近年來,在“信息化帶動工業化”的推動下,ERP 系統成為現階段企業信息化主導應用軟件的核心系統。隨著集團公司信息部 2012 年下發的《實施 ERP 登高計劃指導意見》要求,將會進一步發揮 ERP 系統在中國石化的核心價值作用,應用效果也將得到更顯著的提升。同時,ERP 系統管理在重慶公司快速發展的軌道上起到了舉足輕重的作用,應用成效更是顯而易見。
1、 ERP 概述
1. 1 ERP 的管理思想
ERP 是企業資源計劃\\( Enterprise Resources Planning\\) 的簡稱,蘊含現代化的企業管理理念,其核心是在制造資源計劃\\( MRPII: Manufacturing Resources Planning II\\) 基礎上進一步發展而成的面向供應鏈\\( SupplyChain\\) 的管理思想。ERP 的主要宗旨是將企業的各方面資源\\( 人力、資金、信息、物料、設備、時間、方法等\\)充分調配和平衡,為企業加強財務管理、提高資金運營水平、建立高效率供應鏈、減少庫存和降低成本、提高生產效率,提高客戶服務水平等方面提供一種管理手段?？蓮墓芾硭枷?、軟件產品、管理系統 3 個層次進行設計。對于企業來說,ERP 首先應該是管理思想,其次是管理手段與信息系統,ERP 軟件是體現 ERP 思想和方法的計算機軟件,是實現 ERP 系統一個工具。
1. 2 ERP 系統及特點
ERP 系統是采用現代信息技術,集成 ERP 管理理念與企業業務實踐,借助于 ERP 應用軟件來實現現代企業管理模式的企業資源管理平臺,旨在對企業的多種資源進行科學地計劃、管理和控制。ERP 系統首先為采購、生產、庫存、銷售、財務等業務人員提供一個統一的操作平臺,其次為預算管理、資金運作、成本控制、供應商管理、客戶管理等提供必要手段,在此基礎上為企業決策、優化生產、績效管理等提供信息支撐。
ERP 系統主要特點是集成性、模塊化、功能性、開放性、適應性等,其中集成性是 ERP 系統的最主要特點。集成性: ERP 把邏輯上相關聯的業務緊密的連接到一起,重復工作和多余數據被完全取消,規程被優化; 模塊化: ERP 的模塊結構使用戶根據業務管理需求靈活地選用部分模塊; 功能性: ERP 提供了一整套經營管理業務功能,每個業務由不同的功能模塊組成; 開放性: ERP 軟件的體系結構符合國際公認的標準,使客戶得以突破專用硬件平臺及專用系統技術的局限,可以方便地與第三方軟件產品有效地集成; 適應性: 系統中方便的裁剪方法使之具有靈活的適應性,從而能滿足各種用戶的需要和特定行業的要求,能滿足應企業機構重組、業務兼并等需求。
1. 3 ERP 的解決方案
SAP R /3 是 mySAP ERP 解決方案的核心,是一個基于客戶 / 服務器結構\\( C / S\\) 或瀏覽器 / 服務器結構\\( W/S\\) ,開放、集成的企業資源計劃系統。其功能主要覆蓋企業的財務、后勤\\( 工程設計、采購、庫存、生產銷售和質量等\\) 和人力資源管理等方面,主要包括財務會計\\( FI\\) 、管理會計\\( CO\\) 、資產管理\\( AM\\) 、資金管理\\( TR\\) 、項目系統\\( PS\\) 、銷售分銷\\( SD\\) 、物料管理\\( MM\\) 、工廠與設備維護\\( PM\\) 、生產計劃\\( PP\\) 、質量管理\\( QA\\) 、人力資源管理\\( HR\\) 等模塊。
2、 中石化重慶公司 ERP 的發展歷程
