近年來， 通過對一些圖書館的走訪考察， 筆者深深感受到國內圖書館事業蒸蒸日上、 長足發展的腳步，計算機電子化、 現代化的管理服務模式已廣泛地運用于文獻管理的各個方面， 廣大圖書館人以傳播文化事業為己任， 想方設法盡最大努力為讀者服務。
但館藏期刊的管理尚未盡如人意。 從目前開發的期刊應用管理軟件來看， 大體都是簡單套用圖書管理的業務模式， 并沒有抓住期刊管理的年度周期性和年內穩定性， 以及 “現刊” 不予外借等特點， 導致管理方法與管理需求不相匹配， 工作過于繁復， 又達不到希望的效果。 在理想的管理模式還沒有顯現之前， 期刊管理方法必然呈現出因人而異、 各抒己見的態勢，致使以下問題依然普遍存在： （1） 期刊展示缺乏 “分類指示航標”， 讀者進入期刊室如同墜入五里云中， 摸不清方向； （2） 期刊的 “分類指示航標” 或因標注困難而無法實施； （3） 期刊的 “索刊號” 標注專業性太強， 讀者看不懂， 從而影響了讀者的查閱效果和興趣；（4） 期刊的上架 、 “歸架 ” 難度較大 ， 工作人員疲于“守攤”， 工作被動， 質效不高， 工作成就感低。
筆者在近幾年的期刊管理工作中采用 “流水號識別現刊管理法”， 工作質效顯著提高， 既節約了大量時間， 又基本達到了預期的管理效果， 得到讀者的認可和好評。 現對 “流水號識別現刊管理法” 的應用情況進行研究， 希望與廣大期刊管理工作者互相交流學習，不斷提高期刊管理工作水平， 更好的服務于讀者。
1 “流水號識別現刊管理法” 的特點和優點
期刊的流水號識別管理法是建立在計算機應用軟件 “電子表格” 基礎之上的。 “流水號識別” 是指一個流水號只能代表一個期刊并識別該期刊的獨特信息。
“現刊的流水號識別管理法 ” 包括 “現刊流水號管理 ”和 “現刊展示位流水號管理” 兩部分， 見附圖。
“ 現刊流水號管理 ” 是指在電子表格中 ， 在 “ 類目” 列標題下對期刊進行分類編目， 并以 “類目” 列為 “主要關鍵字” 進行排序。 這一排序動作的重要作用是能夠使這一電子表格中的所有期刊能依 “類目”呈現出 “樹形 （知識） 目錄結構” 的特定排序狀態，在此基礎上， 以 “流水號” 的方法對這一排序加以固定， 見附表。 其本質是用 “流水號” 對整個期刊館藏的 “樹形目錄 （知識） 結構” 加以固定， 并識別出每本期刊所在知識范疇中的相應位置。
“現刊展示位流水號管理 ”， 是指對 “期刊架 ” 或“期刊盒” 也要以編制流水號的方式進行管理。 “現刊流水號” 和 “現刊展示位流水號” 一一對應， 最終使所有期刊以 “樹形” 知識體系的形態呈現于讀者面前。
“ 現刊流水號管理法 ” 的優點主要表現在以下方面： （1） 便于對所展示的期刊做清晰明確的 “標引導航” （如附圖）， 從而有效地引導讀者自助檢索。 比如在期刊展示架上方放置一塊標牌， 標明 “56-66 哲學”（數字標明流水號， 文字標明分類）； （2） “現刊展示位” 只標數字流水號即可， 一次標明永久使用， 無需每年更改； （3） 便于加工。 在每本期刊的左上角處只需標明流水號即可； （4） 便于上架。 按流水號上架比按 “索刊號” 上架容易得多； （5） 只需利用電子表格即可完成全方位管理。 電子表格是十分成熟的應用軟件， 用途廣泛、 功能完善。 使用電子表格進行管理，比其它應用軟件更加方便靈活， 不會受到限制。2 利用電子表格實現 “流水號識別現刊管理法” 的可行性一般來說， 圖書館所訂期刊多者幾千種， 少者幾百種， 目前有條件的大中型圖書館大多使用專門的應用型數據庫系統來管理期刊， 規模較小的圖書館也都能不同程度地利用電子表格結合傳統手工對期刊進行管理。
