用友 T3 與金蝶 KIS 是正被中小企業廣泛采用的面向財務、 購銷、倉存等多崗位管理的信息化系統。 同時，用友 T3 還作為我國多個省份會計從業資格無紙化考試《會計電算化》科目的軟件藍本，而金蝶 KIS 也已連續多年作為江蘇省財會類專業對口單招考試《會計電算化》科目的指定考試軟件。 筆者以用友 T3 與金蝶KIS 專業版為例，圍繞電算主管身份，對系統管理、賬套管理的相關功能與典型操作進行了對比分析。
1 電算管控崗位主導功能索引
用友 T3 與金蝶 KIS 專業版雖有類似的主要企業群，可以滿足大部分中小企業的管理應用， 但系統功能模塊與企業崗位應用之間的對應關系仍存在差異， 其中涉及電算管控崗位的功能差異見表 1?！颈?】
2 系統登錄與管理
2．1 系統登錄
每次登錄系統，都必須進行操作員身份的合法性檢查。 【用友 T3】存在兩個登錄口：系統管理與信息門戶。 能夠登錄〖系統管理〗的用戶有兩類：系統管理員（admin，不可改）、賬套主管（demo，可 新增 ）；能夠登錄〖信 息門戶〗的 用戶也有兩類 ：賬套主管（demo 或新增的其他賬套主管）、非賬套主管級的一般用戶。
在登錄〖系統管理〗時，執行“系統→注冊”命令，注冊成功后方可啟動系統管理的相關功能。 不同身份者的注冊信息有所不同，系統管理員只需錄入用戶名、 密碼， 賬套主管還需選擇所轄賬套、會計年度；在登錄〖信息門戶〗時，除了用戶名、密碼、賬套號、會計年度外，用戶還需設置操作日期。
【金蝶 KIS 專 業版 】只有一個登錄口 ，能夠登錄系統的用戶有兩類：系統管理員、一般用戶，但系統管理員不是唯一的用戶名，而是分別設置了兩個用戶名：外設賬號為 admin、內設賬號為manager， 實則仍是三類 用戶的身份劃分 。 登錄時 ， 只允許以admin 身份進入〖賬套管理〗，也只允許以 manager 或非系統管理員級的一般用戶身份進入“金蝶 KIS 專業版－主控臺”，不能交叉或互換。
2．2 系統管理
從理論上說， 系統賦予的所有功能都會交由系統管理員來執行，但此兩種軟件都存在不同程度上的限制。 【用友 T3】系統管理員負責整個系統的總體控制和維護， 可以管理系統中所有賬套，賬套主管負責的則是所轄賬套的維護工作。 系統管理員與賬套主管都有權使用系統、賬套、權限這 3 個菜單，但所能執行的子命令不同。 以“賬套”菜單為例，其中的建立、引入、輸出只供系統管理員使用，修改、啟用只供賬套主管使用，恢復、備份雖可供兩個身份使用，但操作涉及的賬套范圍不同，而新建年度賬、結轉上年數據等“年度賬”菜單僅由賬套主管可行。 【金蝶 KIS 專業版】admin 雖為系統管理員身份，卻只能對賬套行使建立、刪除、恢復、備份等操作，而打開某一賬套文件實施由會計主管兼任的審核記賬、數據分析、電算審查等功能則是系統管理員 manager或新增的其他系統管理員身份可行的。
再者，由表 1 可見，〖系統管理〗較之〖賬套管理〗可供操作的菜單術語與功能也不盡相同。 【用友 T3】的〖系統管理〗配有單獨的“年度賬”菜單，可由賬套主管完成所選賬套的年度賬管理；“權限”菜單所能執行的操作員及其權限設置在【金蝶 KIS專業版】的〖賬套管理〗中沒有此類操作，需要由系統管理員manager 進入“金蝶 KIS 專業版－主控臺”，在〖基礎設置＞用戶管理〗選項中通過新增用戶、權限管理才能完成。
3 賬套創建與管理
3．1 賬套創建
建立賬套是特定企業應用電算化會計系統的首要環節，通過該操作可以建立一個符合本企業實際情況的賬套文件。 【用友T3】以 admin 身份注冊進入〖系統管理〗，執行“賬套→建立”命令，打開“創建賬套”對話框。 建賬過程由 7 個窗口以向導形式組成，包括：賬套信息、單位信息、核算類型、基礎信息、業務流程、分類編碼方案、數據精度定義。 賬套號默認由 001 開始，允許用戶在 001~999 之間自定義設置。 在建賬中存貨、客戶、供應商是否分類、有無外幣核算、分類編碼方案、數據精度都可以事先設定，且一旦設定，后續的基礎設置都必須遵循預設規則。
