內部審計是一種獨立、客觀的確認和咨詢活動,它通過應用系統的、規范的方法,評價并改善風險管理、控制及治理過程的效果,幫助組織實現其目標。內部審計是一種監督,更是一種增值服務,可以給企業帶來期望為正的價值,所以出于有用性原則,大型企業通常會設立內部審計部門,以加強對企業內部的管理與控制,完善公司治理,保證對法律的遵守與對公司章程的踐行,并能有效管理企業的各種風險,對企業的運營提出相對客觀的建議與對策供決策層參考。然而,完善的內部審計部門的建立與實施成本高昂,通常中小企業是無力消受的,而且中小企業對完善公司治理的需求也不迫切,“不產糧食”的管理部門往往被企業視作累贅,臃腫的“企業機關”會影響企業的競爭力,銳意進取的組織會竭盡所能削減管理部門的規模,內部審計部門的去留通常也是其中的問題之一。隨著我國產業結構的調整,經濟快速顯現井噴式發展的黃金年代似乎已經遠去,普通企業的生存環境逐漸惡化,競爭壓力越來越大,降低企業管理成本成為了企業應對新形勢的一個選項,使得許多管理部門可能被精簡、合并、裁撤。鑒于內部審計的獨特作用,很多企業選擇將內部審計外包給具有比較優勢的專業機構作為折中方案。
一、內部審計外包動因分析
簡單地說,企業要將內部審計外包無非是出于成本效益原則的考慮。但這也可以細分為許多方面:
決策層既有成本方面的考慮,又有組織彈性方面的考慮,還有企業戰略方面的考慮。當然,在分析外包動因之前,首先要介紹一下內部審計的作用,這才是企業不“裁掉”內部審計職能的根本原因,即所謂的職能動因。
(一)內部審計職能動因
內部審計屬于企業管理活動的一種,意在從企業內部創設相對獨立的組織,對企業行為進行監督、評價與管理風險,并從旁觀者(客觀)的角度提出改進營運管理的方法,為企業增加價值,使企業能夠更好地實現其目標。內部審計與外部審計有許多技術和特點是共通的,最明顯的共通點就是獨立性(盡管兩者對獨立性的要求大不相同),審計作為一項鑒證業務本身就要求具有一定的獨立性,鑒證報告才有意義,否則就不能讓人信服,這也是內部審計只能對內的原因,因為它只有相對的獨立性,而不能夠完全獨立于組織本身。
企業通過內部審計,第一,可以對企業的財務活動進行監控,在一定程度上能夠降低財務數據的重大錯報風險,進而降低企業的審計費用和會計師事務所的審計風險,保證財務數據的真實性,以便管理層能夠依據可靠的數據進行決策;第二,內部審計可以對企業的經營活動實施監督,保證內部控制的有效運行,這與財務活動也是相關聯的,維持有效的內部控制能夠顯著降低企業的風險,尤其是重大的財務風險、合規性風險與法律風險,減少企業面臨的不確定性;第三,內部審計部門由于其相對獨立性,可以站在相對客觀的角度對企業內部的薄弱環節進行全面的考察與審計,并且其活動通常不受限制,從而能夠及早發現問題并向管理層和治理層進行報告;第四,內部審計可以監督企業各項決策的執行情況,包括對預算的執行和對原來內部審計所發現問題的整改狀況,能夠隨時與相關人員進行溝通,并將情況向上反映;第五,內部審計因為其較高的專業素質,還可以充當顧問角色,向管理層提供一些咨詢服務,為企業發展獻言獻策,這也屬于增值服務的一種;第六,有效的內部控制和完善的內部審計機制能夠為企業的形象加分,增加投資者、供應商、分銷商和顧客對企業的信心,而這顯然可以為企業帶來額外的“好處”.