“流水號識別現刊管理法” 正是借助于電子表格來實現的。 它所帶來的管理效果是傳統手工無法做到的，也是一般期刊軟件難以完成的。 因此， 使用電子表格管理現刊， 無論是從期刊管理環節來看還是從讀者服務環節來看， 都是完全可行的。
2.1 電子表格用于期刊管理環節的可行性
圖書館藏期刊的管理一要做到管理簡單方便， 二要做到期刊科學分類擺放， 三要檢索查找方便。 利用電子表格， 可以使上述 “三要” 做到完美統一。
（1） 電子表格使用普及 、 方便靈活 ， 一般圖書專業技術人員都能較好的掌握使用。 期刊管理者可以根據本館期刊管理的需要， 有計劃、 有目標、 有針對性的靈活自主地加以運用。
（2） 電子表格功能全面 ， 有完善的文件編輯 、 查找、 檢索、 排序、 篩選、 計算、 匯總等多種功能， 期刊管理中各個環節的問題基本都能解決。
（3） 電子表格空間很大 ， 以 Excel 2003 為例 ， 一個工作簿中最多可以建 255 個工作表， 每個工作表又可容納 65 536 行和 256 列。 完全可以對任何一個大中型圖書館的所有期刊進行有效管理。
（4） 它的使用方便靈活性 ， 幾乎能夠達到 “隨心所欲” 的管理效果。
（5） 電子表格有多種排序功能 ， 特別是當英文字母與阿拉伯數字相結合時， 電子表格能夠自動按 “位”識別， 契合了期刊分類編目排序管理的需要。
（6） 電子表格的 “查找 ” （即搜索 ） 功能 ， 用于期刊 “登到” 環節也是再適合不過的。
（7） 電子表格同樣可以類推于 “過刊” 的管理。
2.2 電子表格用于讀者服務環節的可行性
圖書館專業應用軟件在期刊管理中， 在讀者查詢方面存在一定的問題。 用戶界面過于繁復、 操作不便，通過搜索查詢只能顯示搜索的內容， 讀者很難全面了解館藏期刊。 因此， 現實中使用率很低， 基本上成為擺設。 而電子表格 “平易近人”， 便于讀者使用。
（1） 有條件的圖書館可以把制作好的期刊電子表格工作簿設定為 “只讀” 狀態供讀者查詢， 并可根據使用情況按日、 周、 月、 季更新內容。
（2） 制作成功的電子表格具有全面 、 高效 ， “立體表達” 館藏期刊的效果， 讀者只需滾動鼠標就能輕松地了解館藏期刊的內容。
3 “流水號識別現刊管理法” 的流程要點
3.1 期刊的流水號管理 （如附表）【圖略】
（1） 創建期刊管理 Excel “工作簿 ”。 工作簿下設“郵發非郵發”、 “人大復印資料”、 “外刊”、 “贈刊”等若干電子表格， 電子表格的數量可以根據所訂期刊的多少來安排設計。 為了避免內容相近的期刊分散擺放， 可以將郵發、 非郵發期刊整合在一張電子表格之中統一編排； 如果所購期刊數量龐大， 為避免一張電子表格中行數過多的問題， 也可以在編排工作完成之后按一級目錄將表格拆分成若干個不同標簽的電子表格。
（2） 設計電子表格的 “列標題”。 “列標題” 是期刊各種信息的反映， 是期刊電子表格的 “綱”， 綱舉才能目張， 因此一定要根據各館的管理需要全盤考慮，不出現遺漏。 為便于期刊管理， 以下 “列標題” 一般是不可少的： 大類名稱 （制作大類指示牌時需要用到）、 期刊征訂渠道 （以標明郵發還是非郵發）、 期刊代碼、 流水號、 類目、 期刊名稱、 訂數、 單價、 刊期、月份等。
