人事信息管理工作在日常管理中有著極其重要的地 位,不僅政策性強,數據量大,而且日常的內容多、名目細,要求高準確性和高安全行.現在很多高校人事管理系統工作主要是由學校人事部門統一管理,二級學院部門缺少一個和其關聯統一的平臺來進行日常的人事信息交換.每當二級學院教職工的某些信息發生改變時,往往不能即時地在學校人事系統里更新,就會出現二級學院目標考核數據不一致,需要反復修改數據,費事費力.因此,建立一個安全快速的二級人事管理并使之和學校人事管理系統關聯,將會大大提高二級學院人事信息管理員的工作效率.通過該系統,可以對本部門人事信息數據信息進行智能化的分析與歸類,為學校人事信息提供可靠的參考,而且二級學院的人事管理系統操作相對簡單,可以有效提高人事信息的查詢效率.
一、建立學院人事管理信息系統的意義
1.增強了學院人事信息檔案工作的效率.學院發展的快慢,主要決定于師資力量的培養[1].現在各個高校都非常重視師資力量的建設和發展,作為基層的人事管理部門,就更需要科學的管理系統,能將日常人事工作中一些必需的步驟簡化并確立一定標準.建立學院人事信息系統可以大大提高工作的效率和質量,這樣做的優點在于:\\(1\\)學院不再需要反復地核對學校的人事信息,被動地服務于學校的要求.\\(2\\)學院可以根據自身發展,依據信息數據制定人事政策,節省了去學校人事部門查詢信息的時間.
2.及時為學校人事部門提供準確的數據.人事管理信息是學院發展的重要基礎,因此建立二級學院的人事管理信息系統,可以準確地體現學院教職工的基本情況、師資力量等變化,為學院的師資隊伍建設、目標規劃提供了完備的數據基礎.學院只有清楚地了解本部門的人事信息,才能為學校人事數據提供重要的可靠的信息.
二、二級學院建立人事信息系統的要求
1.數據精確、完整和可靠.信息的精確性是體現基層人事管理信息系統保障運行的根本.作為數據提供的二級單位,學院的人事信息系統中的信息,必須精確、完整和可靠.這就要求在信息錄入前要收集統計二級部門教職工的詳細信息并加以核實;信息錄入時錄入人員要認真、細致以確保數據的精確性、可靠性和完整性.
2.信息更新的時效性.學院人事信息系統包括學院人員進出、職稱評審以及教師培訓等多方面的信息,這些人事數據處于動態變化之中,如果收集、更新速度太慢,不能及時地進行信息傳遞,就會滯后人事信息的統計,甚至遺漏重要人事數據[2].信息更新的時效性就是信息系統中的數據能及時準確地反映出本部門人事信息的變化.因此,在建立二級學院人事信息管理系統時必須做到信息收集后更新的時效性,保證隨時收集,及時更新.
3.確保信息的安全性.設計二級學院人事信息管理系統,不可避免地也會遇到安全問題.涉及人事信息系統安全性的因素有很多,主要有以下三個方面:\\(1\\)操作信息的管理員.如信息管理員的操作錯誤,將人事信息無意地泄露出去,造成人事信息保密資料的丟失.\\(2\\)系統軟件.如該系統性能不夠穩定,存在著系統漏洞,也會造成人事信息丟失的危險.\\(3\\)信息聯網.為提高工作效率,實行人事信息系統網絡化也是符合當今社會發展需求的,但目前網絡病毒也非常兇猛,每年都會有很多的網絡病毒對很多系統造成巨大的損失.
4.信息收集的系統性.因為二級學院人事信息最能直接及時反映每名教職工的情況,只有把基層的人員信息整理完善,信息系統化,才能滿足學校人事處要求的匯總統計本部門人事信息情況的需求;才能使學校人事部門對相關的信息進行核對、整理,以為其提供詳盡的數據.
三、二級學院人事信息管理系統功能需要
學院管理系統,就是教師信息管理和三級部門信息的管理.學院的發展,會伴隨著人員的流動,教師的人事變動、職稱、學歷、考核每年都在變化,為了能及時滿足于學校人事信息的收集、管理,人事管理系統需要有以下功能:\\(1\\)用戶登錄.需要進行通行驗證,來保證系統的安全性.\\(2\\)主頁面功能.它是人事信息管理系統主要部分,包括錄入、生成表格,管理員可以通過選擇相關指令來打開系統的各個功能頁面.\\(3\\)職工基本信息操作功能.編錄、修改、刪除和查看人員信息.\\(4\\)系統使用的簡易性和方便維護功能.人事管理信息系統的使用人員對于該系統的模塊并不會十分理解,這就要求系統能夠有簡單明了的用戶入口,簡單的使用界面,這樣可以使人事管理人員縮短對該系統的熟悉時間.
四、學院人事管理信息系統設計
1.管理員管理界面:該模塊只對人事管理員開放權限和使用范圍.這樣可以保障信息的安全性,便于管理,從根本上做到了自己的數據自己管理、負責.
2.教師個人基本信息界面:該模塊是提供給人事管理員使用的一個能體現學院教職工基本信息的模塊,例如:學歷、職務、身份證號等.
3.教職工人事信息界面:該模塊提供給人事管理員使用的體現教師具體的崗位性質、所在三級部門、職稱評審情況、年終考核情況等信息的模塊.
4.招聘人員信息界面:該模塊可以體現學院需要招聘人員的基本情況.
5.學院與學校關聯界面:該模塊主要體現在二級學院的人事信息有變動時,學校人事管理員可以在學校層面的系統里審核學院人事信息更改的情況,并做出批示[3].這樣不僅可以減少學校人事管理員的工作壓力,還加快了信息的溝通時間.
二級學院人事信息管理系統不僅是一種信息處理的工具,也是創新了二級學院人事管理工作的方法.設計二級學院人事信息管理系統,主要目的如下:\\(1\\)進一步提高二級學院人事管理工作的整體效率,同時能保證人事信息的安全性和可靠性;\\(2\\)在極大地增加人事信息的使用價值的同時符合學院人事管理工作的具體需求,把基層人事建設工作從繁重低效的重復性操作中轉變成高效率的"無紙化"辦公;\\(3\\)提高教職工人事信息采集工作的責任心、工作的業務技能等,為學院人事信息管理工作提供有強力的保障.
總之,在管理制度改革的大環境下,學院人事管理必須不斷吸取先進的管理理念,不斷提高工作能力、效率,才能更好管理本學院人事信息,服務學校.因此,設計二級學院人事信息管理系統對二級學院的人事管理工作具有十分重要的意義.
參考文獻:
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[3]張惠茹,周姝,陳鐵權.人事管理系統設計與實現[J].計算機光盤軟件與應用,2012,\\(4\\):191-192.
[4]王彤.高校人事管理系統的開發及研究[J].湖北成人教育學院學報,2012,\\(3\\):29-30.
