一、引言
隨著我國金融市場的日益開放,國內的保險企業與日俱增,保險市場的競爭也日趨激烈. 保險公司要借助信息系統來加強管理,規范流程,提高競爭力已經是行業內的共識. 沒有好的信息系統,保險公司垂直化、 扁平化管理不可能實現, 更不可能實現共享服務.
各家保險公司雖然認識到了信息系統的重要性, 也在信息化建設上投入了巨大的人、財、物力,但各家公司的信息系統使用起來卻好壞不一,系統不好用也是許多公司用戶的心聲. 各家保險公司的財務人員主要的精力還是花在了財務核算上, 花在了系統之間的數據核對上,而投入在財務管理上資源與時間自然不夠,保險公司的財務管理水平也就提升得不明顯.
財務系統好用、高效的秘訣到底在哪里? 財務系統建設的關鍵點在哪里?系統建設的過程中應該注意哪些方面?本文從財務系統功能劃分、財務系統建設應注意把握的因素、財務系統關鍵功能點三方面進行分析. 這幾方面做好了,好用、高效的系統可以成為提升管理水平的有力工具.
二、財務系統功能劃分分析:
與其他各項建設工作一樣, 保險公司的財務系統建設首先是要做好規劃.
財務系統建設是為了滿足財務管理工作的需求. 保險公司的財務管理工作,包括財務核算\\(含保險業務收付費核算\\)、預算管理、資金管理等、財務分析等. 保險公司特別是財產險公司的費用管控是難點,所以費用管控也是財務管理的重點工作.
對應這些財務管理工作, 保險公司的財務系統應該能夠實現財務核算\\(含收付費\\)、預算編制、費用管理、資金管理、財務分析等功能.
那么,這些財務管理的功能應該通過哪些系統實現呢? 市場上的商品化軟件很多,功能各有側重. 財務系統的功能劃分,應該根據財務管理工作的需要, 一項主要的財務管理工作由一個針對該項工作的專項系統來實現,這樣,針對性更強,系統更易用. 同時,系統之間進行集成. 完全靠一、兩個系統實現財務管理工作的各項需求是不現實的.
既然保險公司需要多個系統來滿足財務管理的需求, 財務系統規劃就要劃分好各個系統的功能范圍,劃分好主要的功能點. 同時要確定主要的核算維度,確定哪些核算維度在系統間要統一. 此外, 系統規劃還要規劃好財務系統與相關系統的接口關系與數據流向. 這樣的規劃才能夠比較實在而不空洞,更易于實現.
系統功能規劃好以后,還應根據各公司的實際情況,規劃好實施路線,按路線分步實施.
保險公司的財務系統功能應進行如下劃分:
\\(一\\)會計核算系統:
保險公司的會計核算系統是財務系統的核心,決定核算維度,承擔財務基礎數據的維護,與保險核心業務系統、預算管理系統、投資管理系統、人力資源管理系統等相關系統集成,匯集所有財務信息.
保險業務的收付核算與保單、批單等緊密關聯,這部分核算應在保險核心業務系統中實現. 在核心業務系統中完成收付后,核算信息經過一定程度的匯總后傳送到會計核算系統中, 也就是采用"瘦總賬"的系統結構. 其他核算業務包括非保險的應收應付 、固定資產等在會計核算系統中完成.
因會計核算系統匯集了各類財務數據, 所以保險公司的費用分攤與保監數據接口等也最好在會計核算系統上進行客戶化開發,嵌入在會計核算系統中.
\\(二\\)預算管理系統:
預算管理包括預算編制、 預算控制 \\(保險公司主要是費用管控\\)、預算分析. 預算編制系統應該可以完成分產品、分渠道、分機構及分責任中心等多維度的預算目標下達、預算編制、支持矩陣式的預算審批,支持從傳統的財務預算到業務預算轉變的理念. 預算控制系統應能做到費用申請、動支、實際發生的連動和自動化,會計核算的自動化,支持財務共享集中. 預算管理系統應該是一個有機的整體,支持從預算到控制再到分析的預算管理整個流程管理,形成閉環信息流.
\\(三\\)資金管理系統:
保險公司的機構眾多,保費收款和賠款、費用支出業務量大,應該實施資金管理系統,加強資金的集中管理,減少資金沉淀,提高收付效率,有利于財務的共享集中.
資金管理系統應具有資金計劃、資金結算、銀企直聯、銀行對賬等功能,并與保險業務系統、會計核算系統、費用管理系統等系統集成.
\\(四\\)與相關系統集成
保險公司有核心業務系統、投資系統、人力資源系統、稽核系統、OA 系統等等財務相關系統, 這些系統都應該與財務系統進行集成,做到數出一門,消除信息孤島.
\\(五\\)商業智能系統\\(BI\\):
保險公司的各個財務系統建設完成后, 包括財務數據在內的數據是海量的,怎樣從這海量的數據中快速找出決策相關的信息,就有賴于商業智能系統了. 如果說各個系統的建設是從分散進行的話,那么商業智能系統的建設就是從分散走向集中了. 商業智能系統應從包括財務系統在內的各個系統提取數據, 加工整理后成為有用的信息,供領導決策.
三、財務系統建設應注意的關鍵因素
財務系統規劃好以后,接下來就是各個系統的建設了. 系統建設應該注意把握好如下關鍵因素:
\\(一\\)組建好系統建設團隊
保險公司財務系統建設一般都會選擇咨詢公司負責具體建設工作. 選擇一家好的咨詢公司,選擇好咨詢公司派出的項目經理與核心團隊成員固然很重要, 保險公司配備好用戶方的人員更為重要.
