隨著經濟社會的快速發展，各類組織特別是市場經營最重要的主體--企業，對工作計劃管理的要求逐步提高，而項目管理軟件能有效提高工作計劃管理的水平，實現對工作計劃的精細化、規范化、科學化管理。

一、在工作計劃管理中引入項目管理軟件的必要性

“凡事預則立，不預則廢”;“不謀全局者，不足謀一隅”.隨著企業間的競爭日趨激烈，工作計劃的重要性日益凸顯，對工作計劃提出了越來越高的要求，主要體現在以下四個方面：

一是工作計劃要有全局性。一個好的工作計劃，不是粗制濫造就可以完成的，需要反復論證、反復研究，體現一定層面的頂層設計，體現工作的梯次推進。二是工作計劃要有前瞻性。對計劃要提早謀劃，做到早計劃、早啟動、早研判、早布置，只有這樣才能搶先一步。三是要做好工作計劃的分解。一項計劃確定后要有相應的子計劃支撐，做好計劃的分解、尤其是結構化分解，以便于節點控制。四是要做好工作計劃的精準控制。計劃的效果執行是關鍵，要做好計劃的有效執行，就要對工作計劃涉及的各種資源進行合理配置和精準控制。

工作計劃的以上四點要求，對工作計劃的管理提出了新的要求，簡單的文本表格已無法滿足工作計劃管理的需要。項目管理軟件是微軟辦公軟件的組件之一，是一個功能強、管理細膩、操作方便的優秀項目管理計劃軟件，這個軟件的理論基礎是關鍵路徑法和計劃評審技術，它在信息技術集成、新產品研發、房地產項目、工程建設項目、企業多項目管理中發揮著巨大的作用。它將先進的項目管理思想與信息技術完美結合，幫助企業規范項目管理的流程和增強執行效果。使用項目管理軟件可以幫助企業實施項目計劃的優化、控制項目進度及成本、合理分配項目資源，從而達成計劃的順利實施。

二、項目管理軟件在工作計劃管理中的應用-以MicrosoftOfficeProject2010項目管理軟件為例

（一）創建工作計劃文件

創建工作計劃文件主要有四種方式：從空白模板創建、由已有模板創建、根據現有計劃文件新建、根據電子表格（Excel）工作薄新建。如果經常利用項目管理軟件進行工作計劃的管理、控制，可以根據現有工作計劃文件建立新的工作計劃文件，其好處是可以利用已有文件格式、信息，省去重新設計的步驟?，F以新建工作計劃文件為例，說明項目管理軟件項目（計劃）的創建過程。啟動項目管理軟件，創建新的工作計劃文件，在其任務工作表的空白區域雙擊鼠標，即可打開“任務信息”對話框。在其中設置工作計劃的名稱（主要內容）、工期、計劃模式和備注等后，單擊“確定”按鈕即可創建工作計劃（任務）。要修改工作計劃（任務）的信息，可直接在計劃（任務）上雙擊鼠標，打開“任務信息”對話框，在相應選項卡中修改任務信息后，單擊“確定”按鈕即可。

創建工作計劃文件，要注意將需要實施的工作計劃全部列上，工作計劃“列全”是工作計劃管理的基本要求。如果一次列不全，還可以通過“插入任務”的方式進行增加，也可將多列的、不需要的任務進行刪除。

創建工作計劃文件，還需要注意項目管理軟件日歷的設置。項目管理軟件默認周六、周日為休息日，沒有考慮法定節假日的調休等情況?？梢詥螕簟绊椖俊?點擊“更改工作時間”進行日歷的設置，將法定節假日調休、企業自己的工作安排等情況一并考慮，設定計劃的工作日歷。

（二）對工作計劃進行分解

如果是專項的工作計劃，項目管理軟件在工作計劃中的運用會非常省時省力，工作計劃的分解也相對簡單。如果是綜合的工作計劃，大多數情況下，會涉及多個方面的工作內容，工作計劃的總體設計就非常重要，既要考慮到單個計劃內部的邏輯關系，又要顧及到各計劃之間的總體關系與總體平衡。工作計劃設計的這些要求，在添加工作計劃、進行工作計劃（任務）信息設置的時候，要進行充分的考慮。

