財務會計檔案是重要的經濟檔案和歷史資料,具有不可再生的特點。事業單位根據會計檔案反映出的各種數據可以科學預測未來,制定最優發展戰略,更好的完成國家各項事業計劃和公共服務職能,以低成本獲取高效益。各單位逐級匯總的會計數據,是考核國民經濟各部門預算執行情況,制訂適合國家經濟建設發展規劃的依據。但會計電算化在為我們提供快捷、高效服務的同時,檔案管理上存在著一些問題,值得我們去研究探討。
一、會計電算化檔案的主要表現形式及新特點
較之傳統的會計檔案,電算化會計檔案存儲的范圍有所增加。除了紙質檔案還包含了電子資料和電子數據。會計檔案的載體除了打印會計資料的紙張,更主要的是硬盤光盤等磁性介質。表現形式包括由計算機打印輸出的各種書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他會計資料,以硬盤、光盤、微縮膠片等介質存儲的會計電子數據。電算化會計資料的使用和會計軟件的版本密切相關,不像傳統的會計檔案那么直觀,它必須在特定的電腦操作系統中才能使用,不同的會計軟件或者相同軟件的不同版本所導出的會計檔案可能具有不同的格式,因此整套會計電算化軟件程序和相關資料也視同會計檔案管理。
通過計算機操作,財務人員能快捷的計算、記錄、上報各種會計資料。形成的會計檔案既滿足了日常查詢、統計分析、數據交換、決策參考的需要,實現了信息資源共享、無紙化辦公,還整合了檔案資源,使檔案管理更專業化,有效提高了工作效率和工作質量。電子檔案具有便于修改糾錯、重置備份、攜帶傳遞的特點。
二、電算化財務會計檔案管理存在的一些問題
(一)會計檔案管理缺乏明確完善的規章制度
當前很多單位的會計檔案管理制度沒有針對電算化會計檔案管理做出具體明確的規定,致使一些單位電算化檔案管理處于無章可循的狀態。因為電算化會計檔案有易于修改不留痕跡的特點,通過計算機技術手段實施的信息篡改、修改、復制、偽造、銷毀等違法亂紀行為具有很強的隱蔽性和社會危害性,相對手工會計系統而言,發現利用計算機舞弊的難度更大,而且較難分清責任。因此在沒有明確會計檔案管理人員職責,完善會計檔案管理制度的情況下,人為破壞和自然損壞現象時有發生。
(二)對電算化會計檔案的理解偏差導致檔案的不完整
雖然目前大多數單位都已實現了會計電算化管理,但單位工作人員對電算化會計檔案的組成內容還不是很了解,認為會計電算化就是用電腦自動做賬,忽略了重要的決策、分析、預測等功能,缺少對檔案管理工作的重視和經驗,造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況,很多單位只歸檔打印出的紙質資料,沒有將存儲在電腦中的會計信息在介質工具上備份歸檔保存,導致會計資料的歸檔缺乏完整性。
(三)檔案載體性質引出檔案管理問題
電算化會計檔案必須在一定的軟件操作系統內才可利用,由于許多單位沒有重視會計軟件版式及軟件系統的保存,造成會計軟件升級后不同版本下的會計數據不能被調用;計算機病毒入侵和操作失誤導致系統程序出現問題,可能會使會計資料出錯或丟失;《會計檔案管理辦法》規定:采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出的紙質會計檔案,并對保存期限作了規定,可一些單位受條件限制,打印機輸出的紙質資料達不到規定的保存期限;作為檔案載體的介質工具質量低劣,未能起到儲存備份作用;備用盤與存儲盤沒有分開存放,無法避免意外發生時電子數據損壞丟失。
(四)計算機網絡信息安全維護人才缺乏
目前大多數單位都是由原來的會計人員經過簡單電腦培訓后操作財務軟件系統,他們對計算機硬件、軟件、系統安全維護管理等一系列問題不熟悉不專業,一旦出現問題無法解決,單位如未能配備一定的計算機專業人員協助,將會造成一些無法避免的損失。
三、加強電算化財務會計檔案管理的對策
(一)完善電算化下會計檔案管理的各項制度
依據財政部頒布的《會計基礎工作規范》、《會計檔案管理辦法》、《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規范》等相關規章制度,建立健全適合本單位的會計檔案管理具體方案。
