個重要環節,與生產、營銷等環節密切相關,采購人員要熟悉供應鏈管理的相關知識,了解采購過程中的風險因素,能夠對采購風險進行駕馭和規避,及早做好應對方案和措施.

第三,掌握談判技巧和方法.與國內采購市場不同,受地域文化、語言、商業規則、法律等各種因素的影響,國際采購市場相對比較復雜,稍有不慎就會導致采購失敗.為此,采購人員要樹立起正確的談判原則,不能一味的通過壓低價格來獲得采購業務,這樣勢必造成對方的反感,導致采購交易的終止.采購人員要做好充足的準備,對國際物資市場的價格比較熟悉,根據采購物資的特點制定合理的采購價格,既節約采購成本,又給予對方合理的利潤空間,實現雙贏的結果.

（三）編制合理的采購計劃

成功的采購可以為項目的順利進展提供物質保障,通過采購計劃的制定,可以預估項目建設過程中所需物資的數量與時間,保證在需要的時候及時利用這些資源,避免因過度采購導致材料儲存積壓,造成額外的資金損失.在制定采購計劃的過程中,需要注意煤化工行業建設的特殊性.煤化工程項目采購一般來說有以下一些特點:

一是煤化工項目建設所需物資種類復雜,部分專業物資要求比較高,需要根據項目建設需求,針對項目建設所需要的物資需求進行初步分類,根據需采購物資的類別、特點制定清晰的計劃.并根據所需采購對象的性質、生產周期長度、市場供應情況,制定科學合理的采購計劃.

二是采購資金占用量大,其中涉及到的設備和材料的采購費用會占項目總投資的絕大多數;三是涉及到制約因素多.在全球化的大趨勢下,國際采購環境不斷變化.例如鋼材、有色金屬、水泥、油料等價格的波動,對國內原材料的價格將產生影響.國內外部環境的影響包括市場季節性的變化,國家宏觀經濟政策的變化,國家財政金融政策的調整,市場利率及匯率的波動,金融危機的存在等各種因素.因此,制定采購計劃必須充分考慮國內外采購環境對采購的影響,以項目整體計劃為依據,對整體計劃進行分解.項目分解成任務,任務再分解成一項項工作.在制定計劃的過程中,要結合成本估算、質量管理體系等來進行計劃制定.

（四）完善供應商管理機制

供應商管理是保證物資供應資源而建立有效的市場準入機制.煤化工項目生產需要的物資量巨大,而且由于生產的特殊性,工作環境的危險性比較高,在生產過程中必須更加注重安全生產,提供高于同行業平的優質產品.因此必須保證采購物資的質量,這就需要煤化工企業加強對供應商的管理,在甄選供應商時不僅注重其物資產品的質量,還要重點關注供應商的企業信譽、經濟實力、技術水平和經營業績等,綜合各種因素來選擇最適合的供應商.為此,煤化工企業要建立供應商評價小組,根據企業物資采購的特點,設置一整套學、合理的供應商評價指標,對供應商進行評定和管理.堅決堅持優勝劣汰的原則,對那些不能通過評估的供應商,要取消該供應商的供應資格.同時進一步擴展供應商,積極聯系一些信譽高、實力強的物資供應商,對其進行考核和評定,考核合格后,企業物資采購部門進行相關資料存檔,與之建立長期合作關系,幫助煤化工企業生產出高于同行業水平的優質產品.同時,煤化工企業要加強與供應商的合作和交流,如果缺乏互相的信任和支持,供應商管理的效果將大打折扣,煤化工企業與供應商之間要增進信任和理解,由于存在文化、管理方式上的差異,供應商與煤化工企業在溝通會遇到很大障礙,影響企業采購工作的順利進行.為此默契也要尊重對方的文化,了解對方的管理風格,保持與對方的經常接觸和交流,實現共贏.

（五）提高采購管理信息化水平

在信息化社會,加強信息化管理對提升煤化工企業物資采購管理有巨大作用.進入21世紀以來,國際化的競爭不斷加強,企業在全球范圍配置資源的浪潮已經勢不可擋,物資采購管理越來越受到國際大型企業的高度重視.要想實現全球化采購,就需要煤化工企業提高采購管理的信息化水平.采購管理的信息化是指使用現代的信息技術來完成采購業務的整個流程,從而使采購業務的各個階段得到優化提升.依據國內外采購管理的相關成功經驗,ERP采購模式被認為是未來公司進行信息化采購的最佳模式.

煤化工企業要應盡快引入和完善ERP系統,ERP系統既是將企業財務、分銷、制造和其它業務集合在一起的軟件系統,在這種采購管理模式下采購的信息化管理將實現由執行層、戰術層向戰略層的轉變,保證能將關鍵數據在最短的時間傳遞給相關人員,便于及時了解公司的物資、分銷、制造和其它業務的運行情況,大大降低采購流程同步作業的工作量,節約信息傳遞成本.

煤化工企業要加強對物資管理信息標準化的工作,加大信息技術的開發力度,建立統一規范的公司全面的物資管理信息標準,同時建立對外的、開放性的物資系統網絡,實現與供應商在信息交流、傳遞各個環節的規范化建設,最終提高公司的采購管理的運營水平、工作質量和效率.

總之,隨著全球化趨勢的不斷加強,物資采購管理越來越受到大型企業的重視,進口物資采購管理在一定程度上反映了一個企業的戰略能力,也是企業綜合競爭力的一種體現.因此,煤化工企業要不斷優化和改進進口物資采購的采購管理,降低采購成本、提高采購質量,實現企業的健康長遠發展.

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