所謂行政效率，指的就是行政機構和行政人員在管理國家的政治、經濟、文化、社會等事務的行政活動中速度的快慢，質量的好壞，以及行政投入與產出之間的比率。行政效率是對行政管理過程的實施效果進行測量的一個概念，它是數量與質量的統一，是經濟效益、組織效益與社會效益的統一體。行政效率的高低關系到國家整個的行政系統的運轉，關系到國家、政府和黨的發展。
1、 機構設置對行政效率的影響關系
行政機構是行政管理工作的載體，行政機構設置是否合理直接影響到行政效率的高低。行政機構的科學設置，能使機構合理有效，實現科學的精簡，進而就能使行政效率得以提高，就能限制和制止官僚主義現象的蔓延。
機構設置首先需要我們把行政組織作為一個整體，用全局觀念來把握行政機構的整體布局，以充分發揮行政機構的整體功能、整體效益。如果僅是從某一部分、從某一部門出發設置機構，就會破壞行政機構的合理性、影響整體功能的發揮。在設置任何一個機構時都必須把它放到行政系統的整體中去看待，依據其職能大小以及在行政系統中的地位、作用，來確定機構的性質、地位、任務、職權、內部機構設置、人員編制等。只有這樣，才能協調整體與部分、部分與部分的關系，使行政機構形成一個有機整體，從而獲得最佳的整體效能。反之，會造成組織機構的龐大臃腫，使得部門職能分類難以理清，造成管理層次過多，中間的層次過多，就會增加工作的時間和工作量。
其次，行政職位的設置同樣也是影響行政效率的重要因素之一。任何一個行政機構，其行政職位的數量應當取決于這個機構的地位、任務、職責范圍，圍繞其職能而設置，必須從系統的整體性角度考慮如何設置才能獲得最大的行政效率。行政組織中，通常設有較多的副職，勢必會造成政出多門，多頭領導，人浮于事。正如 1958年英國著名學者帕金森在其《帕金森定律》一書中，指出的官僚機構的運動規律，“生長膨脹——再膨脹——直至衰亡”，被稱“帕金森定律”。帕金森通過對英國官場的多年研究，發現一個具有諷刺式的公式 ：政府官員總是按固定比率增加，而消耗于內部扯皮的時間也就隨之增多，效率就越是低下。他認為，一個不稱職的官員，不外三條出路：一是申請退職，主動讓賢；二是找一個能干的人來協助自己工作 ；三是找兩個比自己水平低的人當助手。第一條路是行不通的，因為會失去權力 ；第二條路也不行，因為能干的人會成為自己的對手 ；只有第三條路最適宜。于是兩個平庸的助手分擔了他的工作，他自己則高高在上發號施令。兩個助手既然無能，也上行下效，再為自己找兩個更加無能的助手。如此類推，就必然機構臃腫，人浮于事，相互扯皮，效率低下。
當前，西方國家的行政機構設置精簡，工作高效，主要是得益于推行大部制度。大部制即為大部門體制，就是在政府的部門設置中，將那些職能相近的部門、業務范圍趨同的事項相對集中，由一個部門統一管理，最大限度地避免政府職能交叉、政出多門、多頭管理，從而提高行政效率，降低行政成本。將職能相似或是相同的部門裁撤合并，把聯系緊密的職能部門集中在一個大部門統一行政職權，實現行政部門業務綜合化，可以大大減少部門之間的職能重疊交叉，簡化行政工作的流程和環節，有利于建立精簡、高效的行政系統，形成完整高效的行政系統。
因此，我們要積極推動行政機構改革，精簡機構，精簡人員，做到機構設置科學化、合理化、法制化。
2、當前行政機構設置造成行政效率低下的原因及表現
2.1 行政機構龐大、臃腫、重疊
重疊的機構和數量龐大的工作人員就構成了一個極其臃腫、運行遲緩的行政系統。首先，行政機構規模擴大的趨勢只增不減，擴張速度相當迅速，行政機構臃腫重疊，部門林立，工作人員數量龐大，人浮于事。重疊的行政機系統，就造成了運作成本居高不下、資源耗費巨大和行政效率低下，無法保證行政組織的效率與活力。
其次，行政機構設置不科學不合理，職責權限不清，許多行政組織的機構設置老成，滯后于行政組織的發展。職能劃分不明確，導致部門之間的矛盾與沖突。容易辦的事、有利可圖的事，各部門相互爭搶，導致政出多門，多頭領導，手續繁復 ；而難辦的事、無利可圖的事則相互推諉，相互扯皮，無人問津，直到事情緊急不得不管，或是出現問題不得不管，這樣自然會造成行政效率低下。
2.2 管理幅度不當、管理層次過多