1.建立電算化會計檔案管理的定期備份制度
會計電算化檔案應按照“AB備份法”定期將系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件備份到磁性介質工具上,設立備份登記簿,登記備份時間、數量、操作員姓名、保管方式等備份細節信息,選用質量優質的硬盤、光盤、微縮膠片等介質存儲并定期進行檢查和復制。
2.建立會計電算化檔案的歸檔保管立卷制度
定期打印輸出的紙質會計檔案應由會計、會計主管或會計機構負責人、單位負責人等相關人員簽字蓋章,按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和辦法存檔管理,以明確經濟責任,保證檔案的法律效力。電子會計檔案還應在存儲介質上注明對應軟件的類別和版本號。檔案保管員要對所有的會計數據進行雙備份,按分類順序對電子會計檔案進行編號,標注好時間和內容,貼上封簽,制作檔案管理卡片,把備用盤與儲存盤分別存放在兩個符合存放條件的建筑物內,并做好防磁、防潮、防塵、防腐蝕等工作,防止意外事故發生引起整個會計電算化系統的毀損與不可恢復。紙質檔案的“備注”欄中注明相對應的電子檔案的存檔情況,便于相互對照使用。每年形成的會計檔案,應依據檔案管理類別和保管年限進行立卷,保持檔案排列順序的連續性。
3.建立健全會計檔案分權限復制、查閱、調用登記制度
調閱檔案需經授權的相關負責人審批同意,在檔案管理員監督下,詳細登記調閱日期、姓名、單位、理由、內容、歸還日期等后由本單位財會人員調閱、復制處理。針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點,管理時應采取必要安全措施:如對不同級別用戶設置相應的職責權限進行加密控制;監督系統操作日志;對數據存儲使用權限進行限制:普通數據可較大范圍使用;涉密數據僅供特需人員使用;原程序文件、數據結構文件等重要數據只有財務主管及相關負責人或程序員能提取使用。通過相應的安全保密設置,確保檔案安全。
4.建立會計檔案的移交銷毀制度
當年形成的會計檔案,由會計機構保管一年后編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管。對保管期滿的會計檔案,由檔案保管部門會同財會部門向單位負責人提出銷毀意見,財會部門和上級主管部門要派員監銷,按相關規定編制銷毀清冊銷毀。
(二)加強檔案管理基礎設施建設,完善會計軟硬件條件
軟硬件設施是檔案信息化建設的基礎條件,應分別從財務管理和檔案管理角度出發,兼顧各方面需要,避免在系統運行過程中出現重疊或空缺,以提高利用效率。在軟件方面,應保證財務數據存儲形式標準化,使不同軟件和軟件升級后能相互兼容,達到會計資料可延續性。采用一定的安全保密和定期防毒殺毒措施,保障會計檔案不易被修改且便于追溯使用過文件的人員,避免病毒侵入導致系統出錯崩潰。改善硬件設備,配備符合要求的電腦及高清晰度打印機,確保電腦設備操作性能穩定,打印輸出的會計檔案達到規定的保存期限。提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫。
(三)提高財務人員業務素質,改善人員配置結構
系統是否安全穩定,不僅取決于系統本身,更取決于操作使用人員的素質,沒有良好職業道德和專業技能的員工本身對系統的安全性就造成了一定威脅。會計檔案管理人員在樹立良好職業道德、學好本專業知識的同時,還應普及提高電腦知識,使自己成為能更好適應現代化職場要求的復合型人才。單位應適時補充具有計算機、微電子等技術的員工,逐漸改變現有業務人員專業結構單一的狀況,適當對現有計算機信息技術人員進行一些檔案管理、財務管理方面知識的培訓,使其更好地為會計檔案管理信息化建設提供強有力的技術支持。
隨著計算機技術的不斷發展,改進和完善會計電算化發展中非常關鍵環節的會計電算化檔案管理,是充分發揮電算化會計的強大功能,使會計信息得以充分合理利用,更好地為社會經濟決策服務的重要保證。
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