中石化重慶公司 ERP 最早上線于 2008 年 11 月,當初隸屬于銷售川渝分公司。上線的模塊主要有財務會計\\( FI\\) 、管理會計\\( CO\\) 、資金管理\\( TR\\) 、項目系統\\( PS\\) 、銷售分銷\\( SD\\) 、物料管理\\( MM\\) 、工廠與設備維護\\( PM\\) 等 7 大模塊。2009 年底重慶公司獨立后,ERP 系統于 2010 年 6 月成功實施了與四川石油分公司拆分與優化提升。目前上線的模塊主要有財務會計\\( FI\\) 、管理會計\\( CO\\) 、資金管理\\( TR\\) 、項目系統\\( PS\\) 、銷售分銷\\( SD\\) 、物料管理\\( MM\\) 、工廠與設備維護\\( PM\\) 、人力資源管理\\( HR\\) 等八大模塊。
2010 年,中石化重慶公司 ERP 系統上線架構包含江南、三峽、涪陵 3 個分公司和惠通油料、渝輝油料 2個子公司。到 2012 年底,中石化重慶公司 ERP 系統架構已發展成為江南、三峽、涪陵、永川等 7 個分公司和惠通油料、渝輝油料、和光銷售等 29 個子公司。伴隨著中石化重慶公司發展規模的不斷壯大,ERP 應用范圍將更加廣泛,中石化重慶公司管理水平也會進一步提升。
3、 ERP 管理運行的成效分析
3. 1 加強了企業財務預算與集中管理,實現資源的有效配置
3. 1. 1 財務集權管理,賬期得到統一控制
重慶公司目前擁有 7 個分公司和 4 個控股公司。由于分\\( 子\\) 公司比較分散,若按照以前財務多級核算的管理模式,隨著公司規模的不斷擴大,勢必造成分\\( 子\\) 公司財務人員工作量的加大和人工成本的增加,資金也難以集中控制。ERP 系統實施后,會計核算中會計科目由多級優化為一級。財務人員的職能也從重核算、輕管理向重管理、輕核算轉變。同時 ERP 系統將傳統的各個分\\( 子\\) 公司獨立形成的信息孤島進行整合,從而使公司可以更好地實現集權式的財務管理模式,使市公司層面將注意力集中于財務管理和領導的功能,通過制定財務制度并在 ERP 系統中固化這些制度和流程控制點,就可以對公司內部各成員的財務工加強監控和管理。而公司最為關注的分\\( 子\\) 公司盈利情況和自身投資的回報、資金的收益信息都可以利用ERP 系統的平臺進行提取和監控,實現賬務的集中管理。
利用 ERP 系統,可以實現統一控制賬期管理,對于財務管理也是極其重要的。由于各分\\( 子\\) 公司與市公司在一個操作系統平臺中,賬期的控制就可以由市公司統一管理,而這種統一的賬期控制不只是公司統一政策的體現,更重要的是最大限度的保證財務統計數據口徑的完整性以及財務對外報表報送的準確性和合理性。
3. 1. 2 事前預算控制,降本壓費見成效
編制預算是根據已發生業務的情況并考慮公司未來的經營發展狀況綜合考慮進行。財務計劃的核心作用在于分析預算和實際執行情況的差異并做出必要的調整,這在傳統財務核算系統中是比較薄弱的環節。而且由于業務流程獨立于財務控制范圍之外,很多單位只有到業務事項需要確認應付賬款或需要付款時才能了解該項業務是否在預算范圍內,對預算的控制也只能是事后復核。不僅降低了預算的約束力,也為公司財務管理、經營管理帶來隱患和弊端。ERP 系統實施后,可以利用與業務流程的全面整合,根據業務發展的需要制定出更加合理的預算編制模版,利用統一平臺對整個分\\( 子\\) 公司進行統一的預算編制管理。
并能根據業務計劃的變化實現對預算基礎和預算版本的修改和控制。對公司的業務起到事前預算、事中控制、事后準確核算的作用,真正實現了預算對經營管理的指導監控作用,提高了財務對資金管控的力度。中石化重慶公司就是通過建立“年度預算、季度安排、月度執行”的全面預算管理體制,將預算分解到機關各部門和分\\( 子\\) 公司、各庫站。并推進全員成本目標管理,重點加大銷貨運雜費、加油\\( 氣\\) 站操作費、修理費、財務等大額費用管理,控制好差旅費、車輛費等公務性支出,降本壓費效果明顯。