【金蝶 KIS 專 業版 】以 admin 身 份進入〖賬 套管理〗，點 擊〖新建〗按鈕或執行“操作→新建賬套”命令，設置新賬套對應參數的窗口只有一個，必填信息簡化為賬套號、賬套名稱、數據庫路徑、公司名稱。 賬套號默認表述為“AIS＋時間序列數字串”，用戶可自定義數字串，但字符“AIS”不能刪除。 關于用友建賬向導中所能定義的部分賬套參數，金蝶則要在以 manager 身份打開已成功創建的新賬套后再作設置。 諸如：企業信息、單位性質、記賬本位幣、會計期間、數據精度定義在〖基礎設置＞系統參數〗選項中完成，其中會計期間在首次保存修改后不能再次改動；存貨、客戶、供應商是否分類、分類編碼方案在金蝶建賬中無需事先設定， 所包含的具體內容在 〖基礎設置＞輔助資料或核算項目〗選項中直接錄入；如有外幣核算在〖基礎設置＞幣別〗選項中直接進行外幣設置；行業性質在金蝶建賬中無法事先設定，也未提供勾選按行業性質預置會計科目的操作。
3．2 主功能模塊啟用
此兩種軟件都賦予了用戶對選用何種功能模塊的自定義權，也可以隨需定制自己的工作桌面。 【用友 T3】在賬套創建成功后，系統會隨即提示“是否立即啟用賬套”，點擊〖是〗可 由admin 身份一次性連貫完成建賬與賬套啟用；也可以在建賬時不進行系統啟用， 待到需要啟用時再以賬套主管身份注冊進入系統管理，執行“賬套→啟用”命令。 在勾選所需啟用的功能模塊名稱后必須設置啟用會計期間，否則啟用無效。 總賬系統啟用后，系統初始化與憑證錄入操作可以并行，但工資管理、固定資產子系統必須在首次使用時先進行基礎設置與初始化，否則無法正常使用業務處理的各個常規功能項。
【金蝶 KIS 專業版】 由 manager 身份打開已成功創建的新賬套，財務、出納、業務系統在〖基礎設置＞系統參數〗選項中完成啟用年度與期間設置，但初始期間非必填項；執行“系統→模塊自定義”命令可以針對不同權限等級的用戶勾選需要在主控臺顯示的主功能模塊。 即便在主控臺顯示的子系統也并非可以直接使用，諸如應收應付、存貨核算、出納管理必須在完成初始化后方能啟用該系統的各項功能， 而賬務處理子系統也只能啟用部分功能，在初始化完成前不得過賬。
3．3 賬套備份與恢復
出于安全性考慮，需要定期對賬套進行備份。 一旦原有的賬套毀壞，則可以通過賬套恢復功能將賬套備份文件加以恢復后使用。 【用友 T3】以 admin 身份注冊進入〖系統管理〗，執行“賬套→備份”命令，可以針對系統內所有賬套執行此操作，用戶可自定義備份路徑， 備份成功后會生成兩個文件：UF2KAct．Lst 與UFDATA．BA＿，其中的 UF2KAct．Lst 日后可用作賬套恢復，該文件不能執行重命名操作，否則在執行“賬套→恢復”命令時，系統無法識別匹配文件。 恢復時，將覆蓋賬套當前的所有信息，將恢復后的賬套以相同賬套名存放在原有賬套路徑下。 此外，還提供了只能以賬套主管身份執行的“年度賬→備份（或恢復）”命令，針對所轄賬套的特定年度數據進行備份與恢復操作。
【金蝶 KIS 專業版】以 admin 身份進入〖賬套管理〗，選定所需備份賬套，執行“操作→手動備份賬套”命令,用戶可自定義備份路徑與備份主文件名, 備份成功后會生成兩個文件:*.bak 和*.dbb,其中的 *.dbb 日后可用作賬套恢復 。 在恢復時,賬套號和名稱不允許同系統中已有賬套的名稱或編號重復,不會自動覆蓋原有賬套信息,只能恢復形成一個新的賬套。 此外,還提供了“自動備份賬套”命令,通過設置備份方案,可以按要求在指定時間將賬套備份到指定路徑。
3．4 賬套修改與刪除
賬套新建后，允許用戶對建賬的部分信息進行修改，也對不再使用的賬套提供了刪除功能。 【用友 T3】以賬套主管身份注冊進入〖系統管理〗，執行“賬套→修改”命令，但該修改操作對賬套號、啟用會計期間、記賬本位幣、企業類型無效。 以 admin 身份執行“賬套→備份”命令，勾選“刪除當前輸出賬套”復選項可刪除賬套，但必須在完成賬套備份的同時方可刪除；以賬套主管身份執行“年度賬→備份”命令，勾選“刪除當前備份年度”復選項可刪除年度賬，但必須在完成年度賬備份的同時方可刪除，也可以執行“年度賬→清空年度數據”命令，保留年度賬，只去除年度數據。
