第 5 章 一汽大眾存貨管理制度的優化與設計

通過剖析存貨管理的現狀，指出存在的問題，分析存在問題的原因，結合一汽-大眾公司的實際情況，構建該公司全面存貨管理體系，具體為以下幾個關鍵優化設計點，分別是：

5.1 存貨內部控制的優化與設計

針對存貨內部控制的缺陷，首先要做的是完善存貨的內控制度與流程，把存貨的內部控制落到實處，得到企業管理人員的重視與關注。這就要求企業把管理人員的績效考核標準與存貨內部控制指標的考核結果相掛鉤，使存貨管理得到足夠的重視，并促使管理人員積極的尋找降低庫存的對策，使存貨在流轉過程中的實物與價值都得到控制。存貨的管理及內部控制要點有：一，銷售部門要以科學、客觀的態度對市場的需求進行調查和研究。二，生產部門要科學、合理的計劃和安排企業的生產活動。三，采購部門要根據生產計劃制定合理的采購計劃，以免原材料造成積壓或不夠生產的需要。采購的存貨的數量和質量要符合企業的要求，價格符合市場的價格規律。四，貨物驗收部門要嚴格檢驗貨物的質量和數量，認真填好入庫單。五，生產領用部門要根據生產計劃，按照流程和規定領用生產資料。需要特別注意的是，不相容職務要分離開，才能使存貨的內部控制得到更好的落實。具體的控制設計如下：

5.1.1 采購控制的優化

采購控制的設計目標是提高存貨在采購這一環節上能的得到很好的管理，在采購環節要獲取此環節的相關信息，保證采購環節的各個部分能夠得到很好的運作。根據這些依據所設立的管理制度如下：

1.建立標準的供應商管理制度

企業要根據自己的需要建立合理的供應商體系。供應商的選擇要根據銷售、生產，財務等部門進行的總體評估進行選擇。只有供應商在產品的價格、質量等方面符合企業的的要求，才能進入供應商體系。而且企業每年都要對供應商體系內的各個供應商進行考核，符合企業的內控制度的供應商才能繼續留在供應商體系內，考核達不到企業的內控要求的供應商必須離開供應商體系，每年考核優秀的供應商都會得到一定的獎勵。

2.建立合理釆購計劃、合同訂立和授權審批的制度

在對銷售需求做出了詳盡的整理和思考后，綜合市場變化的趨勢以及行情的發展態勢，大概可以預測出后期的需求量，根據現有的庫存計算出需要釆購的數量，填寫購買的需求計劃書，預算主管批準文件給釆購部，由采購部門對遞交的采購申請單，再由上級負責人對采購人員進行授權并委托， 在核定的業務范籌內釆購人員按照授權的內容簽訂采購合同，不得簽訂不在授權范圍的合同。合同應該要一式若干份，合同的簽訂部門應留存一份備查，其中一份合同要存放于企業的合同檔案管理部門留存。采購合同要由采購部門和其他相關部門的人員會同供應商來共同簽訂，同樣需要經過不同級別的審核和簽字確認。對于釆購，計劃的制定、項目合同的簽署以及審批權限的責任人，應該實行權責分離和崗位間互補相容的原則。同時計劃的發出與合同的歸檔要有完善的管理制度。

3.制定存貨的驗收入庫制度

質檢部門要依據采購申請單對收到的存貨的數量、質量進行檢查驗收，以確保收到的貨物在合同約定的期限內到達，到達貨物的數量和質量符合采購合同的要求。驗收部門要根據驗收的貨物與采購單據進行對比，以確保單證相符。驗收結束后相關人員要簽字并進行確認。驗收合格的貨物要進行統一的編碼，歸架，驗收員要填制驗收單并傳遞給財務部門，以便進行財務的結算。值得特別注意的是驗收合格的貨物要及時準確的入庫，便于以后的存儲、檢查、領用。