系統建設團隊的組建要轉變財務系統建設是IT 部 門的事情的觀念,財務人員才是需求管理的主力,財務部門一定要投入大量的資源. 如果將系統建設看成是 IT 部門的事,那么建設出來的系統一定是不好用的;保險公司財務系統建設, 用戶方項目經理應該來源于財務部門,避免 IT 人員作項目經理. 理想的情況是既來自于財務部門又有一定系統實施經驗的人來做項目經理. 項目經理應有一定職務,熟悉業務需求,與公司高層溝通順暢,能夠把領導的管理思路體現在需求與解決方案中. 項目關鍵用戶應該是業務骨干,熟悉業務動作細節. 項目經理與關鍵用戶應脫產全職參與項目建設.
\\(二\\)做好需求管理
需求是要管理的,不是所有的需求都是合理的. 合理的需求也是分主次的,需求的滿足是分先后的. 從某種程度上講,財務系統建設最重要的就是要控制好需求,要抓住關鍵性的需求,抓住核心需求. 需求控制住了系統建設的計劃、投入才有可能受控,否則非常容易建設成爛尾工程.
財務系統不是越復雜越好, 試圖滿足所有人的需求的系統一定不會是好系統. 財務系統建設不會是一步到位的事情,系統也是需要不斷優化,持續改進的.
\\(三\\)轉變觀念,優化財務管理流程
保險公司實施會計核算系統、預算管理系統等大型管理系統,要轉變觀念,優化財務管理流程,盡量按系統流程來匹配財務管理流程,用到這些系統的精髓. 項目經理和關鍵用戶要歸納、提煉財務管理的具體要求,將將管理要求與流程固化在系統中,并向業務端延伸,真正做到事前管理與事中控制,避免僅由財務人員進行事后反映. 如果僅僅把這些大型管理系統作為傳統的電算化軟件來用,那就沒有用到這些系統的長處,最后的效果可能還不如電算化軟件方便.
\\(四\\)系統之間、系統各功能之間盡量集成與自動化
財務各系統之間、財務系統與相關系統之間要盡量集成,提高會計核算、財務管理與分析工作的自動化程度. 要盡量減少在會計核算系統中錄入憑證的情況,保險、投資、費用開支等應該在相關的系統完成業務操作后,自動生成核算數據并送到會計核算系統.
各系統集成時要有完善的系統間數據一致性的保障功能與機制,并提供用戶前臺查看追溯的功能;\\(五\\)財務系統建設成本要合理.
財務系統建設投入的成本要合理. 成本要合理并不是實施成本越低越好, 而是要在三到五年的時間段內, 綜合考慮軟硬件成本、實施成本、維護成本等多方面因素,使綜合成本最低.
四、財務系統關鍵功能點分析
在解決好財務系統功能劃分、 把握好系統建設的關鍵功能要求的基礎上,還應控制好財務系統關鍵功能點,關鍵環節上的細節也很重要,魔鬼就隱藏在細節里.
\\(一\\)各個系統都應該支持多維度核算與管理
各個財務系統應支持分核算單位、法定科目、成本中心、產品、管理科目、渠道等保險公司常用的核算與分析維度,與財務系統有接口的財務相關系統比如核心業務系統、投資系統、人力資源管理系統等也應支持多維度核算,這是系統集成的前提.
財務系統在進行維度設計時, 應盡量只體現全局性的財務核算信息,既要滿足保險公司多維度核算的需要,還要預留一定數量的維度供未來發展使用,還要避免維度太多影響系統性能.
核算維度與統一的維度編碼是保證保險公司財務數據的一致可比的基礎,是系統的神經與脈絡,需要充分討論仔細設計.
\\(二\\)各個系統支持統一的維度編碼
法定科目、管理科目、渠道、成本中心、產品等統一編碼,是保險公司財務數據統一、分析口徑統一的基礎. 對于保險集團公司而言,這一點尤其重要.
保險公司各個維度的編碼統一, 應該在財務核心系統中維護一套編碼,保證基礎數據一個入口中,其他系統使用這些編碼時,要通過接口進行數據同步.
\\(三\\)系統控制規則要全面與細致
各個系統應滿足不同維值的訪問控制以及維值之間組合關系控制的要求. 系統實施時控制規則要盡量全面與細致,減少用戶犯錯的機會與可能.
\\(四\\)系統自動化程度高,支持財務集中
財務系統的月結年結事項盡量自動化、 盡量集中作業以提高效率. 匯率重估、稅金計提、現金流量生成等月結事項,統一由總公司人員完成,提高效率與集中作業程度.
\\(五\\)費用要做到事前與事中預算控制
保險公司的費用控制是難點, 費用管理系統應具有預算控制動支,動支控制報銷,報銷控制支付的控制功能,系統要實現控制的自動化.
\\(六\\)前端系統進行接口數據的質量控制
財務系統之間、財務系統與各相關系統之間的接口,均應做成提前進行接口數據的質量控制, 前端系統在生成接口數據時要進行各種控制規則的校驗,前端各相關系統的控制越多越嚴密,生成的接口數據就越后端系統的要求,接口出錯的可能性就越低,這一點對各個接口的順暢運行至關重要. 同時,各相關系統必須有錯誤處理機制和逆向處理功能,保證出現差錯時,最終用戶能夠在前臺解決問題,不必依賴 IT 人員.
總之,保險公司的財務系統建設,需要做好系統規劃、把握好成功關鍵因素、控制好關鍵功能點,做好這幾方面,財務系統好用、高效就不難了.
