1 行政執法案卷的作用

首先，行政執法文書是對行政執法活動的記錄，在執法過程中的各個環節都必須要有案卷記錄，它不僅是上一階段執法的小節，同時也是下一階段執法的參考依據，而這一系列的文書集合起來就組成了完成的行政執法案卷。制作行政執法案卷能夠幫助我們更清楚的了解案情，同時它也是上級行政復議以及法院訴訟案件的書證。

其次，我們可以通過對行政執法案卷進行抽樣檢查，從而考核某一行政執法人員的執法水平，考核其綜合能力。因此我們應該將行政執法案卷作為行政執法人員的必修課與必考內容。

最后，行政執法案卷還能夠起到教材的作用，好的行政執法案卷能夠作為典范，質量較低的案卷可以作為反面教材。認真閱讀他人制作的行政執法案卷，能夠讓自身的制作水平得到提高。另外優秀的案卷還是其他行政執法人員的培訓教材。

2 案卷制作過程中的常見問題

第一是相關項目填寫不完善，比如被檢查人、當事人一項，法人代表或者負責人欄未填寫；各種性別、職務、聯系地址等具體信息填寫不完整；《現場檢查不筆錄》中未填寫地點。

第二是簽字一項存在漏簽、誤簽的情況，比如《現場檢查筆錄》中缺少當事人簽字；重大行政處罰審批表缺少負責人簽字；受理、立案、結案一欄負責人簽字混亂。

第三是立卷歸檔不規范，比如未按照規定標準進行裝訂，文書資料整理過程中存在很多細節上的問題。

第四是用語不當，比如說在案卷中使用很多具有模糊性的詞匯，使用一些主觀判定和推斷性較強的詞匯。

第五是書寫不規范，比如直接在文書上使用油筆進行書寫，或者在案卷中不注重大小寫規范，單位字母格式不統一。

3 案卷制作技巧。

3.1 嚴格進行審核
行政執法案卷的制作必須要構建案卷制作專人負責、執法文書嚴格審核的工作機制，對于執法人員制作出的文書必須要進行嚴格的審查把關，對于行政執法案卷要審核其合法性和規范性。在審核的過程中要嚴格從以下幾方面進行把關：執法主體的合法性、執法流程的規范性、當事人認定的準確性、違法事實的確鑿性、證據的完整性、案件定性的準確性、適用法律條文的正確性、文書材料的規范性、案卷是否清晰、文字是否規范統一等。對于行政處罰案卷以及行政許可案卷都應該根據其案卷制作流程進行一一核對，存在問題應該第一時間進行糾正，保證各類案卷文書定性準確，制作規范，事實清楚。

3.2 規范制作標準
在案卷制作過程中，應該嚴格按照制作規范做到一案一卷，參照案卷制作標準格式文本，從案件的查處流程到文書的排版、簽名以及日期等細節，都必須要做到規范統一。為了讓案卷查閱、翻看起來更加方便和美觀，應盡可能的用統一的封面，文書材料使用A4紙，案卷內要排除金屬物，文字統一使用黑色鋼筆或者毛筆書寫，無法隨案裝訂的材料要放入證據袋中，注明其名稱、類型、制作時間以及所在案件卷宗，盡可能的從細節處確保案卷的規范統一。

3.3 裝訂歸檔技巧
為了避免案卷破損，在進行裝訂之前應該將文書上的大頭釘、回形針等金屬物去除。

對于大小不統一的文書材料或者其他無法裝訂的材料，應該進行加工裱糊。裱糊過程中盡量不使用漿糊，避免蟲蛀。小于卷面材料應該加上襯紙，接縫區域要加蓋騎縫章。

部分已經破損的文書必須及時進行修補，部分使用鉛筆或者圓珠筆書寫的案卷，或者紙質低劣的文書，確實不能更換時要進行復印。要注意的是復印件和原件必須共同立卷歸檔，不能當成重件處理。

案卷中的照片（或底片）必須要有文字說明。如果照片上無文字說明就失去了保存的意義，因此每一張照片都必須要有相關的文字材料說明。

案卷進行裝訂之前必須確保其紙張長寬一致，確保左邊和下邊對齊，之后統一裝訂于案卷的左側，使用不銹鋼釘書針進行裝訂，完成之后要進行檢查，避免漏訂的情況。

立卷工作完成之后要第一時間移交檔案室，即是歸檔。歸檔之前要進行最后一次檢查，再交由檔案室驗收。歸檔通常來說要求在結案后一季度時間內完成。歸檔應履行必要手續，檔案人員在歸檔簿上簽收后，歸檔工作便完成了。

4 結語

總之，作為行政執法人員，我們應該深入執法工作實際，做到多學、多看、多寫，積極摸索規律、總結經驗，不斷提升自己觀察分析問題的能力，提升自己的文字功底，從而熟練掌握行政執法案卷制作技巧。

參考文獻

[1] 李瑰華. 行政執法案卷制作規范研究[J]. 西安電子科技大學學報，2012（4）： 19.
[2] 周思敏. 行政執法案卷的立卷歸檔[J]. 檔案時空，2010（6）： 49.