4.財務部門要建立嚴格稽核制度

企業的財務部門要建立嚴格的稽核、審查、付款制度。流程一般應該是這樣的：

一，會計人員拿到與采購合同金額相一致的簽約付款單，然后核查申購單、驗收單和發票的書寫是否規范，數量和金額是否一致，最后編制付款申請表提交給財務部門。

二，財務部門根據相關的法律法規進行最后的審核，核對付款申請單的審批手續是否完備、企業是否有足夠的資金來支付貨款，審核無誤后編制會計憑證作為公司付款的依據。三，最后財務負責人要對所簽發的支票或承兌匯票、付款申請單、采購申請單、貨物驗收單和購貨發票進行審核，審核無誤后方可支付給供應商。需要注意的是簽發支票后要同時登記支票簿和銀行存款日記賬。

5.1.2 保管控制的優化

此項控制的設計重點在于管理與內部監控上，其控制要點是完工入庫、成品倉管、銷售出庫、物資盤點、盤點差異盈虧處理。存貨收發存的準確性、完整性，存貨質量的安全性是該設計的最終目標。

入庫：倉庫要配備專職人員對已經通過質檢部門驗收的存貨辦理入庫，根據驗收單及采購申請單來驗收品種和數量，然在存貨管理系統中確認存貨入庫。

保管：要有專職人員對存貨進行登記臺賬工作，并經常檢查臺賬與實物是否相對應。

出庫：根據領料人提交的經過部門負責人審批旳領料單辦理出庫手續。

盤點：倉庫專職人員先根據物料臺賬進行盤存，然后與財務人員一起再次盤存，如果出現財務賬與物料臺賬不符的情況，需要查明原因。

報損報廢：通過對存貨的定期檢查，如果發現損壞報廢的的存貨要先做記錄，然后填制報廢申請單，經過不同級別審批后，才能進行報廢處理，并將相關資料遞交財務做賬。

5.1.3 非商品車處置的優化與設計

針對 3.4.2 中提出的非商品車內控制度的缺陷，提出以下關于非商品車處置流程關鍵點的涉及。

首先需要界定的是非商品車的范圍，適用此處置制度的非商品車應包含：1、一汽-大眾生產的通過 CP8 時未下發合格證的整車；2、被領用后的商品車退回后質量鑒定低于八分的整車；3、CP8 下線進入整車物流部商品車庫的商品車，經質保鑒定存在質量問題、進行修復后經質量鑒定低于八分的整車；4、外購競品車輛；5、售后索賠車輛；6、退役的試乘試駕（公務）車輛等。

流程中涉及相關部門的職責分工如下，質保部門：負責對需處置的非商品車逐臺進行質量鑒定，并出具鑒定報告，為滿足銷售標準的非商品車頒發、補發合格證；整車物流部門：配合質量保證對需處置的非商品車進行質量鑒定，負責待處置非商品車的入庫接收及按處置意見進行非商品車出庫，負責提供售后索賠車清單；安全保障部門：負責為待銷售的非商品車上牌照，負責報廢的非商品車從出公司大門至拆解廠家全過程的監控，負責核查與保管已完成報廢的非商品車的底盤號；控制部門：制定非商品車銷售價格，制定非商品車上牌照價格；財務管理部門：制定非商品車處置相關規定、流程，并負責組織實施，負責非商品車處置過程中的賬務處理，定期將已銷售非商品車清單上傳至 R3 系統中。

非商品車退庫：對于不再使用的非商品車，使用部門及時退回至整車物流部門，退庫后車輛轉變為待處置車輛。非商品車使用部門提出退庫申請，申請文件中須包括：

使用情況說明；退庫車輛清單；滿足特殊試驗的車輛，提供特殊試驗車輛清單。非商品車使用部門將退庫申請提交到財務管理部門審核，對審核通過的退庫車輛在 SAP 系統中建立車輛主數據。整車物流部門根據財務管理部門審核通過的退車清單，檢查領用的隨車文件是否已歸還，現場查驗實車，完成車輛交接驗收單。整車物流部門根據交接驗收單在 SAP 系統中將非商品車從使用部門移庫至非商品車庫；財務管理部門在SAP 系統中對整車物流部移庫的非商品車進行確認，完成賬務處理流程；退回非商品車庫的車輛進入待處置狀態，不得通過借用的方式轉移至相關成本中心下。

