全面預算管理作為一種有效的內部控制手段,已被國內外眾多成功公司廣泛接受。全面預算管理作為內部控制的基礎,使得內部控制的措施能夠得以全面落實,并且全面預算管理在目的、流程及地位上都對產險公司的內部控制起到統馭作用。產險公司可以因地制宜地構建科學合理的全面預算管理系統,實現全員、全過程和全方位的內部控制,提高產險公司管理水平,提升產險公司績效,增強產險公司競爭力。
一、推行全面預算的特點及作用
(一)全面預算的特點
全面預算管理是現代公司制度的重要組成部分,是產險公司落實戰略規劃、實現經營目標普遍采用的管理方法,具有“全面性、協同性、嚴肅性”的特點。
一是全面性。全面預算強調預算管理涵蓋產險公司全部經營業務。全面預算是一項全員參與、全方位管理、全過程控制的綜合性系統管理活動。其管理內容不僅包括財務預算,還包括業務承保、理賠、投資、資本性支出等各類業務預算,涉及產險公司人、財、物管理的各個方面。全面預算強調預算管理涵蓋預算工作的全過程,形成閉環管理體系,其管理環節不僅包括預算的編制,還包括預算調整、執行、控制、分析、考核等一系列管理活動。
二是協同性。全面預算強調產險公司內部與外部經營要素的協同,產險公司要根據內外部經營形勢發展變化,科學制定預算目標并適時動態調整,確保全面預算能為戰略的有效實施提供保障。全面預算強調財務與業務的協同,財務部門、各業務部門要共同圍繞價值創造和風險管控,分兵把口、協同作戰,共同承擔預算管理職責,以實現經營活動的全過程管控。
全面預算強調上下協同,對上與出資人、與政府部門的監管要求銜接一致;對下要注重公司總部與所轄分支機構協同,確保上下目標一致、行動一致。
三是嚴肅性。強調全面預算的約束力和執行力。全面預算是按照規定程序編制,并經過產險公司決策機構審查、批準的經營管理總體方案,是統籌指導產險公司各項經營活動的具體行動指南,對產險公司所有經營活動和資金運動具有嚴格的執行力和約束力。全面預算一經確定,必須確保認真實施,所屬分支機構層層細化分解預算方案,使產險公司每一個分支機構、每一個部門、每一位員工都有明確的目標,并據以進行考核獎懲,充分發揮激勵約束作用。
(二)推行全面預算的作用
產險公司推行全面預算管理和加強內部控制體系建設是財務管理工作的重中之重,而產險公司落實經濟責任、實施戰略和考核績效最有效的工具就是建立有效的全面預算管理體系。
一是使產險公司管理重心前移,將事前綜合平衡、事中控制和事后考核評價結合起來,形成管理的閉環流程。全面預算管理改變了原有的管理方式,將經營活動變為項目管理,項目動支前必須先有預算,通過預算對項目從開始到實施完工所需的財務資源以及非財務資源進行合理配置,將公司的業務流和資金流有機地結合起來,并對其過程進行監控,對結果進行考核,實現項目投入產出的最大化。
二是改變了組織的結構和業務流程,實現其再造。產險公司實行全面預算管理,首要任務之一就是要劃分責任主體,明確責、權、利。
原有的組織結構是否適應全面預算管理的需要,是否能夠劃分出明確的責任主體,通過實施全面預算管理都會凸現出來。而要解決這些問題,產險公司必須實現組織結構和業務流程的再造,最終實現產險公司的業務流、資金流和人員流的整合。
三是強化成本管理,充分挖掘產險公司的內部潛力,增收節支,實現投入產出比最大化。
在全面預算管理收入確定的情況下,為了完成利潤預算目標,產險公司需從成本管理上下功夫,通過預算管理,將費用指標層層分解,制定一系列控制成本費用支出的辦法和措施,在內部充分挖掘,從而達到從成本中找利潤。
四是有效地實現集權與分權管理相結合,充分體現雙層的經營管理體制。首先,通過產險公司的年度預算經營目標的層層分解,將各部門、各分支機構的經營行為統一到同一目標和軌道上來,在產險公司高層的統一領導下,使全體員工為了同一個共同的目標而奮斗;其次,明確了責、權、利,各責任主體就有了一定的自主權,為了完成下達的任務,可以自主行事。
五是增強產險公司全員參與管理活動的積極性。通過全面預算管理明確責、權、利,使全面預算管理安排與各責任主體的工作特點結合得更緊密,使各責任主體明白了為誰干,干多少,能得到多少利益,應承擔多大責任,使每個員工真正做到“胸中有全局、心中有計劃、辦事有依據、過程可追溯、結果有記錄、效果可考核”,使戰略目標真正成為產險公司每一個人的奮斗目標,更好地發揮各分支機構、各部門和全體員工的積極性。
二、產險公司全面預算與內部控制的關系
