地方特色資源數據庫建設國家列入“十二五”規劃，是全國文化信息資源共享工程建設核心工作。地方特色數據庫是公共數字文化體系建設中重要的基礎工作之一，是公共數字文化服務體系建設的重要內容。自 2006以來，中央財政每年投入專項資資金逐年增長，為傳播與弘揚地方優秀文化，保存與傳承地方文化遺產等方面發揮了積極的作用。地方特色數據庫建設具有自身的復雜性和系統性，在經費管理過程中，一旦出現紕漏問題，必須盡快作出反應，找到相應的解決方法，從中獲取經驗，對項目的支出進行合理預算，提升經費管理的科學性和可靠性。因此對特色數據庫經費項目進行科學管理十分必要。
一、地方特色數據庫經費在使用管理中存在的主要問題
數據庫專項經費的管理和使用如果出現問題，一方面會造成不良的社會影響，另一方面也對地方文化的弘揚產生阻礙，同時也降低了專項資金的使用效率。
1.地方特色資源建設缺乏全程管理
一般的項目在立項時都比較嚴格，只有各方面的論證和材料齊全時才確認立項。目前存在的問題是在確認之后，缺少必要的持續監督，造成經費管理部門對項目的具體實施情況不了解，造成經費審批過程中的盲目性和主觀性。造成這種問題的原因是財務管理制度上存在問題，比如：專項經費的負責人主要負責整個項目的統籌；財務管理部門更多的只關注經費的使用和成本的控制；項目實施者則只從獲取項目和完成項目角度考慮，而不會從財務管理角度來考慮使專項經費的利用率最大化。缺少全程管理，沒有詳細的預算和統籌，就容易導致在數據庫建設過程中項目經費使用的隨意性，會嚴重影響地方特色數據庫的建設進程。
2.地方特色數據庫實際經費與預算間存在差異
經費管理在整個地方特色數據庫項目中的根本目的是對預算進行控制與執行。但是每一個地方特色數據庫項目所涉及到的領域并不相同，例如：訪談類專題 -闖關東口述史、文化專題片 - 赫哲族伊瑪堪等等，都有著不一樣的性質。尤為突出是尚未建立統一的地方特色數據庫經費使用管理制度，只有全國文化信息資源共享工程《資源建設專項經費管理辦法》進行參考，這樣大大增加了經費預算操作的難度，降低了預算的準確性。具體的表現為財務核算中的科目與經費預算內容的不吻合，財務只會核算支出費用的總和，卻不了解支出的具體明細，使得財務管理不能很好的契合項目管理。財務部門提供的相關決策信息不具可靠性與真實性。
3.地方特色數據庫約束機制不完善
許多單位在地方特色數據庫建設過程中沒有建立一套完善的數據庫建設經費使用監督制度，或者是監管力度不夠，執行的不徹底，或是過于苛刻，管理效率低，阻礙了數據庫建設的正常進程。有些數據庫使用單位對其經費管理沒有全部納入到單位財務體系，項目規劃過程及項目申報在財務管理體系外開展，既與項目下達部門簽定的合同，財務部門沒有全程跟蹤，對項目具體實施細則不清楚，缺乏約束。存在“預算不實、使用不規范、監督不到位”現象。
二、地方特色數據庫經費使用管理中的改進建議
1.完善財務管理制度建設
制度是完成特色數據庫項目管理的保障，想要完成就必須有效的將管理部門、財務部門、專項負責人有效的融合起來，各司其職。目前國內地方特色數據庫經費管理制度框架初步確立，制度建設不到位，內容落實不到位。制度建設的主要目標應該真實反映項目在制度管理監督下的預算執行情況，及時發現資金使用中的問題，科學預算，保障項目的正常進行；同時強化監督管理部分，使財務管理制度貫穿整個項目的立項到結項全過程，一方面保證預算執行到位，另一方面，保障資金利用的效率。例如，“黑龍江省圖書館的地方特色數據庫財務制度”等，在實際工作中切實落實，提高特色數據庫經費預算準確性，使得項目工作都能夠順利的完成。
2.建立地方特色數據庫經費的信息網絡
項目經費管理的模式逐步由核算型轉向管理型，借助于信息網絡的管理路徑，建立項目經費管理網絡平臺，實時公開項目各項支出。一方面，使地方特色數據庫建設過程中產生的各項費用直觀明了；另一方面，通過管理平臺實時更新項目專項資金使用情況，可以使項目組成員根據資金使用情況，及時調整預算，可避免超支現象的發生，從而保障資金利用的最大效益，也方便項目組成員的報銷申請，避免因財務問題造成的時間上的浪費。通過經費管理網絡平臺使地方特色數據庫項目負責人可直觀地了解項目動態和資金使用等情況，最大程度地保障數據庫建設的順利完成。
3.強化地方特色數據庫預算管理
強化預算的管理，保證地方特色數據庫落經費落到實處。建立一整套科學的預算體系，做到科學預算，統籌管理。項目預算的制定要考慮充分，符合實際。防止在地方特色數據庫建設過程中，各種不適當的開銷，導致經費的浪費；同時也要防止因預算不足，致使數據庫項目建設的流產，造成國家資金的更大損耗。各單位在具體財務工作中要做到有理有據，預算支出的總和應該有詳單與之相符，保證各種票據的真實性與合理性，發揮專項資金的最大效益。開展由項目使用部門牽頭，財務部門配合制定的整個項目的年度預算。這樣才能更好的保證預算的質量，保證項目經費支出明細透明，審批流程規范，資金流向明確。
4.加強地方特色數據庫經費的監督
地方特色數據庫經費使用監督管理工作必須參與項目管理的始終，一切與經費使用有關的操作，均需要財務人員來參與。結合規范的管理制度和財務網絡管理平臺，公開數據庫建設預算的各種執行情況，實行激勵機制、追責制度、公共效益評價等。從經濟、效率和效益角度科學合理的評價，建立科學完善的項目績效考評體系。通過監督績與效考評相結合，提高項目經費的管理水平和資金使用效率。
總之，地方特色數據庫經費管理的研究，應確立財務工作服務的對象和管理的目標，明確對專項經費實施財務管理的內涵，充分兼顧政府、單位、項目組之間的權益，在完善的地方特色數據庫經費管理制度下，保證各項預算的順利執行，保障地方特色數據庫建設的有序開展，最終形成科研成果，將資金的效益最大化，進而推進公共文化建設，實現“普遍均等、惠及全民”的公共文化服務目標。
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