3. 1. 3 優化庫存結構、資源統籌得到平衡
市場競爭日趨激烈,需要及時進行庫存的分析和管理,不斷提高反應速度,減少決策失誤,減少儲備資金占用率。因此如何進行庫存管理就顯得更為重要。ERP 系統實施后,ERP 系統能夠實時反映物料庫存動態和消耗情況,通過對庫存的實時監控,可以及時發現不正常的庫存情況,以便及時調劑處理,確保庫存結構合理; 利用 ERP 系統強大的信息分析功能,跟蹤和分析物料的消耗情況,制定合理的安全庫存,減少因人工平衡失誤而形成的庫存積壓,從而達到優化庫存結構、資源統籌平衡。2010 年初因國際油價上漲、消費需求回升和調價預期強烈等有利因素,中石化重慶公司管理層做出及時市場反應,積極向總部和大區公司匯報,提前做好資源預申報工作,提高資源到位率,擴大庫存,當期效益得到顯著提高。同年 5 月,消費需求萎縮、市場資源充裕、庫存高位、進銷價格倒掛,管理層又馬上采取“貼近市場、擴銷降庫”的經營策略,有效的防止因庫存積壓占用大量儲備資金的風險。另外還充分發揮唐家沱中心庫作用,根據銷售需求,均衡擺布資源,減少社會油庫寄存量,降低質量風險和倉儲費用。
3. 2 加強了企業風險防范,實現銷售信息化與企業特色化發展
3. 2. 1 項目在線管控,實現有效發展
項目系統是對以項目形式組織的工程項目和一般項目等進度、計劃和成本等進行控制和管理。主要由項目結構管理、項目分類、可研立項、項目設計、成本和預算管理、設備及物資采購庫存管理、項目實施及進度管理、驗收和決算管理、項目資金管理、項目統計分析等功能組成。中石化重慶公司作為區外公司之一,前兩年的發展思路主要是發展投資,搶占市場,增加市場占有率。這樣工程管理顯得尤為重要。ERP 系統的實施,實現了項目的過程監控。項目初期采取發展、企管、財務、審計等部門全程參與項目談判論證,既從源頭上防控風險,又提高了工作質量。二是建立項目預審和最終決策兩級程序,嚴把質量關。三是全面落實項目責任制,做到“項目有人管、進度有人跟、工期有人催”,對項目實施進度、實施質量等進行全程督辦督查,縮短建設和投產周期。本著“今天的投資就是明天的成本”理念,做到項目有始有終,實現有效發展。
2012 年上半年投資計劃總體執行率 90% 。其中,加油\\( 氣\\) 站計劃執行率 96% ,油庫計劃執行率 26% 。
3. 2. 2 與內控相結合,風險防控得到加強
以“規范管理年”活動為契機,以 ERP 系統為載體,全面修訂內控制度 50 多個適用流程,并根據業務特色增加了天然氣控制流程。根據內控內部控制要求的職責分工,合理設置用戶、角色和權限,將價格的制定權限、客戶名單的管理權限和銷售單的編制、收款權限分開,由具有相應授權的部門和人員分別執行,通過系統將人為風險降低到最小化。完善業務流程操作實施細則,嚴格執行銷售審批和結算管理規定。重點針對“四單匹配”、價格管理、信用管理、風險提示、發票管理等健全規章制度,狠抓執行到位,防范經營風險。
在油庫,嚴格執行“油品收發七步法”等操作流程,規范作業行為。同時開展資金和經營風險等級評價,對公司現有的 62 個銀行賬戶進行維護,加強對個人賬號的管理,確保資金安全。加強外采風險防控,堅決執行“三不采”原則,強化供應商管理,規避外采風險。加強資產管理,提高資產回報率。重視固定資產管理,以信息技術為基礎,明確價值管理部門、實物管理部門、使用部門三方職責,強化實物臺賬管理,完善資產調撥等手續,做到“賬實相符”。