管理幅度過大，則管理方式必然粗放，無法兼顧諸多細節，而管理幅度過小，則管理的事物又過細，工作缺乏創新、活力，會影響下級積極性的發揮，極易產生官僚主義，影響組織的健康發展。管理層次過多，行政機構就會龐大臃腫，運轉不靈，造成各機關部門相互推諉扯皮，浪費人力財力物力，工作效率自然不高。組織中的管理幅度與管理層次之間是相互制約，相互影響的。管理的幅度越大，相應的管理層次就越少，管理幅度越小，管理層次越多。當前，中國的行政組織一般是處于管理層次過多，管理幅度較小的狀態，目前來說，中國五級制政府，比其他國家至少多出一到兩個層級。過多的層級就造成了組織層級體制化，內部信息溝通不暢，組織協調困難，各部門職能與權限不匹配，使得行政工作力所不能及，導致行政效率低下。
2.3 各部門各層次之間的行政溝通協調不暢
行政組織內部缺乏有效的溝通協調機制，是我國行政組織實際工作中普遍存在的現象，這也是我國目前行政組織效率低下的一個重要原因。長期以來形成的程序化的工作特點，導致了，部門之間的溝通協調程序化，缺乏靈活性，這樣就造成了行政組織雖然重視內部之間的溝通，但還是存在著相當嚴重的溝通無效的的現象。造成溝通協調不暢主要是因為 ：一是行政溝通不暢，組織各部門之間的難以統一協調，各行政組織間、行政組織內部職能部門之間相互扯皮、相互推諉甚至扯后腿的現象一直存在。二是行政組織各部門之間信息在傳遞過程中的扭曲，信息得不到完整準確的傳遞。行政組織層級較多形成一長串的層級鏈，過長的層級鏈會使信息在傳輸過程中失真、失效，從而導致部門之間的溝通協調無效。
2.4 權責體系不合理
權力過于集中，職責范圍不清晰，工作關系不協調。行政組織的各級行政機構之間經常存在著職責交叉重疊、分工不清，上下級之間的職能錯位，權力與職責不匹配等問題，都是由于行政組織中的權責體系不合理造成的。職責大而缺少權力，會造成行政人員淪為為政策執行的工具，整個行政體系就會如同一潭死水，死氣沉沉，缺乏活力。權力大而職責小，又會造成組織內部行政人員工作隨意性較大，會引發濫用權力和以權謀私的狀況，極易滋生官僚主義的風氣。
3、 機構重置——提高行政效率的組織途徑
科學合理的機構設置是行政組織得以有效運轉的內部保障，也是能進一步影響到行政效率的關鍵，因此，機構設置科學合理十分必要。要做到機構設置科學合理、精簡高效要做到以下幾點 ：
3.1 精簡機構
第一，裁撤多余機構，合并重復機構。按照精簡和效能的原則，根據行政管理工作的實際需要設置機構，撤銷多余的機構，合并重疊的機構，減少組織的中間層次。裁撤合并臨時機構和非常設機構，特別是為解決暫時性問題而設置的臨時機構要在工作結束后及時撤除，以免造成行政資源的浪費，機構的閑置及行政人員的冗余。
第二，精簡行政人員，科學設置崗位。行政機構中人員的大量冗余，不僅會增加行政成本，造成行政資源浪費，而且會造成行政機構效率的降低。因此，行政組織中各級各類機構內部要編制合理，因事設崗，因人設崗相結合，部門人員的比例要設置得當，裁減多余閑置的人員，不設不必要的副職和虛職。
第三，精簡機構是一場革命。行政機構已經進行過多次的精簡機構、精簡行政人員，取得機構改革的一些進展，但是，這些改革工作困難重重，依然存在許多亟待解決的問題。因此，我們在肯定成果的同時也要看到 ：目前從中央到地方各級行政機關，仍是機構設置繁雜，人浮于事現象十分嚴重，造成行政效率低下，現在我們要提高行政效率，就必須減少行政機構的崗位和人員數量。1、在同一級行政機構中，要提高效率就必須撤銷那些重復相同管理職能的機構 ；職能重復，必然導致政出多頭，既影響效率，更容易導致各部門與行政人員之間的矛盾和相互扯皮，導致行政運作不靈。2、要將不適應經濟、政治、社會發展的機構裁撤，而且在精簡機構的同時，還要精簡行政組織工作人員。精簡機構人員的同時，要注重妥善安置被裁撤的人員，避免社會矛盾的激化。對于行政機關中的人員，要不斷提高他們的素質，素質越高，所需人員就越少，行政工作就越有效率。
3.2 確立適當的管理幅度和組織層次
行政組織的組織結構要達到科學化、合理化，必須遵循科學設置原則，妥善的處理結構層次問題。組織層次和管理幅度是密切聯系在一起的，在構建組織的結構時，必須從組織的實際出發來確定管理的幅度和層次的多少，即應根據組織任務的性質、工作難度與數量來確定兩者的最佳契合度。