非商品車的處置：處置主要分為報廢和銷售兩部分來處理。

報廢制度設計如下：整車物流部門根據銷售公司提供的索賠報告出具售后索賠車在庫清單，質量保證部門負責現場鑒定車輛狀況，出具車輛鑒定報告；財務管理部門根據非商品車報廢清單，在系統中做報廢處置，并將非商品車報廢清單傳遞給安全保障部門和外部具有汽車拆解資質的企業；安全保障部門根據非商品車報廢清單由經警人員監控每臺車從一汽-大眾轉移至報廢拆除廠家過程，保障所有車輛均安全、完整的轉移至外部廠家；報廢車輛出門前交由工廠服務科進行檢斤，作為車輛報廢處置收入計算基礎；車輛報廢完成后，外部拆除廠家反饋“報廢汽車回收證明”和車輛底盤號；核查完“報廢汽車回收證明”和車輛底盤號后，財務管理部門開具發票，完成賬務處理。

銷售制度設計如下：財務管理部門制定車輛預銷售清單發送至指定銷售商，提請其辦理購車手續；銷售公司訂單部門根據非商品車對外銷售價格文件、介紹信、財務簽款創建非商品車銷售清單；整車物流部門根據非商品車銷售清單在 SAP 系統中辦理車輛出庫，完成銷售；財務管理部門根據非商品車銷售清單和系統出庫記錄開具銷售發票，并完成相關的財務處理；銷售完成后，財務管理部門將已銷售非商品車清單上傳到 SAP 系統售后模塊中。

5.1.4 存貨減值流程優化與設計

流程中涉及相關部門的職責分工如下，生產管理部門：負責提供不采用件清單、車型專用件清單；備件管理部門：負責根據備件銷售情況預測及庫存分析，提供備件減值清單；生產車間：負責根據維修備件庫存及維修用量預測，提供維修備件減值清單；儲運部：負責提供包括庫齡的整車庫存明細表；產品管理部：負責提供產品戰略規劃；財務管理部門：負責組織評估存貨資產價值、確定減值金額，編制申請表，計提和轉回減值準備，準備報備資料、報備，負責組織對報廢存貨的處置。

生產材料減值：車型 EOP,形成的生產該車型所需專用零部件及原材料，生產管理部門需提供車型 EOP 剩余零件清單，按清單全額計提減值準備；車型技術更改，導致部分專用零部件及原材料不能采用。生產管理部門需提供不采用件清單，按清單全額計提減值準備；生產管理部門在可預見車型生命周期大幅縮短或生命周期內產能大幅減少，提供生產該車型所需專用零部件超儲部分零件清單，按清單全額計提減值準備。

整車減值：控制部門判斷某車型市場銷售價格大幅下跌，在可預見期不可恢復，提供車型清單，整車物流部門按清單提供庫存數量，對于可變現凈值與成本之間的差額計提減值準備；技術開發部門在國家法規更改時，提供影響公司生產的車型清單，整車物流部門按其清單提供庫存數量，財務管理部門按其可變現凈值與成本之間的差額計提減值準備；整車物流部門提供庫存超過 2 年的庫存清單，控制部門判斷未來該車銷售價格是否低于成本，低于成本的部分財務管理部門按其可變現凈值與成本之間的差額計提減值準備。

備件減值：生產車間對維修備件消耗量和維修備件庫存進行分析，維修備件儲存數量大于其未來 3 年的預計維修使用數量，提供超儲部分維修備件清單，按清單全額計提減值準備；生產車間在設備報廢時，提供該設備的專用維修備件清單，按清單全額計提減值準備；備件管理部門根據銷售備件銷售情況和庫存分析，對儲存數量大于其未來 5 年的預計銷售數量，提供超儲部分備件清單，按清單全額計提減值準備。

5.2 SAP 在制品系統的優化與設計

5.2.1 在制品系統的目標

SAP 系統在制品分析優化設計的主要目的是為了解決之前提出的問題：由于車間投入的生產材料與轉出的生產材料沒有零件數量、金額的對應關系，因此監督物流環節的出入庫及成本核算的工作比較困難。此設計想通過系統自動收集、匹配車間零件的投入與轉出的對應關系，并計算出期末在制品的數量及金額，為提高在制品核算的準確性提供數據支持。

5.2.2 在制品系統的優化方案

1.設計概述

以整月作為采集區間，通過對在制品的期初及本月投入、產出、廢品的數據收集，計算出在制品月末數量及金額，分別形成沖壓件和整車零件兩個工廠的在制品分析結果。計算原理為：