(二)對企業成本費用的考慮
企業屬于營利組織,目標就是企業價值最大化。但從短期來看,企業一般追求利潤最大化,以此來實現價值最大化。所謂利潤,就是收入減去成本費用的差額。所以,增加利潤有兩個基本途徑,一是提高收入,二是降低成本。這兩種基本途徑還可以結合成第三種途徑,那就是同時提高收入和降低成本,當然,這是比較理想的。隨著經濟的下行和市場的飽和,企業想要提高收入已經越來越難,那就只有想方設法節約成本了。
企業自己實施內部審計的代價是高昂的,因為建立內部審計部門并保持其有效運轉,聘請和培訓專業人才,維持該部門的獨立性,都需要高額成本,而且這看上去與企業主業的聯系不是很緊密,所以自己建立內部審計部門可能是不經濟的。因此,很多企業選擇外包內部審計業務,將該項職能委托給專業的會計師事務所來代理,專業機構通常擁有比較優勢,能夠在比企業本身更低的成本下實現類似的功能,其出價也較為經濟,對雙方都有利,符合經濟學原理(有效的帕累托改進)。若選擇外包,企業將節省一大筆日常營運的成本費用,包括內部審計部門的籌建和運行費用,專業人員和支持性人員的招募、聘用和持續培訓費用,保持內部審計人員和部門獨立性所花的費用。而服務外包則只要支付事先約定好的業務服務費,可以有效控制企業成本,特別是對相關人力資源的投資成本。所以,把企業不擅長的、成本高昂的職能和業務交給更加專業的外部機構去做,企業可以借此降低成本費用,這個道理同樣也適用于其他職能部門和業務部門。
(三)對組織彈性的考慮
當前企業經營環境中的不確定性日益增多,節奏也越來越快,我國的產業結構又處于深度轉型中,這就要求企業要緊跟時代步伐,適應環境的各種變化,否則就會因為落伍而被殘酷淘汰。在這種情況下,建立富有彈性的組織往往就成為了許多企業追求的目標。彈性組織不同于集權化的正規組織,它追求組織靈活性,強調隨機應變和“可收縮---擴展性”,一般適用于不穩定的經營環境。企業會盡可能地減少固定部門,只保留一個或幾個核心團隊,專注于增值率最高的業務,其他非核心部門則視情況而定,有條件就設立,沒條件就忽略或者外包。而內部審計部門有一定的特殊性,該部門的建立需要花費大量的固定成本(公司章程的匹配、部門的建立和運行、專業人員的招募和培訓、獨立性的維持),可預見的開設成本會高于其他管理部門。所以,在遭遇危機時企業往往也很難狠心裁撤(雖然是與決策無關的沉沒成本),高門檻帶來了低彈性,這是企業所不愿意看到的。企業希望所有的成本都是可變動的,這樣才最具彈性,才能最好地適應環境變化。
對于企業來說,管理部門具有杠桿作用,因為其成本一般變化不大。然而其管理規模卻是變化的。在業務擴張期,管理部門的職能和效率就能充分發揮出來,相當于車間的“產能”得到充分釋放,“物盡其用”,有限成本提高的管理效率,能夠放大企業的效益;在業務收縮期和經濟不景氣階段,產能閑置,白白損失固定成本,對企業更是雪上加霜,加重了企業的負擔,杠桿作用是很明顯的。杠桿越高,組織彈性越小。在調低杠桿的大背景下,企業往往會謹慎考慮內部審計部門的杠桿效應。
(四)對企業戰略的考慮
20世紀70年代曾經發生了多元化經營浪潮,但到了90年代,這一潮流逐漸停止,因為企業發現盲目的多元化經營戰略并不能帶來企業價值的提高,甚至容易把企業帶向深淵,把自己的主業都給搞砸了,正所謂“樣樣通,樣樣松”.企業管理層意識到,只有把精力集中于自己最擅長的領域才是最正確的戰略選擇---只做自己擅長的事,這就是集中化戰略。企業最擅長的領域,就是企業能夠具有比較優勢的領域(相對低成本),一般企業顯然不會擅長搞內部審計。
所以把自己不擅長的職能外包給會計師事務所來做也就有了理論基礎,這是企業集中化戰略的一部分。
內部審計也需要大量的優秀專業人才,企業在實施集中化戰略以后,一般會將人才集中于主業上,而不再維持對內部審計人員的特殊關注,這可能會不利于內部審計工作的開展。在21世紀,人才是企業最重要的資源,企業需要把能夠招募到的最優秀人員投入到核心業務當中去,在其他方面只能尋找變通的方法,比如將部分職能外包給專業公司,內部審計職能就是其中之一。