管理幅度和管理層次統一協調是決定行政效率的又一關鍵因素。管理幅度和管理層次有著許多因素的影響，這就要求各級行政機構要根據自身的具體情況，因地制宜、實事求是地考慮各種影響因素，運用各種方法，來確定適宜的管理幅度和層次。這就要求 ：行政工作人員要具有較高的職業素養和能力。領導具有較強的領導能力和決策能力，下屬具有較強的執行能力，是保證管理幅度和層次有效調整的重要因素。根據實際的組織情況，因地制宜地采用不同組織結構形式。當行政工作相似或相同的時候，可以采用管理幅度較大，管理層次較少的組織結構形式 ；當行政工作任務差異很大的時候，可以采用管理幅度較小，管理層次較多的結構形式。
當行政人員缺乏經驗時，可縮小管理幅度，這樣能加強對行政人員的指導，適當增加管理層次 ；當行政人員的能力、水平相對較高時，可增加管理幅度，相應的縮減管理層次，促使行政人員發揮創造性思維，增強其工作的主觀能動性。
3.3 加強部門之間的協調溝通
針對目前行政部門中存在的溝通不協調等嚴重影響行政效率提高的種種問題，我們應實事求是，排除干擾，疏通提高行政效率的渠道。第一，要樹立全局觀念，各職能部門應該實行資源共享、合作辦公，面對重大問題或需要多部門合作的事務，要做到恰談協商，面對面的交流合作，加強機關、部門的協調溝通。第二，明確行政機構的辦公流程。明確各級部門及人員的職權，合理劃分權限，使各自有權在自己的職責范圍內獨立處理有關事務 ；制定相應的具有規范性的規章制度，使辦公流程制度化。第三，實現行政辦公的現代化、自動化。各機關部門之間建立能夠有效地溝通的系統，如便于交流的聊天軟件，可文字交流、語音和視頻交流、文件圖片傳輸等，第五，建立多種溝通途徑。如，各部門可對重要公文進行摘登，對重大問題采取會議總結的方法，及時溝通各機構各部門之間的業務信息，這樣，就可做到部門協調，溝通有效，減少沖突。
3.4 合理劃分權限
第一合理劃分同級部門之間的權限。如果職能劃分過細，行政部門設置過多，往往就會出現職權交叉、重疊的現象，導致行政管理活動中出現互相扯皮、相互推諉的現象。因此，在行政部門間，應合理配置職能，消除部門之間職能交叉、重疊的現象，提高行政效率。
第二合理劃分部門上下級之間的權限。如果上級部門權力過大，過于集中，必然造成下級部門職能無法正常發揮，產生包辦代替下屬部門職能的現象，導致下級行政機構的積極性不高，閑置浪費。應當科學的劃分中央與地方政府間的事權關系和職責范圍，在劃分權限是，要根據職能對口設置而不是部門對口設置，要將中央的機構改革與地方機構改革結合進行。
第三合理劃分常設機構與臨時機構之間的權限。行政管理是個動態過程，隨著社會事務的日益復雜，除常設行政機構行使日常職能之外，經常會出現一些臨時性的工作任務，需要設立臨時性的機構進行處事，臨時機構的只能是臨時存在，工作任務一旦結束，就應該及時撤銷臨時機構。
3.5 建立健全嚴謹的規章制度
我國現行法律對于行政機構設置的規定是籠統的，分散的和不明確的。在目前關于行政機構設置的法律規范模糊不清、缺乏系統完備的情況下，要按照現行法律法規和黨的方針政策所規定的基本原則及程序來設置行政機構。
建立健全行政法規和日常工作制度，是提高行政效率的重要保證。首先，行政人員要樹立依法行政的意識，根據法律法規來開展行政工作。其次，建立健全各種行政法律規范，做到行政行為有法可依，依法開展行政工作，用法律明確規定行政機構的職責范圍和工作程序，再次，建立和健全各項日常辦公制度。根據各部門的實際情況，分別做出適用于本部門日常工作的程序性規定 ；明確崗位的權責劃分制度，做到權責一致 ；制定工作時限制度，明確規定工作進度和時限要求，避免辦事拖拉給行政工作帶來的效率低下 ；制定工作效果評估制度也十分必要，定期對部門及行政人員的工作效果進行評估，發現缺陷和不足，及時作出改進，從而提高工作效率。
行政機構的工作效率、社會的綜合效率都與行政機構的運行有效緊密結合在一起。行政機構運轉低效，會使行政機構僵化，導致行政系統癱瘓。因此，為了不斷的提高行政效率，我們必須要是行政機構有效運轉，這就要求行政機構設置要科學合理。
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