期末數據 = 期初數據 + 本月投入數據 - 本月產出數據 - 本月廢品數據為體現投入不足的因素，在分析系統中增加三列輔助分析的數據，這些數據不參與在制品分析系統的計算，只是列示出來，可以幫助我們快速收集投入不足的零件信息。在分析系統中手工添加‘手工調整’行項，輸入程序獲取不到的手工記賬、無物料數據的金額，以保證分析系統的期末余額等于在制品財務帳的期末余額。期初，未做出庫、未結算、暫估的數據獲取來源都是通過從手工收集數據后，再上傳到程序中完成。 手工收集數據的方法為：（1）期初數據：首次的數據來源于上年末在制品盤點結果，以后的數據都是來源于上月程序結果的期末余額；（2）未做出庫的數據：次月初從 R/3 系統下載結果；（3）未結算數據：次月初從物料管理部門獲取清單、添加價格后形成結果；（4）成本核算價格暫估的數據：次月初從成本科獲取結果。沖壓件及整車零件工廠最終結果的輸出模板為：

2.期初數據收集

輸入信息：首次的數據來源于上年末在制品盤點的結果，從中收集沖壓件和整車零件工廠的以下零件信息：零件號、年和月、工廠代碼、Valuation Type、數量、金額。

以后的期初數據都是來源于上月程序結果的期末余額。

輸出結果：將收集到的輸入信息以下表中列示的形式暫存于后臺數據庫中。

3.投入數據收集

輸入信息：從 R3 系統分別收集出本月沖壓件工廠與整車零件工廠的零件投入數量和金額，收集方法：（1）鋼板零件投入數據：收集本月符合下列條件的所有鋼板零件號的信息；（2）整車零件投入數據：收集本月符合下列條件的所有整車零件號的信息。

輸出結果：將收集到的輸入信息以下表中列示的形式暫存于后臺數據庫中。

4.產出數據收集

輸入信息：從 R3 系統分別收集出本月沖壓件與整車零件工廠的零件產出數量和金額，收集方法：（1）沖壓件產出數據：收集本月符合下列條件的所有沖壓件零件號的信息，通過沖壓件定額表，把沖壓件零件號轉換成鋼板零件號，轉換后產出數量為：鋼板的數量 = 沖壓件的數量×定額；轉換后產出金額為：鋼板的金額 = 沖壓件的金額；（2）整車零件產出數據：收集車型包含的單車零件清單，收集車型包含的產量清單，整車零件的產出數量 = 單車零件清單數量 × 車型產量整車零件的產出金額 = 單車零件清單單價 × 產出數量。

輸出結果：將收集到的輸入信息以下表中列示的形式暫存于后臺數據庫中。

5.廢品數據收集

輸入信息：從 R3 廢品管理系統分別收集出本月沖壓件與整車零件工廠在生產環節產生的零件廢品數量和金額，收集方法：（1）沖壓件廢品數據：收集本月符合下列條件的所有沖壓件工廠的零件號息；（2）整車零件廢品數據：收集本月符合下列條件的所有整車零件工廠的零件號信息。

輸出結果：將收集到的輸入信息以下表中列示的形式暫存于后臺數據庫中。

6.期末數據收集

輸入信息：期末數據 = 期初 + 本月投入 - 本月產出 - 本月廢品輸出結果：將收集到的輸入信息以下表中列示的形式暫存后臺數據庫中。

7.最終結果輸出

將所有暫存于后臺數據庫中的數據按沖壓件和整車零件工廠分別匯總，就形成了在制品分析系統的最終輸出結果。

8.分析結果及應用

篩選出以下情況的異常項，作為重點檢查內容：篩選出同一零件投入與產出的Lager 不一致項，考慮是否需重新定義后臺 Lager 的配置，達成一致；篩選出同一零件有投入無產出項，進一步檢查成本核算清單是否有漏件；篩選出同一零件有產出無投入項，進一步檢查是否存在未做 301 出庫、CP7 未結算、0 價格未結算的件，表中 3個輔助項會幫助明確原因；篩選出同一零件有產出無投入項，進一步檢查成本核算是否把二配不結算件取上了；篩選出投入與產出的零件號尾號不一致項，分析是否與技術更改有關。