(一)全面預算管理是產險公司內部控制的基礎
20世紀90年代,美國反虛假財務報告委員會的發起組織委員會(COSO)提出專題報告:
《內部控制--整體架構》,也稱COSO報告。該報告認為內部控制整體架構由控制環境、風險評估、控制活動、信息溝通和監督五項要素構成。從這五個要素出發,證明全面預算管理是產險公司內部控制的基礎。
一是全面預算是控制環境最直接的表現形式。管理層應倡導一種良好的控制環境,內部控制評價的內容之一就是考察員工在編制、執行全面預算的過程中是否認真負責,行為是否規范。
二是全面預算是風險評估的依據。風險評估是指管理當局對目標完成期間內與產險公司相關的承保、理賠、資金、費用管理等風險進行識別、預測,并采取相應避險措施。這種識別、預測與控制,必須有合理的方法,并直接體現在產險公司的全面預算當中??茖W、合理的全面預算是風險評估的依據。
三是全面預算是控制活動的綜合框架??刂苹顒邮菫閷崿F內部控制目標提供合理保證而制定的各項政策、程序和規定。產險公司控制活動可以而且應當納入一個行之有效的綜合框架之中,這個綜合框架就是全面預算。產險公司要根據實際情況與全面預算的差異來分析問題和提出解決方案。
四是全面預算是信息情報傳遞的最高平臺。信息情報傳遞是對產險公司有關的財務或非財務的承保、理賠等信息加以識別、占有,并及時、有序地傳遞給決策者和職責履行者。普通信息在基礎信息管理平臺之上傳遞,而全面預算是關鍵信息情報的最高傳遞平臺。
五是檢查和評估離不開全面預算。檢查和評估是為保證內部控制的適當性和有效性而進行的日常和定期監督、檢查。全面預算指標為這種檢查和評估提供了科學的參照依據。離開全面預算,產險公司將很難有效界定檢查和評估中發現的管理責任。
(二)內部控制措施要依靠全面預算管理來落實
產險公司內部控制的內容涉及組織規劃控制、授權批準控制、文件記錄控制、實物安全控制、職工素質控制、預算控制、業績報告控制、內部審計等八個方面,它們相互配合、相互關聯,形成產險公司的管理控制網絡。如果以職能為主線,則可以概括為預測、決策、計劃、預算、控制、評價與激勵等流程??梢?,全面預算與內部控制在流程上存在共性,它們互相補充、互相促進。預算是內部控制的一項重要內容,而內部控制的措施主要依靠全面預算來落實。
(三)全面預算管理目標對內部控制有一定的統馭作用
全面預算管理目標基本上就是整個財務管理體系目標,統馭著內部控制目標。COSO提出的內部控制整體框架雖然是當今世界公認的最先進、最權威的內部控制模式,但是仍然沒有完全擺脫會計控制模式的束縛,側重于保證財務會計目標的實現?,F實則要求產險公司將財務會計目標、管理會計目標和(傳統)財務管理目標統一為財務管理體系目標,即全面預算管理的目標。因此從目標上看,全面預算對內部控制有一定的統馭作用。
(四)全面預算管理的流程可以用于內部控制,但內部控制的流程不能用于全面預算管理
全面預算管理的流程可以分為六步,即目標確定、編制、匯總審核執行監控、分析調整、考核評價。這個流程十分順暢,它不僅可以用于內部控制,而且可以用于各項財務管理工作。內部控制的方法或內容包括組織規劃控制、授權批準控制、文件記錄控制、實物安全控制、職工素質控制、預算控制、業績報告控制、內部審計等,但難以形成一套嚴謹、順暢的流程??梢?,全面預算管理的流程可以用于內部控制,但內部控制的流程不能用于全面預算。
三、產險公司全面預算管理下的具體內部控制方法
(一)通過機制安排,體現權力控制能力
產險公司的全面預算管理即由承保、再保、理賠、投資、資本性及費用支出等單項預算組成的責任指標體系,又是產險公司整體“作戰方案”,還是到期(年終)獎勵標準、激勵和約束制度的核心,全面預算管理通常以產險公司目標利潤為預算目標,以銷售前景為預算的編制基礎,綜合考慮市場和產險公司營銷的諸多因素,按照目標明確的原則,由產險公司的最高權力機構討論并通過的產險公司未來一定期間的經營思想、經營目標、經營決策的財務數量說明和經濟責任并作為約束依據。產險公司的預算制定后如同一部內部的“憲法”,各責任單位必須執行。全面預算管理本身不是目的,而是為了實施有效的控制,其決定性作用是權力的控制,是通過機械化程序形成的激勵與約束并存的制度來實現的。
(二)明確經營目標,體現目標控制手段
