1圖書館公共關系活動的內涵

圖書館是為社會大眾提供信息服務的窗口,塑造良好的社會形象,對圖書館的生存和發展至關重要,高校圖書館也不例外. 圖書館公共關系是指"圖書館通過有目的、有計劃的行動,促進與公眾的理解與合作,對內不斷加強團結,對外不斷擴大影響,樹立良好形象,爭取社會的支持和協助,為圖書館生存和發展創造有利條件的一種活動. "高校圖書館也要運用公共關系來處理圖書館與社會公眾的關系. 圖書館開展公共關系活動的對象包括內部公眾和外部公眾. 內部公眾包括圖書館領導者、管理者、各職能部門及館員;外部公眾包括讀者和其他與圖書館有聯系的社會組織,如上級主管部門、新聞界、出版界及兄弟圖書館,等等. 圖書館與社公眾之間建立起和諧的關系是保證圖書館正常運營、生存和發展的必要條件. 圖書館應開展各種交流與溝通活動,促進信息交流,創造良好的社會關系,樹立良好的形象提高社會聲譽,以得到內部和外部公眾的肯定.

圖書館與公眾進行信息交流的形式很多. 以深圳大學圖書館為例,在深圳大學圖書館北館短暫閉館危機期間, 通過一系列信息交流活動,與公眾建立起相互理解和相互信賴的關系,保持與公眾的溝通和互動, 樹立了良好的社會形象,使圖書館能夠正常運營.

2深圳大學圖書館北館閉館危機

深圳大學圖書館位于校園教學區中心,分南北兩館. 北館始建于 1983 年 9 月,于 1986 年落成并投入使用,距今有近 30 年的歷史,見證了深圳大學 30 年的發展歷程. 由于北館的設計和建設時間早,建筑設計的弊端日益凸顯,深圳大學決定在 2013 年國慶假期之后開始全面修繕北館. 在修繕期間,臨時關閉北館,暫停服務.北館本身具有良好的社會形象和聲譽,而修繕北館也是為了向公眾提供更好的服務. 修繕計劃獲得相關公眾認可, 相關公眾撥付修繕資金.

修繕北館是為了給公眾提供良好的閱讀環境以及提供更加全面的服務,以進一步提升圖書館的社會形象和社會聲譽. 北館閉館修繕工期達 120天,無疑會給公眾帶來極大不便,如,導致圖書館南館的閱覽室擁擠;北館主要館藏文科類書籍,關閉修繕期間不對外借閱,第二,導致讀者難以借閱人文社科書籍;北館的工作人員無法正常工作.

3深圳大學圖書館危機公關活動

雖然,組織可以運用行政干預、經濟手段、思想政治教育、宗教信仰多種手段來管控危機等等,但是,對于不是相同組織以及不是相同政治信仰或宗教信仰的圖書館外部公眾而言,這些手段都具有局限性,其作用和適用性也都受到限制. 為了排除組織系統、政治信仰和宗教信仰差異的影響,依靠信息傳播和與公眾的溝通手段,達到組織與公眾相互了解、理解、諒解、適應的目的,兼顧雙方利益,達成共識,實現雙方各自的目標. 深圳大學圖書館為了處理好因修繕閉館產生的危機,開展公共關系活動,較好地化解了矛盾.

3.1開展宣傳性的公共關系活動

宣傳性的公共關系活動是以傳播媒介為工具, 向公眾有意識地傳播有關圖書館的信息,其目的是介紹圖書館的工作情況,請求公眾諒解因圖書館修繕給他們借閱帶來的影響,以得到公眾的理解和支持. 深圳大學圖書館在學校的校園網、圖書館網站主頁以及圖書館的電視、公告欄等各種宣傳媒體發布《致全體讀者的一封信》,向公眾通告北館修繕的起止時間、修繕范圍、修繕方案、修繕目的,等等. 同時還在圖書館網站的主頁開設《北館修繕工程公告匯總》欄目,向公眾通告修繕工程進度. 這些宣傳活動引起了讀者的巨大反響,消除了公眾的各種擔憂與疑慮,并得到了公眾的理解.

3.2開展征詢性的公共關系活動

開展征詢性公共關系活動的目的是為了取得公眾的配合. 深圳大學圖書館向公眾通告了北館修繕信息后,召集了聽證會,參加聽證會的人員有學生會干部、在校學生代表、校友以及教師,人多面廣. 他們暢所欲言,對修繕表示了足夠的理解和支持,他們要求開通特殊通道,以解決好修繕期間圖書館的服務問題. 另外,還開展問卷調查,向公眾或讀者收集意見和建議. 圖書館還向公眾公布了部門的 Email、微博、電話等聯系方式,溝通交流渠道暢通.

3.3開展服務性的公共關系活動

向公眾收集意見和建議,是為了更好地做好服務工作,滿足讀者的需求. 以服務為手段,以提高服務水平為宗旨, 向公眾開展各種服務活動.調整了讀者借閱圖書的數量和歸還圖書的時間,方便讀者借閱;新辟服務區,在南館附樓一樓報紙室設立社科新書區、社科樣本書區、期刊閱覽室,保證讀者能夠讀到新書;維持數字圖書館的正常運轉,提供包括電子圖書、電子期刊和數據庫等電子資源服務;組織專門團隊,加大館際互借與文獻傳遞服務力度;爭取學校支持,購買新的電子圖書;開辟新的學習區,在南館一樓架空層設置"學習空間",方便學生課外學習,并實行開放式管理.

另外,為了方便畢業生查找文獻,撰寫畢業論文,專門組建了畢業生服務團隊. 通過問卷調查和面對面的懇談會,深入學生了解需求,以提供符合學生需求的服務.

3.4開展社會性的公共關系活動

社會性的公共關系活動是圖書館利用舉辦或參與各種社會性的專門活動來擴大圖書館的社會影響,提高圖書館的社會聲譽. 深圳大學圖書館修繕北館在一定程度上會影響讀者閱讀,對圖書館的聲譽造成一定的負面影響. 開展社會性的公共關系活動可以有效抵消對圖書館的負面影響, 如幫助讀者提高使用電子資源閱讀的能力、圖書館聘請校內外專家舉辦一系列的講座和培訓、舉辦"檢索與獲取"的學術報告等.

4結 語

圖書館既是一個組織,也是一個公共服務平臺. 在開放且復雜多變的社會環境中不可避免地要遭遇各種突發事件,這些事件或多或少都會給圖書館帶來負面或消極的影響. 在面對危機時,圖書館應制訂適宜的政策,持續不斷地與公眾進行交流溝通, 合理利用公共關系手段和技巧,使組織與公眾之間相互理解、適應,消除負面影響.

深圳大學圖書館在北館修繕閉館危機中,積極開展了各種公共關系活動,進行危機管理,取得較好的效果.

參考文獻:

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