3. 2. 3 銷售管理信息化,市場份額不斷提升
銷售作為企業利潤和現金流量的直接源泉,其管理質量直接影響企業生存和發展。傳統銷售模式中,對客戶和價格缺乏動態、及時和規范化管理,尤其偏遠地方很可能因信息傳達不及時,價格維護不到位。還有對客戶的信息不共享,造成企業損失的案例也不在少數。特別資源緊張期間,銷售信息化管理需求更加突出。ERP 系統實施后,整合了跨部門的信息,實現了銷售業務實時處理和在線控管。通過實時查詢庫存信息、在線審查客戶信用狀況、系統自動定價、在線跟蹤銷售定單完成情況等功能,有助于縮短銷售到回款的周期、改進客戶服務、簡化操作,減少壞賬和死賬的發生率,降低風險。重慶公司按照“全額保供忠誠客戶,努力爭取優質客戶”原則,加強客戶細分和分級管理,實施差異化定價和個性化服務,建立了穩定的銷售渠道。2011 年上半年,國際油價高位運行,煉廠生產積極性不高,中石油管道故障頻繁,進渝油品減少。但重慶當時處于傳統銷售旺季,工況企業用油需求攀升。面對如此復雜的市場形勢,管理層審時度勢,及時改變經營思路,市場占有率從上年的 23%提升至 26%,市場份額有效提升。
3. 2. 4 特色業務并重,發展前景可喜
天然氣業務是中石化重慶公司的特色業務,在踐行“綠色低碳、清潔環?！毙蜗蟮膽鹇韵?對天然氣管理提出更高要求。與成品油不同的是,總部沒有相關天然氣業務的 ERP 標準模板。中石化重慶公司根據業務特色流程,精心調研,簡化進銷存流程,最后將母站和子站在系統中成功上線,擁有重慶市第一套母子站銷售系統。ERP 系統的實施,強化加氣站輸差管理,改變了以往加氣站經營普遍存在損耗的慣例。同時深化與公交公司、工礦企業等用氣大戶合作,并以創利為目標開展直銷業務,天然氣銷售收入占到總銷售收入的3% 左右。隨著 L-CNG 子站的推進和標準站的加快實施以及車用 CNG 經營能力的提升,天然氣業務發展前景將一片光明。
3. 3 促進了企業人才的培養,提升了企業管理水平
關鍵用戶是指在 ERP 實施過程中代表企業提出具體業務需求、全程參與整個項目實施、負責對最終用戶進行培訓,系統上線后負責對系統進行支持和維護的業務骨干。因此 ERP 系統實施時,對關鍵用戶的選拔也非常嚴格,條件是部門的業務骨干,熟悉企業、本部門和應用領域的業務內容、運作流程和管理要求,具有豐富的專業背景和實際工作經驗; 對信息技術具有較強的領會和接受能力; 具有較強的全局觀念、溝通表達能力、團隊合作精神和責任心; 能夠保證時間和精力投入 ERP 實施工作。中石化重慶公司在關鍵用戶人才培養上非常重視,2010 年中石化重慶公司獨立后將市公司關鍵用戶全部評為主管職稱。通過兩年的ERP 相關工作的鍛煉和成長,2012 年 11 名中的 6 名已提升到更高一級的管理崗位上。同時為盡快擴充關鍵用戶的隊伍,2012 年下旬在公司人才隊伍建設專題會議上,領導班子專門提出由信息處牽頭,會同各相關部門加快 ERP 關鍵用戶隊伍的擴充和培訓工作,盡快培養出一支業務嫻熟、能完全滿足公司 ERP 工作需求的專業隊伍,從而整體提升公司管理水平。
4、 結束語
總之,ERP 作為一種面向供應鏈管理的現代企業管理思想和方法,有助于優化企業內部資源,提高管理績效,有助于工作方式的自動化和管理效率的提高。推進企業 ERP 應用,是一種手段、工具和方法,目的是努力促使企業管理水平和生產力水平實現跨越式發展,提高企業競爭力。中石化重慶公司將按照總部登高計劃不斷深化和規范 ERP 的應用,整體提升企業管理水平。
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