全面預算是實現產險公司內部控制的一個重要方法,以明確經營目標為前提,采取有效的分權管理和控制管理的模式,將產險公司的決策權進行分解,并通過適當授權來進行內部控制,涵蓋著產險公司經濟活動的全過程。從一定的意義上講,全面預算管理控制是年度經濟業務開始之際根據產險公司預計的結果對全年經濟業務的授權批準制體系,是產險公司實現既定目標的前提保證。通過全面預算管理的控制,使得產險公司的經營目標轉化為各部門,各崗位以至個人具體行為的目標,作為各授控單位的約束條件,能夠從根本上保證產險公司經營目標的實現。
(三)構建完整的業績控制系統
從風險管控的角度上來說,全面預算管理可以促進產險公司計劃工作的開展與完善,減小了產險公司的經營風險與財務風險。全面預算管理的基礎是計劃,避免了產險公司因盲目發展而遭受不必要的經營風險和財務風險。從業績考核上來說,全面預算管理是對產險公司多方面計劃的數量化和貨幣化的變現,因此,全面預算管理為業績評價提供了標準,便于對各部門實施量化的業績考核和獎懲制度,也方便了對員工的激勵與控制。全面預算管理對產險公司各部門和其員工日?;顒舆M行了規范,使產險公司經營活動有目標可循,有制度可依,消除了指令朝令夕改、活動隨意變化的現象。
(四)全面預算視角下的內部會計控制體系
一是基礎控制體系。產險總公司如果沒有實行有效的財務管理機制,分、子公司的資金占用缺乏合理的調度,投資回報就難以滿足,這不但會降低產險公司的整體業績,更會拖慢產險公司的發展步伐。而體系中,要求通過產險公司的會計系統、預算系統、資金控制系統和績效評估系統形成統一的控制系統。
二是過程控制體系。全面預算管理內部會計控制制度的建立、監督和實施,必須以全面預算管理為主線設計和建立。這是全面建立預算內部會計控制體系中的最主要的、最實質的部分,應包括預算的執行、調整、結果考核等全過程的全面預算控制體系,從而確保產險公司目標的實現。
三是審計保障體系。健全的內部會計控制一般應具備以下要素:控制環境、風險評估、控制活動、信息傳遞和監控。內部審計作為監控部分是內部會計控制的特殊構成要素,它在整個產險公司的內部會計控制活動中發揮著極為重要的作用,是實現產險公司全面預算控制管理體系的保證。
四、產險公司以全面預算管理為核心健全內部控制途徑
產險公司在成功打造全面預算管理平臺,健全內部控制的途徑主要有:
(一)將全面預算管理與產險公司內部控制融為一體。
沒有充分的內部控制機制作為保證,全面預算管理就有可能流于形式,未能真正得到運用;反之,若沒有全面預算管理的平臺,內部控制體系的建設就可能無法銜接產險公司發展目標,也無法落實到產險公司內部各組織機構進行責任管理。只有產險公司內部控制建立在全面預算管理的平臺之上,將兩者融為一體,才能最大限度地發揮整個管理體系的作用。
(二)以責任預算落實產險公司內部組織機構的管理責任。
全面預算管理的核心是責任預算管理,通過預算平臺明確每一個組織機構的管理責任、管理目標,并以此為核心進行預算的編制、執行、控制。責任預算是全面預算管理工作的核心,也是內部控制體系建設的基石。
(三)以預算授權體系為基礎架構產險公司內部控制流程。
目前,一般產險公司的授權體系往往存在以下問題:授權體系不完整;業務執行授權、預算和資金授權各成體系,相互間銜接不足,執行難度大;授權金額確定缺少足夠的數量標準,準確性不足等。全面預算管理作為一個管理平臺,覆蓋了產險公司全部生產經營過程,通過架構預算管理授權體系,即預算編制授權(決策授權)、預算執行授權(業務執行及資金動用授權)、預算調整授權,能完整、統一地建立產險公司內部控制流程。
(四)以預算管理報告體系搜集內部控制所需數據、監督內部控制活動。
通過全面預算平臺搭建產險公司管理報告體系,既能監督產險公司生產經營階段性情況,又能為產險公司經營和控制提供信息支持。將管理報告體系嫁接在全面預算平臺上,能夠更好地進行分階段、分組織的目標管理。產險公司內部各組織機構將自身的階段預算目標與實際執行結果進行比較和差異分析,找出差異產生的原因并匯報,在產險公司內部形成生產經營的適應調整機制,保障年度預算目標的達成。建立在這種差異分析基礎上的預算報表還可以滿足產險公司內部監督、管理的需求。
參考文獻:
1.《關于印發〈保險公司財會工作規范〉的通知》(保監發〔2012〕8號)。
2.《關于進一步深化中央企業全面預算管理工作的通知》(國資發評價〔2011〕167號)。
3.侯龍文、侯巖、何英編著,現代全面預算管理[M],北京,經濟管理出版社,2005年。
4.王立彥、張健東編著,企業內部控制[M],北京,機械工業出版社,2007年。