【金蝶 KIS 專業版】以 admin 身份進入〖賬套管理〗，選定所需修改屬性的賬套，執行“操作→屬性設置”命令，允許用戶修改賬套名稱。 需要刪除賬套時，可以執行“操作→刪除賬套”命令，但與用友不同的是系統也會給出是否要備份賬套的提示，但無論選擇〖是〗或〖否〗，賬套都可被刪除。 相較而言，用友的刪除操作更具謹慎性。
4 操作員及其權限管理
操作員及其權限管理提供了按照預先設定的崗位分工進行授權、分權功能，力求既避免無關人員對系統的操作，也對系統所含各子產品的操作進行協調，以保證系統的安全與保密。
4．1 操作員設置
【 用友 T3】 以 admin 身 份注冊進入 〖 系 統管理 〗， 執 行 “ 權限→操作員”命令，點擊〖增加〗按鈕，錄入新增用戶的編號、姓名、口令，即便系統內不存在賬套也可以先進行操作員設置，即允許先設人員后建賬套。 admin 有權設置操作員和賬套主管，而賬套主管只能設置所轄賬套操作員，但兩種身份都不能對用戶進行崗位分組設置。 用戶編號在整個系統中必須唯一，即便隸屬于不同賬套的用戶的編號也不能重復。工具欄設有單獨的〖修改〗按鈕，所設置的操作員一旦被引用，便不能被修改和刪除。
【金蝶 KIS 專業版】以 manager 身份打開指定賬套后，在〖基礎設置＞用戶管理〗選項中可以增設操作員，但前提是系統內已存在某一賬套，且該賬套已設置了會計期間、啟用期間和記賬本位幣，即必須先建賬套后配人員。該窗口上部為用戶名列表、下部為用戶組列表，點擊〖新建用戶〗按鈕，錄入新增操作員的姓名、密碼，無需設置編號；可以進行用戶組設置，也可以針對用戶組進行用戶成員的歸屬設置，但每個用戶在指定納入某一用戶組時必須也同時歸屬于 users 組， 系統管理員組除 manager 外可增設其他成員。 不單是 manager，只要是歸屬于系統管理員組的用戶都有權限設置操作員，但此操作僅作用于正在運行的當前賬套。 工具欄沒有單獨的〖修改〗按鈕，只能通過雙擊用戶名進入修改界面。所設置的操作員一旦被引用，雖不能被修改和刪除，但可以禁用賬號。
4．2 權限管理
【 用友 T3】 以 admin 身 份注冊進入 〖 系 統管理 〗， 執 行 “ 權限→權限”命令，選擇相關的賬套和年度，可以直接將某一操作員設為賬套主管，并點擊〖是〗一鍵賦予其對應賬套的所有權限。
賦予系統管理員身份的用戶只能有一個，但一個賬套可以設定多個賬套主管。 如需分崗分權，選擇某一用戶名，點擊〖增加〗按鈕，通過逐一雙擊進行模塊大類授權與明細類授權，可將某些權限對象賦予該用戶。 admin 與賬套主管都有權分配操作員權限，但系統管理員可以指定或取消某一操作員為賬套主管，也可以對系統內所有賬套的操作員進行授權；賬套主管僅限于對所轄賬套的操作員進行權限設置。
【金蝶 KIS 專業版】以 manager 身份打開指定賬套后，在〖基礎設置＞用戶管理〗選項中，選擇某一用戶名，點擊〖權限管理〗按鈕，先勾選權限組，再通過〖高級〗進入明細類權限復選設置以及單據授權范圍單選設置。一個賬套只能設置一個系統管理員組，但在系統管理員組內可以增設多個系統管理員身份的用戶，系統管理員組的用戶無需點擊按鍵進行授權即可自動擁有該賬套的所有權限。 admin 無權分配操作員權限，只有被列入系統管理員組的用戶有權分配操作員權限，但此操作同樣僅作用于正在運行的當前賬套。 此外，也可以通過〖全選〗無需逐一選擇即可一鍵賦予用戶所屬賬套相應權限組內的所有權限，還可以通過〖權限復制〗將某一用戶的權限復制給其他用戶。
主要參考文獻
［1］龔 中華 ，何平．用友財務軟件 培訓教程 ［M］．北 京 ： 人民郵電出版社 ，2009．
［2］歷麗，黃浩嵐，汪向國．財務軟件應用教程［M］．南京：南京大學出版社，2013．
