應急救援官兵心理檔案是對官兵已實施的各類心理實踐活動資料和數據的存儲、整理和歸類，它不僅是開展下一步心理服務工作及理論研究的重要數據資源，同時還可以作為指導管理工作等其他用途的心理學依據，因此，應急救援官兵心理檔案的管理是部隊開展心理服務工作的重要組成部分，它推動心理服務工作向科學、高效方向發展的重要條件和保障，對推進部隊官兵心理素質的提高具有積極意義。

1 應急救援官兵心理檔案管理的主要任務

要保證應急救援官兵心理檔案正常發揮它的作用和功能，就要明確應急救援官兵心理檔案使用與管理的主要任務。

1.1 應急救援官兵心理檔案的補充與更新。心理檔案要能夠體現官兵心理發展變化的波動性，就必須適時更新相關的內容，主要包括以下幾個方面：（1）官兵重大生活事件資料的補充。人的心理是在與周圍環境互動的過程中形成和變化的，因此，官兵生活中的一些重大事件也與其心理的發展和變化有著密切的聯系，心理檔案管理者應將對于當事人來說重要的事件收集歸檔，例如重大挫折、嚴重的懲罰、重要獎勵等等。（2）官兵心理測驗、心理訓練資料的補充。官兵心理測驗和心理訓練資料是應急救援官兵心理檔案的主要內容，特別是心理測驗，需要根據單位實際情況，在不同的階段和時機組織官兵受測，而不是僅測一次就可以的。每次心理測驗或心理訓練后，都應該按建檔程序要求，及時將數據資料進行追加補充并歸檔，以保證資料的完整性和連續性。（3）官兵心理輔導資料的補充。部隊心理輔導人員應與應急救援官兵心理檔案建立聯系，使接受心理輔導官兵的信息及時歸檔。這既有利于心理疏導或治療人員對采訪官兵形成全面的了解，也保證了官兵心理資料的完整性。當然，應急救援官兵心理檔案的這部分內容應嚴格遵循心理評估的保密性原則，所涉及的信息需有查詢與使用限制。

1.2 應急救援官兵心理檔案的查詢與調用。心理檔案的重要功能之一，就是根據科研或管理的需要對應急救援官兵心理檔案進行查詢和調用，以充分發揮應急救援官兵心理檔案的數據庫功能。一是部隊心理專家及心理機構對應急救援官兵心理檔案的調用，這種情況一般出于科學研究的需要。二是上級部門對應急救援官兵心理檔案的使用，出于選拔和決策需要，三是官兵所在單位對官兵心理檔案的查詢，一般出于管理或教育的需要，四是官兵自己對心理檔案的查詢，主要出于對自己心理狀況的了解，或希望在某方面得到專家的指導或建議。對于應急救援官兵心理檔案的查詢和調用，心理檔案管理人員應在嚴格遵循應急救援官兵心理檔案查詢與調用制度與規則的前提下，盡可能給予方便，充分發揮應急救援官兵心理檔案的作用和價值。

1.3 應急救援官兵心理檔案的日常維護。應急救援官兵心理檔案管理人員應做好心理檔案的日常維護工作，保證應急救援官兵心理檔案處于良好狀況。例如，對于文本式的資料要注意防潮、防燥、防曬、防蟲，對于電子檔案要防止計算機病毒的破壞、計算機故障以及因操作不當而造成的資料損壞和丟失。此外，還要保證存放檔案的環境處于良好狀況，尤其要做好防盜措施，以免造成重大損失。

2 應急救援官兵心理檔案管理的制度與要求

應急救援官兵心理檔案的管理要根據各單位實際需求制定工作管理制度，以便使心理檔案管理工作實現科學化和規范化，主要包括以下內容：

2.1 應急救援官兵心理檔案管理保密制度。應急救援官兵心理檔案涉及到的大多是個人隱私和保密內容，為保證軍事機密不能泄露和維護官兵的個人利益，應急救援官兵心理檔案的管理必須建立嚴格的保密制度。一是管理人員不得在檔案室以外的其他場合，向無關人員談論有關官兵心理檔案的任何內容。二是管理人員不得以任何理由私自將官兵心理檔案及其相關資料帶出檔案室。三是管理人員不得以任何其它方式泄露應急救援官兵心理檔案的信息。四是心理檔案的查詢和調用必須嚴格遵守應急救援官兵心理檔案查詢和調用制度。五是管理人員若違反保密制度，將受到相應的處罰，情節嚴重者將被訴諸法律。

2.2 應急救援官兵心理檔案查詢或調用制度。在執行應急救援官兵心理檔案保密制度的前提下，需要建立科學合理的應急救援官兵心理檔案查詢與調用制度。

首先，要健全應急救援官兵心理檔案使用權限制度。一般來說，部隊心理專業機構對于心理檔案的查詢調用權限較大，這是因為，他們懂得如何正確地使用心理檔案的有關資料，而且具有較高保密意識。另一方面，專業人員需要查詢和調用大量的應急救援官兵心理檔案以進一步研究軍人心理素質。領導機關和基層單位對心理檔案的查詢，須在專業人員的協助下完成，以確保心理資料解釋的準確性。在查詢的內容方面，機關和基層單位一般只限于對相關官兵群體的各類信息進行查詢，特殊情況下，如嚴重心理障礙者，有明顯的自殺傾向或傷害他人傾向時，應將具體的情況及時向上級反映，避免造成不良后果。官兵個人只能對自己心理檔案的內容查詢，查詢內容相對具體，但不得對其他官兵的心理檔案進行查詢。其次，要建立嚴格的保密分級制度。各單位應根據具體情況建立保密分級制度。如，官兵個人心理咨詢和心理輔導的具體資料，保密級別最高；其次是官兵個人心理訓練成績；再次是官兵的一般心理資料，如基本信息、個性特點等。對官兵個人群體的各類信息也應有保密分級，如較為敏感和重要的信息，應設較高的保密級別；一些普通的群體心理特點和規律則設相對較低的保密級等等。

最后，要健全心理檔案使用登記制度。任何查閱或調用應急救援官兵心理檔案的單位或個人都必須做好記錄。主要內容是：使用單位（個人）；使用原因；權限證明（使用單位蓋章）；查詢心理檔案的具體內容、人數；查詢時間等等，最后管理人員應向使用者說明保密制度，雙方在保密協議簽字后，方可對應急救援官兵心理檔案進行查詢。

2.3 應急救援官兵心理檔案管理人員的素質要求。應急救援官兵心理檔案的管理應指定專人負責。通常對應急救援官兵心理檔案管理人員有以下要求：一要具有科學正確的心理檔案管理觀念，清楚心理檔案的重要作用、明確自身職責、熟悉檔案使用范圍。二要具備勝任心理檔案管理工作的能力。管理人員需要具備一定的計算機、檔案管理以及相關的心理學知識，熟練掌握維護和管理心理檔案的各項程序和操作技能。三要具有良好的敬業精神。管理人員應熱愛本職工作，細致耐心，科學嚴謹，不斷增強專業素養。

2.4 應急救援官兵心理檔案的查詢與解釋要求。在對官兵群體的信息解釋時，應如實向使用單位反饋心理檔案的信息。在對官兵個人的信息解釋時，實事求是并以有利于官兵的心理成長為原則進行解釋和建議，尤其是對官兵心理素質缺點部分的解釋，應注意用詞與態度，避免對官兵個人造成消極影響。