計劃的基本信息設置好后，即可對計劃進行分解，這個過程應該是逐步細化、逐步完善的過程，需要列出計劃的所有子計劃。在項目管理軟件中，以摘要任務和子任務的形式表示任務（計劃）的層次結構，可以通過“升級任務”、“降級任務”按鈕來實現。

例如一家企業打算提高自己產品的市場競爭力，生產出更加貼近消費者的產品，要進行消費者需求調研，要進行“消費者關注點篩查”這樣一項工作計劃，可以將其分解為“編制與完善篩查方案”、“實施篩查”、“形成篩查報告”、“召開消費者關注點篩查會議確定篩查結果”這樣幾個子計劃?！跋M者關注點篩查”是摘要任務，“編制與完善篩查方案”、“實施篩查”、“形成篩查報告”、“召開消費者關注點篩查會議確定篩查結果”是子任務。

計劃的分解程度要以工作計劃的可管理、可控制為依據，以分解到“末端計劃”、可執行為原則，但是也不可過于細分，以分解到3層以內為宜，一般不要超過5層。計劃的分解要注意不同計劃之間的“輩分”,同一層次的計劃要有相同的“輩分”,以便進行工作計劃的管理和控制。同時，工作計劃的分解一般按時間順序排列，同時要考慮不同計劃之間的邏輯關系，從而做好不同工作計劃的組合排列、結構化分解和解析。

（三）設定工作計劃的鏈接關系

工作計劃的鏈接關系，是工作計劃本身內在邏輯關系的要求，設計好工作計劃的鏈接關系便于工作計劃的總體控制。項目管理軟件中有“前置任務”一列，可以在這一列設置需要前置的任務（計劃），并可以設置任務（計劃）的鏈接關系（相關性）。雙擊任務（計劃）域，出現“任務信息”對話框，單擊“前置任務”,即可選擇鏈接關系的類型。

項目管理軟件中的任務（計劃）共有四種任務鏈接關系，分別為完成-開始、開始-開始、開始-完成、完成-完成，表示其中一個任務（計劃）的開始或結束時間將取決于另一個任務的開始或結束時間，項目管理軟件默認的關系是完成-開始。例如“實施篩查”計劃與“形成篩查報告”計劃就是完成-開始關系，即表示“實施篩查”計劃完成之后，“形成篩查報告”計劃才能開始。通過對所有計劃進行鏈接關系的設置，系統將形成整個工作計劃的內在邏輯關系，從而使工作計劃形成一個嚴謹的整體。

（四）建立資源表并分配資源

切換到“資源工作表”視圖，逐項列出該項目（計劃）中所有需要用到的工時資源、材料資源、成本資源的情況。一般而言，工作計劃所需求的資源多為工時資源，即工作人員，可以是具體的人，也可以是團隊（聯合工作組）。對團隊的工時資源的定義邊界要清晰，要建立在實際的工作計劃之上，以便于工作任務的分配和工作計劃的執行。

資源設置好后，返回甘特圖視圖，可以在“資源名稱”列對資源進行分配。對工時資源的分配，主要是對人（團隊）分配工作任務。完成以上四個主要步驟之后，可以說已經編制了一個完整的初步的工作計劃。

（五）對工作計劃進行總體的完善與優化

工作計劃初步編制好以后，還要統籌考慮工作計劃的周全性和可執行性，以及方便的管理控制?？梢酝ㄟ^插入輔助列的方式，進行必要的備注與說明。

初步編制的工作計劃，要從整體上看時間的進度安排是否滿意，如果不滿意，要縮短工期，可通過“甘特圖向導”按鈕進行計劃關鍵路徑的顯示，并縮短總計劃中關鍵計劃的工期。此外，還要切換到“資源工作表”視圖，查看資源是否被過度分配，如果被過度分配，需要對資源進行合理的再分配。

參考文獻：
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