（3） 分類編目。 “分類編目” 是期刊管理的基礎，是最費時間和精力的工作， 編目精準度的高低直接影響到期刊上架展示的效果。 編目的目的是將相同學科的期刊資料組織在一起， 同時體現出各學科之間的關聯和層次結構； 也可以將相關期刊資源有所偏重地加以組織， 以適應讀者的需要， 為讀者查閱提供最大的方便， 提高期刊資料的利用率。 “人大復印資料” 是已經編好類目的， 所以直接錄入 “類目” 列中即可。在現階段期刊沒有統一編目的情況下， 郵發與非郵發期刊、 外文期刊、 贈閱期刊可以根據本館管理需要，參照 《中國圖書分類法·期刊分類表》、 《中國核心期刊目錄》 等進行分類編目， 編好的 “類目” 填入相應列標題下的空格之中。
（4） 排序。 以 “類目 ” 列標題為主要關鍵字 ， 選擇 “升序” 對電子表格進行排序。 這是流水號期刊管理的 “點睛之筆”， 是不可缺少的關鍵環節。 不以 “類目” 列標題為主要關鍵字進行排序， 前面的編目工作就會失去其意義。 之所以選擇 “類目” 列標題而不選擇其它列標題作為主要關鍵字進行排序， 是因為只有這樣才能使期刊管理做到井然有序， 才能反映館藏期刊的 “樹形目錄 （知識） 結構”。 需要特別指出的是，必須以 “類目” 列標題為 “主要關鍵字” 對 “現刊管理 Excel 工作簿” 中的所有電子表格都進行排序， 才能達到理想的效果。
（5） 添加 “流水號”。 這是 “流水號現刊管理法 ”在電子表格的制作過程中最后的關鍵環節。 流水號的作用從表面上看是固定某一期刊在期刊架上的位置，從本質上看是表明這一期刊在樹形知識結構中所處的位置。 通過按照 “流水號” 上架期刊， 可以使之前的“編目 、 排序 ” 工作成果展現在期刊架上 。 以 “拖拉法” 或 “自動填充法” 在 “流水” 號列標題下為所有期刊添加流水序列編號即可完成。 需要注意的是， 所有展示期刊應該統一在一個大 “流水” 之中。
（6） 標注 “流水號”。 在期刊的左上角處標注流水號碼， 這項工作在期刊 “簽收登到” 時進行。 在電子表格中用 “查找” 法搜索期刊并 “登到”， 同時將期刊對應的流水號抄寫到期刊封面的左上角處即可。
（7） 期刊上架 。 期刊的流水號與期刊展示架的流水號一一對應上架。
3.2 期刊展示位的流水號管理 （如附圖）【圖略】
期刊展示位流水號管理的目的是給每一個 “展示位” 或期刊盒取一個名字， 使其具有惟一性和有序性特征。 管理方法如下：
（1） 編、 貼 “流水號”。 將期刊展示架上的每一個展示位全部編上流水號并貼上標簽。 注意標簽不要貼在容易被期刊遮擋的地方。
（2） 制作期刊分類指示標牌 。 根據當年制作的期刊流水號管理表制作指示標牌， 并置于期刊展示架的醒目位置。 分類指示牌不僅是讀者泛舟書海的燈塔、行走書山的路標， 同時也是揭示館藏的重要手段。 分類指示牌由流水號和目錄名組成， 如： “56-66 哲學”、“241-270 人大復印資料” 等等。 由于各館所訂期刊一般每年都有變化， 所以分類指示牌也要每年更換一次。
4 “流水號識別現刊管理法” 存在的問題和解決渠道
期刊編目工作專業性強、 工作量大， 是規范性管理不可缺少的環節。 目前絕大部分圖書館都在分類編目方面花費不少的人力物力， 多少年來大家都在為同一本刊物做著同樣的分類編目工作， 這不僅是社會財富的浪費， 更是人力資源的浪費。 如果所有公開出版的期刊都能夠效法 “中國人民大學復印資料” 的做法，按照國家統一標準從 “源頭” 上做好分類編目， 并如期刊代碼一樣在期刊的征訂和印刷信息上加以反映，那么上述問題便可以迎刃而解， 期刊管理工作也必將更加規范高效、 更上一層樓。
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